公文实用写作技巧 (之一)

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1、公文实用写作技巧（之一）----企业常用公文的分类、目前我们的误区、常用公文的介绍及范文（请示、批复）一、什么是公文？企业常用公文的分类（一）所谓公文，它是为处理公务而按规定格式制作的文件材料。（二）企业常用公文的分类：在企业中一般为商务公文，主要分为：报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。这里只介绍与我们工作息息相关的几种常用公文：请示、批复、通知、会议纪要。二、目前我们的误区(一)“说不清”。一份请示报告，经过了拟稿、审核的过程过后，仍不能

2、清晰的描述出事件的起因经过及需要领导批示的内容。审批者将文件从头至尾精读一遍后，仍不得要领，最后需要找拟文者、审核者一一问询后才了解情况。这样的公文传递非常费时费力，形成了内耗，极大地影响了工作效率。(二)“附件门”。经常会出现此类情况，行文者在文中提到“请见附件”，然而附件往往是成捆成堆的，还会有很多是根本毫无关系的内容，让阅者找不到自己需要的，就会花费大量的时间将所有的附件统统阅读一遍。其实阅者需要了解的只是其中的几句或几段话。(三)“错别字案”。在行文中，最忌讳的事莫过于错别字。其一，这是对阅者的一种不尊重、

3、不重视的表现；其二，是行文者对自己不尊重，对工作不重视的一种表1现；其三，也体现了对公文进行审核的审核者的工作态度和工作水平。(四)“批复门”。在拟文者提出了拟办意见后，因涉及多个部门，需要不同部门的负责人来就本部门的情况给出专业意见，这时很多阅者仅仅以“同意拟办意见”来表达自己的意见，而缺乏就自己的业务模块进行准确说明，如同意哪部分意见或对该部分意见的建议等等。有些签阅者误解为：只有签了同意的公文才能继续向下一个环节流转，其实不然，签阅者只需结合自己的业务模块分析鲜明地提出同意与否的观点即可向下流转。三、几种常用

4、公文的介绍及范文（一）请示：是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。1、请示由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由：提出请示的原因和理由。请示内容：详细地写明请示的事项，或提出有关问题要求上级指示或批准。请示要求/结语：特此请示，请您审批！/是否妥当，请您批示!2、请示事项比较复杂的情况下：为提高解决问题效率，在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见，供上级参考。范文：关于引进“ELN企业在线学习平台”的请示××：为了搭建全员学习平台，使员工的培训、学习更为有序化

5、且富有成效，经过前期调研、比较分析、及对其他企业的访谈，人力资源部建议公司引进由上海时代光2华研制的ELN（e-LearningNetwork）企业在线学习平台。ELN是一种全新的通过“网络多媒体课程”实现在线教学的培训方式，其特点如下：（请示的理由）1、培训管理便捷化、规范化。只需电脑、互联网便可在该平台上实现培训计划制定、在线学习、在线考核、在线培训效果评估、在线交流等培训管理功能；2、培训内容多样化。学员可在该平台上选择20大类，890门的精品课程，可满足企业员工多样化的培训需求；3、学习方式灵活化。学员学习

6、不受时间、地点限制，提高培训效率；4、学习过程可控化。学员学习过程记录在系统内，还可通过在线考试管理实现学习效果评估；5、学习资源共享化。可将培训资源在集团内部共享，实现集团成员在一个平台上学习，从而保持组织知识的一致性。鉴于以上考虑，请领导批示以下内容：（请示的内容）1、建议通过租赁方式引进该平台，价格为××元/年，共计××个帐号。2、为确保在局域网内多个帐号同时登陆时的课件效果，建议租赁课件加速器V-BOX，价格为××元/年。妥否，请您批示！（请示结语）请示人：×××××年×月×日（二）批复：批复是上级对下级请

7、示事项的答复。1、批复的写作要点：（1）针对下级请示的事项，表示同意与否的态度，阐述同意或不同意的理由；（2）答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误；（3）在表明态度后，还应当适当提出对请示事项的希望和要求，为下级工作指明方向。32、批复的要求：（1）核实请示理由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；（2）凡请示事项涉及其它部门的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；（3）及时批复，以免贻误工作；（4）对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正

8、，以免误事。范文：对于引进“ELN企业在线学习平台”的批示××：针对你部门提出的租赁“ELN企业在线学习平台”及相关硬件设备事宜，我同意引进（表明态度）。但请你部门制定具体的使用管理方案，并对该平台的使用进行监控。（提出相关要求）××××年×月×日待续（之二）4