员工出差和报销制度

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1、员工出差和报销制度北京市国汉律师事务所法律顾问部【企业常年法律顾问服务内容之一】     国汉律师事务所为满足广大顾问单位的经营管理需要，特指派国汉专业律师制作了一系列公司管理的法律文件，为顾问单位的发展及管理提供了方便，受到了常年法律顾问单位的好评！  员工出差和报销制度 1、机票预订流程Ø       目的：为规范公司员工机票酒店预定程序，理顺流程，方便员工预定机票酒店，避免各种不必要的损失，特制定如下流程。Ø       机票酒店预定申请单的填写1)     公司员工因公出差，需填写《差旅单

2、》表格。普通员工出差须经部门经理及人力资源经理签字同意；部门经理出差须经人力资源经理和总经理签字同意。2)     为便于行政工作人员预定机票并避免因信息不正确而造成的差旅延误事宜，请差旅申请人员认真填写各项信息，特别是乘机人身份证件号码。另外，提请差旅申请人员根据自己的差旅时间选择合适的航班，并将信息填写于“预定出发时间”栏目。3)     申请酒店住宿时，请参照如下公司标准选择酒店：  等级出发时间火车飞机其它交通工具当地交通工具住宿（元/每人每天） 出差餐费（元/每人每天）4  年 月  日

3、 时软座经济舱实际需要实际需要实际需要 ---元3  年 月日 时软座经济舱实际需要实际需要---元以下/实际需要 ---元2  年 月日 时软座 实际需要实际需要---元以下 ---元1  年 月日 时软座 实际需要实际需要---元以下 ---元 4)     行政工作人员收到填写完整的机票酒店预定申请单后开始预定流程。Ø       机票预定1)     机票预定由行政工作人员负责。2)     公司通过指定的机票服务供应商预定机票，不允许员工从指定机票服务商以外的途径预定机票。3)     

4、前台根据“机票酒店预定申请单”所填内容为差旅申请者预定机票，除特别注明，行政工作人员自动选择相同航班折扣最低的机票。4)     行政工作人员在出票前会通过电子邮件的方式与差旅申请者就机票信息进行确认，请差旅申请者收到此类邮件后尽早确认并回复邮件，以免对出票产生影响。Ø       酒店预定1)     酒店预定由行政工作人员负责。2)     完成预定后由行政工作人员将已定好的酒店信息通过邮件发送给预定人/入住人，如有问题请及时回复以便调整。Ø       机票退、改签员工出差和报销制度北京市国

5、汉律师事务所法律顾问部1)     如因公司原因导致已订机票需要付费退票/改签，请提供相关出差取消/改期证明资料。2)     如因个人原因需取消/更改往返航班日期，所产生的航班价差和改签费由个人承担。3)     机票取消/更改需求在工作时间（周一-周五早9:00am-18:00pm）内提出的，由行政部门负责与机票服务商联络完成；如该需求在非工作时间内提出，在行政部经理认可的情况下，可授权相关人员自行操作。2、车辆预订规定Ø        目的：为规范公司员工因公使用车辆，明确员工车辆预定流程，

6、提高车辆使用效率，加强车辆成本控制，特制定如下流程。Ø       车辆预定1)     公司车辆预定由行政部前台工作人员统一管理。公司员工因公外出，需要使用公司车辆，需提前在公司前台进行预定登记。2)     公司车辆预定按照预定先后次序进行安排。如车辆预定时间发生冲突，可由行政经理进行协调。3)     车辆预定成功后，公司前台工作人员将通过邮件通知车辆使用人员。Ø       车辆预定取消为提高公司车辆使用效率，在车辆预定成功后，用车人如需取消用车计划，用车人有义务在第一时间通知公司前台，从

7、而安排其他人员使用车辆。Ø       车辆使用1)     为保证员工及公司财物的安全，公司车辆禁止公司司机以外其他人员驾驶。2)     用车人上车时需认真填写《用车登记表》（该表格存放于公司司机处），司机负责记录车辆每次使用的起止公里数。3)     每月1-5日，公司司机负责请各部门长对本部门车辆使用信息进行确认，并由行政部经理最终签字确认。3、 出差规定a)  总则Ø        本规定适用于各级员工。Ø        本规定适用于在因公出差的所有员工。“出差”系指员工到其工作城市之外

8、的地方执行公务。Ø        员工应在回到原公司五个工作日内到财务部报销出差费用。Ø        所有员工都应自觉保证出差费用的合理性、必要性，并以最有效的方式使用出差费用。Ø        所有出差须事先取得本部门经理批准。Ø        主管负责管辖范围内出差费用的控制。费用报销流程参见财务部出台的相关规定。b)   允许报销的费用Ø         机票/火车票/其它交通费-         所有的行程机票都必须通过行政部预定。出差员工应事先填写《交通酒店预定申请单》