关于高校教务档案管理研究

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1、关于高校教务档案管理研究摘要：教务档案作为高校教务工作的重要成分，是学校开展教育工作的主要根据，能客观反映高校的教学水平与质量。目前高校教务档案的管理仍存在较多不足，影响了高校档案管理工作的进一步发展。因而我们应积极寻找有效的改善措施，逐步规范高校教务档案的管理。关键词：高校教务档案问题对策中图分类号：G647文献标识码：CDOI:10.3969/j.issn.1672-8181.2013.21.1941前言教务部门作为高校组织教学工作的主要机构，教务档案的管理是该部门重点开展的工作之一。教务档案是高

2、校开展教育管理工作的记载，可为学校管理层、师生人员等提供指导性、政策性及使用性的参考依据。近年来，随着高等教育模式的深入改革，教务档案在高校教育管理工作中发挥重大作用，但同时也存在较多的问题，进一步影响了高校档案管理工作的顺利开展。以下就相关的问题进行分析：2高校在开展教务档案工作期间存在的弊端2.1教务档案文件的不齐全高校教务档案主要包括两部分，即学校教务处在管理期间产生的文件与各部门交上来的有关教学资料。因教务档案的数量繁多，高校常招聘大量兼职人员负责管理各类档案。而这些兼职人员未能接受相关培训，

3、普遍缺乏较强的管理意识，以致出现归档工作的随意性大，部分档案文件被长期积压，无法及时归档；少数人员因嫌麻烦而不主动收集资料，不及时向有关人员催缴档案；少数人员对档案管理的条例不了解，忽视对档案文件的安全管理等。这些均是导致部分教务档案文件没有及时归档或丢失的关键因素。2.2档案人员的管理意识薄弱当前，多数高校均设置专门的档案部门，且具备相应的专职管理人员。但仍有部分高校的档案部门并未配置专门的档案人员，而是由兼职人员负责管理。这些兼职人员未曾接受过专业的培训，或者并非从事档案管理的工作，以致对教务档案

4、的工作理解与认识相对较浅。加上该类人员并非以档案管理作为主要职业，在工作上缺乏积极性与主动性。又或该类人员的档案管理意识较差，不能及时完成相关文件的归档，工作随意性大等，在一定程度上阻碍了高校档案管理工作的开展。此外，档案人员的流动性大这一问题，也会容易引起重要档案文件的分散或流失。2.3教务档案资料的使用率低随着科学技术的高速发展和社会的不断进步，高校的档案管理逐步向智能化迈进，各种电子档案的管理系统相继产生，为人们查询与统计档案信息带来便利。然而，当今的多数高校中普遍出现档案利用率低的现象，学校相

5、对重视教务档案的归档工作，而忽视档案资料的开放使用。具体表现为:档案信息的查阅速度较慢；查询的信息数据不够准确完整；不能快捷地检索档案信息等。人们管理档案的目的在于更好的使用该信息。因此，高校只有实现了档案资料的服务性能,提高其使用效率，才能及时发现问题与解决问题，为往后相关教学文件的制定提供参考依据。3完善高校教务档案管理的几点对策3.1加强档案人员的素质培养因高校的教务档案工作具备一定的特异性，进而决定了教务档案人员应具备怎样的专业素质。在知识经济快速发展的背景下，作为一名教务档案的管理者，既要具

6、备较强的工作责任心与事业心，也要具备较高的职业道德与专业素质。需要深入了解我国教务管理的发展历程，积极学习与掌握自动化的管理知识，并精通教务档案的专业知识等，努力为我国教学事业的发展改革作贡献。3.2制定科学合理的档案管理制度高校教务部门应构建规范合理的档案管理制度，以严格规范教务档案的收集、立卷及归档等工作流程，保证档案信息的严谨性与准确性。第一，设置专门的教务档案小组，分别由一个档案的统计员与多个管理人员组成。其中统计员负责整理、保管及鉴定各类档案文件，档案人员则负责档案文件的收集、整理与归档工作

7、。第二，学校应根据档案的类型与期限进行定期整理及归纳，认真记录电子档案的内容，并将其编排成册。第三，设置相关的档案资料室，做好各部门的档案划分及标注，以便学校师生的查询。第四，对需长期保留的文件，各部门应在每年中旬将上一年的档案文件提前上交到教务处。而对教学类的文件，教务处可留有备份，以便查询。3.3加快教务档案管理的信息化建设当今社会是一个高速发展的信息时代，要求教务档案的管理也应信息化。随着社会的不断进步，以往用来管理教务档案的方法已难以满足现今社会的需要。高校只有实现教务档案管理的信息化，才能帮

8、助全校师生快速地查阅档案信息，提高档案信息的使用率。而要想实现这一目标，还需全员的共同努力，尤其是教务档案的管理人员的努力。因此，我们应积极学习相关的档案知识，熟练运用计算机技术与网络系统加强管理各类档案信息。此外，利用计算机、多媒体、网络技术等资源，积极构建完整的信息数据库，包括学生的成绩、学籍、实习及教师的工作任务等各种数据库，以实现教务档案信息的资源共享。3.4积极开展教务档案的服务性能在实施档案管理的过程中，我们应积极开发教务档案的性能，以便为学