广东工业大学仪器设备类档案管理实施细则南方医科大学综合信息门户精选

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1、南方医科大学仪器设备类档案管理实施细则根据国家《档案法》和国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》以及教育部《高等学校仪器设备管理办法》等法律法规，结合学校仪器设备档案工作情况，制定本实施细则。第一条仪器设备类档案工作的基本原则    （一）仪器设备类档案是指学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表等各种不同载体形式的文件材料，以及随机技术文件材料。学校各种国产、进口的高、精、尖、新、稀

2、的价值人民币10万元以上的仪器设备，均应建立仪器设备档案。（二）学校对仪器设备类档案实行集中统一管理的原则，便于开发利用，确保仪器设备类档案完整、准确、系统和安全。（三）仪器设备类档案是国家的重要技术储备，仪器设备类档案工作是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，必须纳入学校仪器设备管理工作之中，与仪器设备计划管理、仪器设备采购供应和仪器设备使用等工作紧密结合。（四）学校仪器设备和固定资产管理部门应确定一位负责人分管仪器设备类档案工作，并配备适当的兼（专）职档案员，负责做好设备类文件材料的收集、积

3、累、整理、立卷、归档工作。第二条仪器设备类档案归档范围的确定（一）确定的原则1.归档的仪器设备管理和仪器设备立项、申购、验收、使用12、维修、改造、处置各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造处置的全过程，保证完整、准确、系统。3.归档的仪器设备文件材料遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。4.作为学校固定资产价值10万元以上的各种国产、进口的高、精、新、稀的仪器设备材料均须归档。1

4、0万元以下的设备，由仪器设备管理单位向学校档案部门提交仪器设备的清单。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管理，仪器设备项目的依据性材料、合同、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面材料，具体范围详见附件2：《南方医科大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。2.归档的重点是仪器设备项目，特别是价值10万元以上以及有特殊规定的仪器设备，其各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。3.学校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研

5、类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。（三）不归档的文件材料1.上级普发（非专指高校）、不办的文件；2.未定稿的管理性文件材料；3.未生效的合同、协议书；4.重份文件、校内单位发来的文件；5.无查考价值的一般性函件；6.无查考价值的广告、宣传材料和定货会、展销会宣传品。第三条仪器设备类档案的部门立卷及归档流程（一）仪器设备文件材料的形成与积累121.仪器设备管理单位是仪器设备文件材料形成、积累、汇总单位，必须有专（兼）职档案员集中管理仪器设备文件材料。对于仪器设备计划、采购、供应，使用单位都应指定

6、专人负责仪器设备文件的收集、积累、管理工作。2.从申购仪器设备到验收完毕（进口仪器设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口仪器设备管理单位负责收集、积累，过程结束后按规定向档案部门移交。3.仪器设备保管及使用单位要指定专人负责保管仪器设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累，并及时整理登记，移交仪器设备管理单位。4.大型设备的开箱验收必须严格遵守《南方医科大学仪器设备管理规定》等相关规定。并由档案部门或档案部门委托设备管理单位兼职档案员参加仪器设备文字材料和

7、技术文件的验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，仪器设备管理单位有权拒绝签字，并通知财务部门暂缓结算，待厂家补齐后，方可办理相应手续。5.建立仪器设备类档案分室的单位，其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向档案部门移交案卷目录。6.档案部门随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好仪器设备文件材料的积累工作。7.学校各级仪器设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护仪器设备的技术文件

8、，对仪器设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。8.仪器设备文件材料，必须使用符合归档要求书写方式，使用钢笔等，严禁用圆珠笔、水彩笔，要求字迹工整、图样清晰。9.12设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。（二）整理组卷1.坚持由仪器设备文件材料形成单位立卷的原则。仪器设备验收完毕和进口仪器设备索赔期满后，仪器设备管理单位的兼职档案员应及时将形成的仪器设备管理文件材料整理组卷。2.根据设备技术文件材料