美术馆典藏信息管理系统管理制度

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1、美术馆典藏信息管理系统管理制度第一条　总　则　美术馆藏品是国家宝贵的科学、文化财富，是美术馆业务活动的物质基础。为了准确运用藏品的历史、艺术和科学价值，加强藏品的保护管理，确保藏品的安全，充分发挥藏品的作用，根据《XX美术馆章程》第三章的规定，加强美术馆藏品信息管理系统管理，结合本馆藏品实际情况，建立健全了完善的藏品数据库，确保系统数据安全，填报及时、准确，规范相关人员的工作行为，特制定本管理制度。第二条　领导小组　成立由美术馆领导任组长、典藏研究相关人员为成员的“XX美术馆典藏信息管理系统工作领导小组”下设办公室，负责美术馆的典藏管理信息管理系统的具体管

2、理工作。第三条：管理部门　美术馆典藏研究部负责对信息进行收集、上报等相关工作。负责典藏管理系统信息的采集、编制、上报、审批、登陆、录入、修改。第四条：管理人员　明确一名美术馆典藏管理员为系统管理员，一名为系统操作员。系统管理员、操作员必须接受信息管理系统的相关业务培训，持证上岗。第五条：采集内容　为建立藏品入馆资料，有系统整理及保存藏品资料与取得过程的书面资料和藏品，以建全管理制度。美术馆藏品信息管理系统采集的内容包括：１、藏品实体：指藏品的物质实体名称。藏品的编号、分级、藏品取得方式、藏品来源（征集、采集、购买、交换、接受捐赠或者调拨）、藏品对象（包括原

3、属个人或者作者、单位名称或采集地点，并加注相关地址、电话、传真、电子邮件等联络资料）、藏品入馆日期（以点交纪录所载日期为依据）。藏品实体可包括一个主件，或一件以上共同构成具有功能意义之其它部件。２、藏品登记：指所有与藏品有关的实质纪录与记录过程，即新取得或暂管对象的登记。包含入藏登记时间与编目、分类、分级、材质、尺寸、品相（完残状况）、创作年（代）、规格、出处、历史以及经手人姓名（本馆承办该批藏品入馆业务之典藏管理人员）、登录人姓名（本馆执行入藏登记/编目的人员姓名）等其它相关纪录。３、藏品动态：指将藏品有系统的详细描述，如状况报告、取用、维护、借贷、注销

4、、展览、研究、作者著作、对藏品或者作者的研究和评论、作品历次参展情况、艺术家档案等资源的动态纪录。同时通过存档照片、拍照记录，对藏品进行信息化和影像处理。本馆藏品除了以文本的方式记录外，使用电脑化管理。４、藏品的相关档案，指藏品本体的相关资料：藏品的原始记录、鉴定意见、藏品总登记账、藏品卡、藏品修复档案、藏品保护档案、藏品分类账、藏品目录、出入库(馆)凭证及藏品调拨手续等，此外，还有藏品照片、拓片、音像和光盘资料。５、藏品的参展档案，藏品有的会出展，有的因为某种原因不会出展，所以不会成为“展品”，而出展的藏品就获得了与社会交流的可能：展品目录、展品点交册、

5、装箱单、出入馆凭证、有关展览现场的照片录像等资料、展览的陈列方案、展览图录和相关文件以及相关学科、社会各界及新闻媒体对此次展览的报道等。６、与藏品相关的业务活动档案，科研项目的开发与合作，其他学科对本藏品的直接间接研究，新闻媒体对专题展览、藏品移交的宣传报道等。这是由图文声像所组成的一个平面资料系统，它是计算机藏品管理系统的资料源。７、藏品的储存区位，XX美术馆藏品信息管理系统留有“库房储存区位”，按藏品的放置有其固定的库存位置，标示藏品在库房的储存区位，分为“SS(库房码)/RRR(柜架的排码)/PPPP(柜架层格码)”。移出使用完后，必须放回其原来的位

6、置。如藏品不在该藏库内，库房储存区位应登载存放地点或借展单位之名称，如登载为“庞薰琹油画展示厅”。第六条：编制审批　藏品之登录作业程序如下：１、入藏登记与编目：首先将待入藏作品点交后办理入藏登记，根据分管副馆长手工登记的《XX美术馆馆藏作品入藏总帐》，登录人员在藏品信息管理系统外进行入藏分类编目登记，入藏登记完毕后在“藏品管理系统”进行编目或登记在“本馆分类藏品编目表”。本款应于藏品取得后３０日内完成。２、登录资料审核：将《XX美术馆馆藏作品入藏总帐》、《本馆分类藏品编目表》及办理入藏登记与编目之藏品清单，按行政程序呈核，最后由馆长签字核定。本款应于入藏登

7、记与编目完毕后七日内完成。３、文件存盘与备份：将前述资料及其它与藏品有关的文件与资料的纸本正本储存于档案室，并入同一登录号的卷宗内，由典藏人员依号码先后顺序作档案管理。文件与资料应制作电子文件副本，以光盘(CD-ROM)形式保存以防范资料损毁。第七条：登录修改　系统管理员、操作员应将涉及的相关的基础数据及其它数据在规定时间内及时、准确地录入系统。更新状况报告纪录：藏品入藏前与每次入、出库，应更新状况报告纪录。定期对信息管理系统录入情况进行检查，定期登录藏品取用、维护、借贷、展览等纪录；藏品取用纪录应每月一次，藏品维护纪录应至少每年一次，藏品借贷纪录则于每次

8、藏品（对象）入、出库与归还时进行。系统管理员、操作员应上报信息录入