大型仪器设备网上预约系统的建立与实践

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1、大型仪器设备网上预约系统的建立与实践晏井利黄海波李凡梅建平（东南大学分析测试中心，江苏南京211189）摘要：随着高校数字化校园系统的不断完善和对大型设备资源共享要求的不断提高,利用校园网络构建大型仪器设备共享平台已经成为许多高校设备管理部门的共识。应用信息化手段代替繁琐的人工操作,实现开放共享设备预约方式的网络化、智能化，能够使预约程序更加方便和快捷，确保设备的预约使用更加透明化、公正化，从而最大限度地发挥设备的使用效益。关键词：大型仪器设备网上预约管理效益大型精密仪器设备是高等院校开展高水平科学研究和高层次人才培养工作的重要支撑条件。近年来，随着国家对高等教育的

2、投入力度逐渐加大，高校办学条件的不断改善，各高校实验室都逐步购进了一些具有世界一流水平的高、精、尖仪器设备，这给高校的教学和科研工作提供了物质保障，同时，如何充分且有效的发挥这些仪器设备的使用效益也给实验室[1]的设备管理共享工作提出了越来越高的要求。目前，对于大型精密仪器设备开放共享的建设和管理工作已经得到高校和教育管理部门的普遍重视，成为高校仪器设备管理部门的重要[2]工作内容。近年来，随着网络技术的不断发展，人类正逐渐步入信息时代，以互联网为主要标志的[3]网络化、数字化、智能化信息科技使的人类的生活和工作越来越高效化。高校作为信息化发展的排头兵，自2000年

3、就开始了数字化校园建设，很多学校纷纷构建综合教学、科研、管理、技术服务和生活服务等校园信息的平台，到目前为止，很多高校都建成了统一门户、统[4-8]一身份认证及共享公用数据库标准，并实现了很多面向管理的应用系统。随着高校数字化校园系统的不断完善和对大型设备资源共享要求的不断提高,利用校园网络构建大型仪[9]器设备共享平台已经成为许多高校设备管理部门的共识。许多高校开展了积极的探索，并已积累了许多有益的经验，应用信息化手段代替繁琐的人工操作,实现开放共享设备预约方[10]式的网络化、智能化，显著提高了设备预约管理功效。目前，包括清华大学、北京大学[10-12]等在内的

4、一些高校都先后实行开放设备网上预约方式。东南大学分析测试中心组建于1983年，是国家教委直属高校利用世界银行贷款购进国外大型理化分析仪器而建立的分析测试中心之一。目前中心拥有场发射扫描电镜等大型精密仪器40多台，为全校包括材料、机械、物理、化工、生物医学、电子等多个院系的教学和科研提供分析测试研究工作。为了提高设备的使用和管理效益，实验者能够方便快捷地预约使用设备，中心在2009年开发了“大型设备预约使用系统”，系统运行两年多来取得了较好的成效。1.网上预约系统建立的初衷分析测试中心成立后的很长一段时期里，仪器设备的预约使用都是由需要进行测试的教师或学生直接与设备管

5、理人员联系，通过电话更多的是当面口头约定测试的时间和费用，测试完成后由设备管理员直接收取费用或者人工进行登记年终进行结算。进入二十一世纪后，随着国家对科研的投入逐步加大，科研项目逐渐增多，同时高等学校的招生规模不断增大，本科生和研究生的数量迅速增加，利用大型仪器设备进行分析测试的需求也迅速增加，前述的设备预约方式存在的一些问题就逐渐的显现出来，主要表现在：首先，设备管理员需要耗费大量的时间和精力用于接受预约、进行时间安排和费用结算，而无法将主要精力用在设备维护和测试分析上；其次，设备的各种状况（如是否故障、利用率、测试费用等）都集中掌握在设备管理员，而中心却掌握甚少

6、；再次，时不时的会出现因预约先后、登记错误或费用计算引起的纠纷。为了解决上述问题，更好的为教学和科研服务，中心于2003年对大型设备的预约方式进行了改革，由中心业务办公室主要负责设备的预约工作，采用填写委托单的方式进行，并根据委托单进行相关的费用结算。需要使用设备的教师或学生填写三联式委托单（委托人、业务办公室和设备管理员各一份，学生预约需要指导教师签字认可），到业务办公室进行确认，然后将委托单送至设备管理员处安排时间进行测试。这种预约方式较有效的解决了前述问题，在一定时期内得到了各方面的认可。然而，随着“211”、“985”等经费的投入，中心的大型设备数量和质量都

7、得到不断提高，如何更加有效地进行设备的管理和预约使用，使预约程序更加方便和快捷，确保设备的预约使用更加透明化、公正化，从而最大限度地发挥设备的使用效益成为中心面临的问题。在充分调研的基础上，中心于2008年开发了“大型设备预约使用系统”，迅速投入使用并不断进行完善。2.系统模块结构及功能网上预约系统的主要模块结构如图1所示，用户在不登录系统的情况下可以使用设备查询功能，了解中心开放共享设备的相关信息，包括设备的主要参数、用途、存放地点、收费情况以及管理员联系方式等。要进行设备预约使用，必须登录系统。系统的操作界面主要分为用户界面和管理员界面。用户：以用户身份登录