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1、企业存货采购控制制度第1章总则第1条为加强对企业存货采购过程的规范化管理,确保存货采购及时完成,特制定本制度。第2条本制度适用于企业在开展业务的过程中所需各类存货的采购申请和采购实施过程的控制。第3条存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。第4条常备原料和物料由仓储部门提出申请,非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。第2章存货使用部门存货采购申请控制第5条存货采购申请的提出存货使用部门填写“采购申请表”,详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。第6条存货需求部门的经理将“采购申请单”提交给
2、财务部,财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。第7条物资需求部门将财务部批准盖章的“采购申请表”交采购部。第8条采购部经理指导采购人员根据“采购申请表”的内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后,采购部工作人员编写采购合同。第9条采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门,物资需求部门检验所购设备是否是所需设备,并报本部门经理审核并签字。第10条采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。第3章仓库存货采购申请控制1第11条各类存货的储存仓库根据现有存货的库存量计算出请购量后,填写请购单,交采购部、财务部及主管领导根据审批
3、权限进行审批。第12条仓库在提出采购申请时,应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量,分析确定应采购的日期和数量,或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量,据此进行再采购,以降低库存或实现零库存。第13条仓库在确定采购时点、采购批量时,应当考虑企业需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。第4章存货采购过程控制第14条采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时,首先必须向多家不同的供应商发出询价单,待获取报价单后比较各供应商货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料,初步确定
4、适合的供应商并准备谈判。第15条采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门,以备合理安排生产、销售、收货和付款。第16条采购部经理签署采购合同。采购部采购人员将“采购申请表”和采购合同交给财务部,由财务部经理审核批准。第17条财务部出纳支付货款,财务部会计将成本记入需求部门相关科目。第18条采购部按照合同执行,供应商发出设备或派人安装调试,采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收,验收无误后签字确认。第5章存货采购核算2第19条发票账单与材料同时到达的核算1.对于发票账单与材料同时到达的
5、采购业务,材料验收入库后,根据发票账单等结算凭证确定的材料成本进行账务处理。2.借记“原材料”科目,根据取得的增值税专用发票上注明的(不计入材料采购成本的)税额,借记“应交税费——应交增值税(进项税额)”,按照实际支付的款项,贷记“银行存款”或“应付账款”。第20条对于材料已经到达并已验收入库,但发票账单等结算凭证未到,货款尚未支付的采购业务,应于月末按材料的暂估价值,借记“原材料”科目,贷记“应付账款——暂估应付账款”科目。第21条采用预付货款的方式采购材料时,参考的会计分录情况如下。1.在预付材料价款时,按实际预付金额,借记“预付账款”科目,贷
6、记“银行存款”科目。2.已经预付货款的材料验收入库时,根据发票账单等所列的价款、税额等,借记“原材料”和“应交税费——应交增值税(进项税额)”科目,贷记“预付账款”科目。3.预付款项不足时,补付货款,按补付金额,借记“预付账款”科目,贷记“银行存款”科目。4.退回上项多付的款项时,借记“银行存款”科目,贷记“预付账款”科目。第6章附则第22条本制度由采购部、财务部联合制定,存货核算条款由财务部负责解释。第23条本制度报总经办审议通过后,自颁发之日起生效实施。3
