企业采购招投标的组织实施

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1、第十章　企业采购招投标的组织实施（上） {案例}某企业要进行产品和原材料物流服务的采购招标。总体目标要求如下：Æ满足企业原材料和产品运量和时间要求；Æ中标公司应有足够的运力和资源、有物流的资质和经验、有为同类企业服务的经验和记录；Æ整体物流成本要比现有成本下降15%；Æ一个月内完成招标工作。其中，采购招投标的策划与组织实施方法有以下几个方面。 目标清晰化的SMART原则 （一）目标具体化的原则即根据总体目标进行目标的细化，其原则如下：Æ要很明确包括总体运量是多少，每月运量是多少，具体数量明确。Æ要把总体目标变成可度量的例

2、如，要节省15%的费用，就要弄清楚去年费用是多少，节省15%以后的运费是多少。Æ目标细化以后，要与原来设定的总目标相一致Æ确定目标是现实的，是可以实现的如果认为目标存在问题，应该向上级解释清楚，因为有时上级对具体的因素不了解，如果反映上去以后还是继续执行原有的方案，就需要努力执行。要避免因为上级不了解客观情况定下目标，而下级没有反映情况，经过努力不能实现被追究责任的情况。Æ目标跟时间是有关系的例如，一年内要完成的运量，一步一步怎么安排，把目标和时间联系在一起。 （二）目标清晰化的SMART原则ÆS–specific，明确

3、的；ÆM–measurable，可度量的；ÆA–agreeto，与目标一致；ÆR–realistic，现实的；ÆT–time-oriented，以时间导向的。 建立灵活性矩阵 灵活性矩阵就是把一些约束因素、限制条件、假设条件找出来，例如，招投标工作，价格方面就可能要求非常严格。例如，某企业董事会决定整体物流成本必须下调15%，就是目标已经确定下来，并且是在发现了过去一些管理漏洞的基础上提出来的，所以这一次招投标，要把这些总体目标形成招标文件里的具体要求，价格灵活性是很小的。另外供应商的经验和实力也很重要，因为运行中间不能

4、够出差错。但有一些因素不一定是非常严格的。例如像承办物流的承包商是不是要新开一条路线、资源情况是不是充裕等。要评估操作这个工作有什么限制条件，找出关键性因素做个分析，然后再构思招标文件、合同文件，这样，进行招投标操作的重点就突出出来了。表9-1给出了建立灵活性矩阵的方法。表9-1灵活性矩阵图 限制严格中等灵活最灵活价格√  经验和实力√  目的地 √ ……   资源状况 √ 服务承诺√  ……  √  建立工作分解结构WBS 采购物流服务商的招投标的组织和操作，本身就是一个项目，可以根据项目的目标，建立一个如图9-1的工

5、作分解结构（WBS）图。图9-1工作分解结构图示{图解}第一层次就是把主要的工作先找出来，例如物流服务招标就包括前期准备、文件和公告、招标评标……一直到最后签订合同；第一层次的分解找出项目主要完成件，就是完成招投标的工作，即前期准备，文件公告，评标过程，最后签合同等环节。 （一）工作分解的标准1．工作分解的标准Æ确定每完成一件工作的相应目标例如，前期准备应该达到什么效果，文件公告应该有的招标文件，评标中应该建立的评标准则。也就是把总体的目标分解成很多具体的小目标，使工作的每一项都有一个目标。Æ要给每一分解的工作一个时限也

6、就是什么时间完成，要有一个里程碑。Æ分解后的工作加起来，就是这个项目完成的时候分解后的工作都做完，整个工作就应该都做完了。2．工作分解的原则一层工作分解之后，再一层层地往下分解，例如前期准备包括发包规划、机构设置、资料收集；资料收集又可以再分解为内部资料的收集、外部资料收集等，同理，文件公告、文件的编制都可以再分解。直到分解得比较清晰，比较单一，工作可以由一个人来负责为止。一个人负责，不一定是一个人去做，可以是多个人做，但一定要明确一个责任人。如果能到这个程度就不必再分解下去了。所以，工作分解的原则，就是分解到工作比较清

7、晰、明确，有一个主要的责任人为止。 （二）工作分解结构图分解工作结束以后，招投标的策划人就得到如图9-2的工作分解结构图，这是非常有用的。因为工作分解的基本特点，就是底层的工作加起来与项目的全部工作是相等的。也就是说，完成招投标要做什么具体工作呢？即这个图中最底层的那些事情，只要做完了最底层的事情，招投标工作就完成了，所以通过一个工作分解结构图，就是把操作招投标具体要做的事情，尽可能完整地列出来了。招投标有很多细节，完全靠脑子策划很容易漏掉某一些东西，利用这个图，可以帮助招投标的策划人在前期把策划过程做得更好。