公文写作技巧new

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1、公文写作技巧在行文时，撰拟过程，必须要有高度之责任心，不但要对机关团体负责，还要向对方或人民负责。因此，在写作公文时，态度要严正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意气用事，才能综核名实，事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时，更应以「对事不对人」之原则，处处为双方立场着想，才不至于偏激或武断情事发生。大家一听到公文，可能会觉得非常的遥不可及，但身为一位公教人员，一定会面对到如何上呈公文、如何写签呈等，因此公文的熟悉及撰写可是非常重要的，因为当你要做任何签呈时一定要透过公文的方式，像目前一般公家机关及企业在上呈公文时可以分成三大类，白色及绿色公文夹是属于一般文件、黄色公文夹是属于机密文件、红色

2、公文夹是属于急件文件，因此当你在上呈公文时可千万别弄错各种颜色公文夹所代表的意义，否则将会造成不必要的困扰ㄛ！一、公文的演进及意义在古代，公文的型式可分为诏令、奏议、书牍等不下十种撰写的方式，在专制时代，公文被视为官书，其程序制度不为一般民众所通晓；一直到民国成立，建立民主政治，在民国元年，由南京临时政府制定一项公文程序，为我国第一次向人民公布之公文程序。所谓的公文程序就是公文所应具有的一定程序及格式，但依各机关内部公文处理方式，其程序及格式多多少少都会有一些变动，主要一般的公文程序如下：就公文之程序而言，例如对总统所有的呈请要用"呈"，各机关处理公务用"函"等；就公文之格式而言，例如在机关公

3、文上一定要由机关长官署名盖章，盖用机关印信、要标明年月日及发文字号，以及公文文字要分段、要加上标点符号，这些都是公文的格式范围。二、公文的分类目前的公文是根据民国六十二年修正公布公文程序条例，分为令、呈、咨、函、公告、其他等六种，依其行文之系统可以分为三种，上行文(下级机关对上级机关行文)、平行文(同级机关行文或是人民与机构间之申请与答复所用之文书)、下行文(为上级机关对所属下级机关行文)1.上行文(1)呈：仅限于对总统有所呈请或报告时才用的。(2)函：原称公函，乃是下级机关对上级机关有所请求或报告时用的，在公文中所使用的范围为最广。2.平行文1(1)咨：依现行公文程序条例规定惟总统与立法院、

4、监察院公文往复时要用咨，其余同级机关皆用函。(2)函：乃是同级机关或不相隶属机关间行文时，以及民众与机关间之申请与答复时所用之。3.下行文(1)令：共有四种用途A.公布法律及行政规章B.发表人事任免、调迁、奖惩、考绩C.总统发布命令D.军事机关及部队发布命令。(2)函：乃上级机关对所属下级机关有所指示、交办及批复时用之4.公告5.其他公文(为目前公家机关及一般企业所最常用的)(1)书函：凡机关或单位之间所用之，或是下级机关首长对上级机关首长有所请示、报告时用之。其手续较公函使用更为简便。(2)表格化公文：可用表格处理公务之公文，包括简便行文表开会通知单公务电话记录工作报表等。(3)签(签呈)：

5、乃部属对长官处理公务时表达意见，以供了解案子内容，以可以做为决策的依据。(4)公告：当机关中的某一单位须将某事项通告给全体同仁知道时所用的。(5)通知：机关内部各单位有所洽办或通知时所用之。(6)手谕：为长官对于员工有所训示或讯息告知时所用之书面，没有一定的标准格式。三、撰写公文注意事项当我们在要开始写公文的时候，一定要注意到1.文字要简浅明确：对于叙述的事情要让受文者能够易读易解，所述的事项要明确。2.态度要严正和平3.语气不宜失去身分立场：在写公文的时候就像在写书信一样，像在公务机关有一定的法定系统，在上行、平行、下行各自有适当的语气，因此当我们在撰写公文时，可是要特别注意的。四、公文结构

6、1.行文机关名称及文别：以为表示发文主体，使人一望而知为某一机关之公文及公文类别，机关名称应书写全衔。2.机关地址、传真、联络人及电话23.受文者：此为行文之对象，应写在发文者之后。亦应书写全衔，正本单位固得不限单一单位，但正本单位均应为同一层级，即正本单位不可同时有上级机关与下级单位。4.速别：最速件、速件(普通件不必填写)5.密等及解密条件：分绝对机密、极机密、机密、密四类，解密条件于其后以括号注记(如非密件，则不必填写)。6.发文日期与字号：记时之作用，乃为法律上时效之根据，编号之作用，为便于检查。7.附件：公文如有附件，则应在本文中或附件栏注明以促使受文者注意。附件在二种以上者，应冠以

7、数字，并在本文后详载其件数，以便稽考。8.本文：主旨、说明、办法9.正、副本：受文机关全衔，其地址非众所周知者并应注明地址。10.档号与保存年限：参照档案保存年限之规定填列11.署名：由发文机关首长签署五、公文本文公文之主体可视需要使用：1.「主旨」、「说明」、「办法」三段式2.「主旨」、「说明」或「主旨」、「办法」二段式3.「主旨」一段式「说明」及「办法」之段名亦可变通为「经过」、「原因」或「建