计算机检索档案信息

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1、计算机检索档案信息经验谈谭毓德档案管理人员是否熟炼掌握文档资料检索知识和运用档案信息检索技能，关系到档案检索的查全率和查准率的提高。在档案信息服务各项经济建设和文化建设、保障民生工作中，档案管理人员掌握计算机检索档案信息的知识和技能，能够有效地提高档案信息的利用效益。笔者将参与档案管理软件检索系统的测试与日常工作应用计算机检索档案信息的经验归纳以下三个方面，供档案行业同行参考。一、熟悉计算机检索档案信息的级别检索级别是衡量检索深度和检索精度的重要标准。档案信息计算机检索级别越小、越低、内容越具体，说明检索的精度越高、检索的深度越深，例如文件级检索和文件全文检索

2、。目前档案管理软件的检索系统设置的检索级别有案卷级、文件级和文件全文内容检索，基本上以案卷级检索和文件级检索为主。（1）案卷级检索案卷级检索其检索依据是用案卷目录来建立的案卷级目录数据库，检索出的档案只能是案卷级目录，只能通过案卷关联浏览卷内文件目录。由于档案整理的历史因素，文书档案组卷人员在规定字数不能超过五十汉字范围内，拟写的案卷标题，如涵盖不了该案卷所有的文件内容，就会造成该案卷包含的卷内文件漏检。文书档案的检索，档案馆（室）目前很少采用案卷级检索功能，而在科技档案和专门档案检索中较为经常使用。（2）文件级检索文件级检索是依据馆（室）藏的卷内文件目录建立

3、文件级目录数据库，提供按文件级著录项目进行文件检索的功能，可以进行单项著录项目检索，还可以把若干著录项目结合起来检索，以满足利用者获取档案信息的需求。作为文件级检索，是档案馆（室）经常采用的档案信息检索手段。（3）全文检索全文检索系统是按照全文检索理论建立起来的用于提供文件全文内容检索服务的软件系统，全文检索是通过扫描文件中内容的每一个词，对每一个词建立一个索引，具有处理查询返回结果集，增加索引，优化索引结构等功能，以提供由文件级著录项目所关联的全文内容4的形式为档案利用者服务。全文检索拟补了文件级检索存在的不足之处，因为有的文件标题拟写不准确，或综合性的文件

4、很难用标题完全表达，造成了计算机误检或漏检现象时有发生。全文检索系统是自然语言处理技术与海量内容管理技术的完美结合，能有效地解决以上问题。二、了解计算机检索档案信息策略检索策略是人们进行检索的方案和计划。编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检索词之间的逻辑关系。检索策略的编制成果是检索表达式，在档案管理软件检索系统最常用的有以下3种逻辑表达式。1.逻辑与关系（AND）表示两个检索条件之间的重合关系，即必须同时满足两个检索条件，一般用符号“*”表示。例如：“泉州市邮电局*永久”，表示检索有关“泉州市邮电局”保管期限为“永久”的档案。逻辑与关系是一种限定关

5、系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格，例如增加检索条件“密级”项，就可批量检索出泉州市邮电局保管期限为永久的所有机密文件。一般情况下使用逻辑与关系有利于提高查准率。2.逻辑或关系(OR)表示两个检索词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。例如：“教师+档案工作者”表示检索有关的教师或档案工作者方面的档案。逻辑或关系为检索提高了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大。一般情况下使用逻辑或关系有利于提高查全率。3.逻辑非关系(NOT)，表示否定关系，即检索目标不包括这方面的内容，一般用符号“—”表示。例如，“泉州电信分公

6、司—档案学会团体会员”，表示检索除泉州电信分公司以外，所有参加档案学会的团体会员档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高查准率。三、学会灵活应用计算机检索档案信息的技能在档案信息检索中，由于全文检索系统还未在档案馆（室）的普及，在日常工作中基本上采用计算机检索系统的案卷级条目和文件级条目的功能，特别是馆（室）藏的文书档案时间跨度大、内容丰富、利用率高。为此，掌握一些检索技巧能够极大地提高你的档案信息搜索能力。1.熟悉不同历史时期产生的文件标题文字特征选择合适的查询词，档案检索系统会严格按照你提交的查询词去搜索。因此，查询词表述准确是获得良好搜索结果的必

7、要前提。4档案馆（室）的工作人员要熟悉馆（室）藏档案，要掌握利用率较高不同历史时期的有关机构、人员、计划管理等文件标题的文字特征，才能确保计算机检索档案信息的查准率和查全率。以福建省邮电局、电信公司有关招收新工人的文件标题文字特征为例1970年“下达70年劳动计划和招收工人”1976年“下达75年自然减员指标”1979年“增加劳动指标安排招收单位”1996年“录用全民合同制工人”2007年“招聘为合同制员工”档案人员计算机档案信息的检索，如果在题名检索入口输入查询词“招收工人”，那么检索条件和文件级目录数据库只匹配查询到1970年的招工文件，其余年度均为档案信

8、息漏检。2.计算机检索系统档案信息检索