办公自动化系统的现状及发展趋势分析

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1、2012年6月云南电大学报June．2012第l4卷第2期Journ~afYunnanR1VUnive~ityVo1．14，No．2办公自动化系统的现状及发展趋势分析刘艺琴(云南广播电视大学传谋与信息工程学院，云南昆明650223)摘要：经过近30年的发展，OA系统取得了很大进展，但是在安全性、工作流定义、信息共享等方面仍然存在问题。随着技术的发展以及业务需求的变化，OA将会朝着协同化、平台化、业务化、移动化方向发展。关键词：办公自动化；安全性；工作流中图分类号：TP317·l文献标识码：A文章编号：1009-4814(2012)02—0021-02办公自动化作为一个

2、术语是由D·S哈特于取、篡改。1936年首先提出的，在我国，办公自动化OA这一术(二)工作流定义不灵活。工作流是OA最核心语是在1985年首次办公自动化规划讨论会上提出的功能，也是对传统办公模式的一种挑战。工作流是的。办公自动化是以先进的科学技术、信息技术、系指将文件或业务流程进行自动化处理，它能够使多个统科学、行为科学以及管理科学为支柱的一门综合性参与者之间按照某种预先定义的规则进行任务的执技术，体现了多学科相互交叉、相互渗透性。它将现行。例如拟办人的文件需要经过科长一>处长一>代化办公工具和计算机网络结合起来，充分提高了生校长三层审批，只需定义好工作流后，拟办人点

3、击发产效率、工作效率、管理效能、并能辅助决策的信息化送，文件自动流转到科长审批，科长审批之后自动流系统，它使得办公业务更加规范化和标准化。转到处长审批，处长审批后又自动流转到校长审批，一、办公自动化系统发展现状校长审批完成后又自动流转到发文者手里，这样不仅随着计算机技术的迅猛发展、网络的快速普及以加快了公文的流转速度，同时还可以减少经办人来回及硬件价格的不断下降，计算机已经成为人们工作和奔波寻找相关领导的苦恼。目前很多办公自动化软生活的必需品，人们已经习惯利用计算机进行日常事件的工作流模块不能由用户自行定义，这样工作流就务处理，在这种条件下，办公自动化系统也得到了快无

4、法适应业务的发展变化。速的发展，经历了第一代以公文处理、档案管理为中(三)信息孤岛、应用孤岛。当前，大型、中型的心，第二代以工作流模式为中心，第三代实现浅层次企事业单位或者商业单位都拥有多套信息管理系统，的、局部的协同的过程。办公自动化系统在很大程度比如高校一般会有财务管理系统、人事管理系统、学上充分提高了生产效率、工作效率、工作质量，实现了生管理系统以及OA办公自动化系统等，这些系统往无纸办公。但在发展的同时，也发现其存在着不少问往各自为政，系统之间无法相互衔接、系统中的资源题。无法共享，随着人与人之间、部门与部门之间的业务(一)安全性差。当今的办公自动化系统一般是

5、流程日益复杂，孤立的系统使得信息的更新变得非常利用操作系统和数据库提供的安全机制对用户权限复杂，甚至会导致不同系统上信息的不一致性。进行控制和管理；在网络的连接处安装防火墙和隔离(四)系统设计华而不实。目前很多办公自动化设备，对重要的数据采用加密技术；在用户桌面安装系统设计追求多功能化，将所有功能模块集中在一防病毒软件。对于处理秘密、机密甚至绝密信息的办起，希望能够解决任何企业、事业以及商业单位的所公系统而言，这些安全措施远远不足，系统还很容有问题。这样做往往导致系统非常复杂，用户学习困易遭到黑客和病毒的人侵，传输的数据也可能被截难、使用不便，并且系统实用性差，最后的

6、结果是大部}收稿时间：2012—05—04作者简介：刘艺琴(1979一)，女，河南灵宝人，云南广播电视大学讲师，硕士。一21—分功能闲置不用。统可以在任何时间、地点进行公文处理、邮件提醒、信(五)C／S结构导致维护成本的提高。目前很多息查询、13程管理、审批文件、上传下载、安排日程等OA系统仍然采用C／S结构，C／S结构要求用户安装操作，这样可以有效地改善办公环境、简化机构之间客户端软件，一旦客户端软件中病毒或者软件升级，的沟通方式、实现远程移动办公，可以在很大程度上每一位用户都需要重新安装客户端软件，导致维护成提高办事效率。本的提升。现在的OA系统正在由C／S结构向

7、B／S(四)业务化。OA系统将不再是一个纯粹用于结构转变，B／S构架使得用户界面完全通过wⅣW浏行政办公的软件，而是越来越多的和客户的业务管理览器实现，一部分事务逻辑在前端实现，但是主要事相结合。例如通过对综合数据库信息进行分析、比务逻辑在服务器端实现。形成使用者、www服务较、处理，从这些数据中挖掘出潜在的知识信息，为用器、数据库服务器的三层结构。B／S结构利用不断成户提供决策支持和商业智能分析。熟和普及的浏览器技术实现了原来需要复杂专用软(五)云安全。通过大量客户端对网络中软件的件才能实现的强大功能，方便了使用，节约了开发维异常行为进行检测，获取