《证件管理制度》doc版

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1、河北梅花味精集团证件管理制度1.总则1.1目的为强化集团无形资产的管理,规范企业证件管理程序,确保证件办理工作的合理有效进行特制定本办法 。1.2范围本办法适用于集团所有经营性证件、产品证书、知识产权性证书及其它各种（证明、试验、检测）证件的办理和检测。2.职责2.1集团总经理负责审批证件办理申请和证件注销申请。2.2技术部门2.2.1负责与相关部门（生产部门和质量管理部门）协商证件或报告申请中技术指标的评估审定并填写审批意见；2.2.2为主管办理部门提供相关建议和所需技术材料。2.3生产部门2.3.1负责对证件或报告申请中技术指标是否符合生产实际情况进行评估审

2、定；2.3.2对不符合标准的应及时反馈到各相关部门。2.4质量管理部2.4.1负责按照申请及审批意见办理证件；2.4.2因国家政策要求或费用较高的、特殊情况或有异议的，及时向集团总经理报告，等批示后再办理。2.5集团行政中心2.5.1落实执行《梅花集团证件管理制度》，并监督集团各部门制度执行情况；2.5.2负责集团各部门证件登记、归档备案。2.5基地办公室2.5.1落实执行《梅花集团证件管理》，并监督基地个部门制度执行情况；2.5.2负责基地各部门证件登记、归档备案。2.6各部门2.6.1落实执行梅花集团证件管理制度；2.6.2提交所需证件办理的书面申请；2.6

3、.3负责一般证件的登记、归档备案。3.管理原则3.1合理性原则3.2有效性原则4.证件分类4.1将所有证件按重要程度分为一类证件、二类证件、三类证件。4.1.1一类证件主要包括公司发展建设需要办理的新证件和已获取证件的业务处理。4.1.2二类证件主要指现在尚无，因生产经营（公司荣誉或销售需求等）需要新办理的证件。新增证件办理完毕后，需年检、换证时，由主管部门负责办理，不再提交办理申请。4.1.3三类证件主要指因各项业务需要办理的一般证件。主要包括条码、新版面包装、临时证件、产品例外检测及各类证明等。5.新办流程5.1一类证件办理流程5.1.1因公司业务发展建设，

4、需办理相关官方的证件时，由集团行政中心通知相关证件办理部门参加相关会议，下达办理通知，以便商议相关事宜。5.1.2办理主管部门根据公司发展建设项目需求和国家各部门规定的时间，资格条件等要求主动办理，并负责年检、换证、续审等事项。5.1.3证件办理完毕后，集团行政中心、基地办公室档案管理人员给证件办理人开具收文收据，添加到文件目录，并将原件存档。集团行政中心、基地办公室负责公司所有证件的管理。5.1.4新开工项目立项申请由集团工程技术中心负责办理，相关项目工程师提供资料，其它涉及到营业执照、安评、环保、生产许可证等由各对应部门办理。公司准备新开工的各类项目确定后，

5、各相关部门要及时跟进办理各种必备证件。5.2二类证件办理程序5.2.1证件或报告的申请5.2.1.1需要办理证件或报告的部门提出书面申请，如需在办理的证件或报告中体现技术指标请在申请中列明（如肥料登记证等），由分管副总审批。5.2.1.2如需办理证件或报告的申请中列明了技术指标，提出申请部门应将申请转至技术部门和生产部门来评估和审定指标的可行性，评定后由技术部门和生产部门分管副总签字确认。5.2.1.3以上部门确认通过后由申请提出部门将申请提交集团总经理批准后交由质量管理部办理。技术生产部门评审确定为不适合办理的，则不再继续办理。5.2.1.4客户或营销公司提出

6、的对已定型的产品进行产品检测，原有证件扩项，则只需要分管副总签字确认直接交由质量管理部办理，不需要总经理批准签字。5.2.2证件或报告的办理5.2.2.1质量管理部接到申请后立即向有关国家机构咨询情况，并向集团总经理汇报证书或报告是否能够办理。5.2.2.2如能够办理质量管理部准备办理证件资料，并向国家有关机构提交正式申请。5.2.2.3提交申请过程中和对公司的现场审核中如需配置样品，技术部门应给予帮助提供。5.2.2.4审核通过领取证书或报告后质量管理部立即将原件交由集团行政中心备案，复印件交由申请提出部门。5.2.2.5证件办理过程中如证件或报告内容需要变更

7、和其它原因原申请需要改变时，请申请部门重新提出申请，并注明原申请作废。5.2.2.6图示见附件1。5.3三类证件办理程序5.3.1由相关需求部门提出书面申请，经部门经理、分管副总签字同意后，转到主管办理部门。5.3.2主管办理部门领导审批同意后，主办人员按照证件办理申请及需求安排办理；特殊情况或有异议的，及时反馈。5.3.3证件办理完毕后，原件由申请部门或主管部门负责存档保管。5.3.4新证件办理费用超过5000元的须经集团总经理批准，再转交主管办理部门。5.3.5流程图示见附件2。6.日常管理流程6.1证件存档证件办理完毕后，一律移交到集团行政中心或基地办公室

8、存档。办理营业执照备案材