09 第5章 办公自动化软件之excel

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1、第第第第5555章章章章办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之办公自动化软件之ExcelExcelExcelExcelExcelExcelExcelExcel办公自动化【本章内容介绍本章内容介绍本章内容介绍本章内容介绍】�在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。�数据的排序、筛

2、选、分类汇总�数据透视�图表制作�公式与函数运用办公自动化2【本章主要知识点本章主要知识点本章主要知识点本章主要知识点】�Excel表格中内容填充的常用技巧�Excel数据库表格的特殊格式设置�Excel表格中数据有效性的设置�Excel数据库表格中的排序与筛选�Excel数据库表格中的分类汇总操作�Excel数据库表格中的数据透视分析�Excel中的数据图表制作�Excel表格中公式和函数的使用�Excel中的关联表格操作办公自动化35.1EXCEL5.1EXCEL5.1EXCEL5.1EXCEL数据

3、分析与处理概述数据分析与处理概述�在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。5.1.1Excel中的数据库表格简介�数据库就是与特定主题相联系的信息集合。�在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。�单元格、工作表、工作簿�Excel中的行列数�单元格引用的三种方式办公自动化45.1.2Excel中的数据分析与处理�Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、

4、合并计算、关联表格处理等。�Excel中的数据类型：文本、数值、公式�数值型数据与日期、时间数据�数据的格式化�数值型数据转换为文本�函数示例：sum、now�快捷键：ctrl+分号，ctrl+shift+分号办公自动化55.1.3Excel中的数据图表制作�利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。�这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。�数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。办公自动化65

5、.25.25.25.2““““报名信息汇总表报名信息汇总表””””数据库的建立数据库的建立�建立“报名汇总表”数据库框架�“编号”列的自动序列填充�仅后几位值不同时数据输入的快捷方法�定义单元格数据的有效性�使用数据清单添加记录�打印设置：边框、分页、顶端标题行、页眉页脚、�文档加密办公自动化7制作效果办公自动化85.35.35.35.3对对““““报名汇总表报名汇总表””””进行数据分析进行数据分析�本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛

6、选、分类汇总与数据透视等功能。5.3.1对“报名信息汇总表”内容进行排序�排序的依据�按单个字段排序�按多级字段排序�特殊排序方式办公自动化95.3.2对“报名信息汇总表”内容进行筛选�自动筛选�高级筛选�高级筛选时的注意事项办公自动化105.3.2对“报名信息汇总表”进行数据分类汇总�使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。�对于本例，根据需要，可以对“性别”数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照“学历”进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对“报

7、考职位”进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。�在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。办公自动化115.3.2对“报名信息汇总表”进行数据透视分析�数据透视表（图）的概念�数据透视表的创建�创建数据透视图�数据透视表的更新�删除数据透视表办公自动化125.45.45.45.4利用数据图表表现数据之间关系利用数据图表表现数据之间关系�Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式，并且从图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。5.4.1利用图表向

8、导创建条形图�数据库就是与特定主题相联系的信息集合。�在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。办公自动化135.4.2数据图表的格式设置与内容更新�图表的组成�图表的格式设置�数据图表的内容更新办公自动化145.4.3利用快捷键建立单独的图表并进行格式设置�在上面的向导方法制作图表外的最后一个步骤中选择“作为新工作表插入”，即可制作一个单独的图表工作表。除此之外，Excel中还可以利用F11或Alt+F1功能键快速