档案管理信息化探讨

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1、档案管理信息化探讨摘要：随着我国信息技术的日益发达，档案信息化建设及创新是顺应社会客观需求。当前我国档案工作面临着历史的机遇及挑战，档案工作的改革及计算机的应用，让档案管理工作信息化。木文主要对于档案管理信息化建设的一些内容及任务进行探讨，并对档案管理信息化建设提出建议。关键词：档案管理；工作；信息化一、档案管理信息化概念及特点(-)档案管理信息化的概念档案管理信息化通过统一的管理模式对档案进行相应的组织和规划，采用现代信息技术对档案管理进行管控，通过接收或采集信息资源及对档案信息提供服务。实际上档案管理信息化就是指档案管理的实体化保管方式转变

2、成为现代化和数字化的管理方式。这种转变是一种木质上的变化。(二)档案管理信息化的特点①档案管理信息化工作需要遵守有关政策和法规才能进行，这些法规由档案管理行政部门负责制定。②档案管理信息化主要表现在电子档案和重要电子文件的社会活动信息化方面，这种表现标志着政府企业等有关部门己经实现了信息化管理。③档案管理信息化使档案资源的管理实现了数字化管理和网络化优化,使档案管理的效率有了较大幅度的提高，并充分发挥了现代信息技术在档案管理信息化过程中的优势。二、档案管理信息化建设的任务与内容(-)档案管理信息化建设的任务档案管理信息化的完成需要结合有关部门的

3、信息化管理工作进程，将现代信息技术在有关单位进行推广，随着现代化信息技术的发展，做到将档案信息资源有效开发和利用，从而使档案管理人员的素质得到提高、管理水平得到增强,使我国的档案管理信息化更加快速发展。(-)档案管理信息化建设的内容(1)基础设施建设档案管理信息化建设须有良好的软硬件作为基础，这也是信息化建设实现的前提条件和重要保障。一个全国性的档案管理信息化平台的建成，必须拥有适合档案管理信息化建设的基础设施的保障，并要保证全国各地的档案管理信息化建设和国家有关部门的档案管理机构的基础建设同步，只有这样才能够建设成—个统一档案管理信息化平台，

4、从而实现全国性的档案管理信息化处理。(2)标准规范建设档案管理信息化的本质所在是指将档案信息化管理标准进行规范，所有有关部门都需要对档案管理信息化建设情况做岀实际调查，并通过现有的规范内容，制定出符合中国国情的档案信息化管理的规范来。(3)档案信息资源建设档案信息资源建设是完成好档案信息化建设的首要任务，这也是将档案信息资源建设的功效充分发挥出来的主要因素，同样是经济社会得以发展的主要战略力量。相关单位的档案信息资源库、数字档案馆以及信息库的建设都与档案信息资源建设同步进行。(4)人才队伍建设对于档案管理人员的技术水平方面，需要加强他们的专业知

5、识素养，并对他们进行各种业务培训，尤其是计算机方面的培训更是必不可少，因为只有提高了档案管理人员的信息技术水平，才能够更好的完成档案信息化工作。三、档案管理信息化建设的策略建议(-)加强宣传，提高档案工作的地位对于档案工作的宣传主要由各级档案管理机构和档案业务部门来负责进行，可通过平面媒体和电视媒体以及各类宣传栏和广告橱窗这些舆论工具来进行宣传，宣传的内容包括对于档案法和档案工作的宣传，例如档案工作的内容、工作任务、主要特点等。通过开办培训班和讲座的形式，帮助人们学习档案知识，从而提高人们对于档案工作的认知度。档案部门应该充分利用档案这种有效资

6、源,采用档案内容中的数据和事实，实现档案应用的效用，以便对上级部门下达的档案管理工作能够圆满完成，从而给档案工作信息化打好基础。（二）加大档案信息资源整合的力度档案工作在信息社会中的优势非常明显，档案资源建设是实现档案资源共享的基础所在。档案资源整合由有关档案管理部门统一进行领导，并且分级进行管理，在档案工作体制中发挥其自身的社会效应，并实现现代社会的档案资源共享。档案资源整合不但是指对档案所进行的系统性整理和编目工作，而且还包括对档案的研究和编纂提升。档案资源的组合是按照档案资源整合的目标，通过法律、舆论等措施将档案资源进行结构上的优化配置。

7、档案资源管理主要包括数据资源和应用系统等方面的系统整合。数据资源整合的过程是信息技术对零散的数据库进行逻辑整合的过程，数据资源在整合完成后将作为一个完整的数据库来为社会提供数据资源。应用系统整合是指各种时期建立的不同系统的整合联接，这是构建基础框架的整合，这个整合后的整体可以给全社会提供档案资源共享和协作的平台，并口可以令I口有的档案资源的价值得到提升。（三）改善软硬件设施想要做好档案管理工作，就有必要在这项工作上舍得投资，投资的部门主要是各级政府部门，投资内容是与档案管理现代化有关的各种软件硬件设施。上级主管部门在政策方面也要为下级部门创造条

8、件，同吋需多方面沟通，商讨出更好的改善措施，使档案信息化建设得以顺利进行。在档案信息化建设中，可在原有资源的基础上，考虑所需的软硬件设施的成熟度以及各