新形势下企业机要文书及保密策略探析

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1、新形势下企业机要文书及保密策略探析摘要机要文书既要认真执行有关机要文书自身的工作特点和规章制度，又要严格按照保密规章制度进行发展管理。面对新的形势和任务，笔者根据所从事的机要文书工作实践，从机要文书保密的意义、保密策略、等方面入手，提出机要文书工作中的几个重要管理环节，并进行了探索和研究。本文理论实践相结合，对机要文书工作水平提升有一定的促进作用。关键词机要文书保密策略中图分类号：G647文献标识码：A一、机要文书保密的重要意义机要文书是国家秘密的一种存在形式。因为它数量大，内容多，所以涉及秘密的范围也广。获取一个国家的机要文书，便可掌握对方一个方面或几

2、个方面的秘密信息。这种信息当然要比那些道听途说的东西更丰富、准确、可靠，因而更带权威性。机要文书保密，包括机要文书、资料、图表等的保密和密码电报传真的保密。这是祕书部门保密工作的重要内容。在现实生活中有些人未认识到机要文书保密的重要性。（一）推动企业发展的重要资源。推动企业向前发展有许多因素，而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累，它是企业管理工作的基础和条件，也成为企业向前发展和再提高的重要资源。企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中。企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据，

3、而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中。（二）企业实现商业管理的重要途径。由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体，除人事档案之外，还记载了企业经营及密级文件的全部。既有企业管理资料，又有生产经营活动的技术资料；既有一般性文书档案资料，又有重要商业秘密的信息资料。这些资料在企业发展和成长的过程中，会起着重要作用，甚至起着决定性作用。（三）提升企业信用的核心力量。随着诚信越来越被社会重视，文书档案的信用度也越来越被企业重视。企业信誉是企业的无形资产，是企业最基础的资源。特别是市场经济活跃的今天，企业信誉和企业成败密切关联，在未来的市场竞争中，文书档案将会

4、成为企业信用的中流砥柱，成为推动企业经济发展的核心力量。二、新形势下的机要文书的保密策略（一）建立并执行严格的工作标准和管理制度，促进机要文书工作扎实有序开展。机要文书管理工作主要是负责上级机关和兄弟单位来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的收集、整理、存查利用和保密工作，并负责办理各种机要文件、函件及机要参考资料的收发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作。工作程序性非常强。各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度，是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则，为机要岗位人员做好机要文书工作提出了指导和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，应就机要文

5、书管理制定详细的、操作性强的工作标准和工作规范，供机要祕书认真学习和实践，以便严格按照标准化管理的要求，结合机要祕书的工作实际，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，使各项目标任务进一步细化、量化、实化，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。（二）加强机要岗位人员的理论和业务学习，不断提高政治素质、业务能力和保密工作意识。文件管理是一项专业性很强的活动，作为其实施主体文件管理人员立该具备三方面的素质：职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质，这三种素质是相互补充的。1、职业道德素质。文件管理人员的职业道德，是指文件管理人员在履行自己的职责时应当自觉遵

6、守的若干道德准则。首先，文件管理人员应当热爱自己的工作，保持高度的工作积极性。虽然档案工作不是一项使人声名显赫的职业，但它的意义极为深远。文件管理作为档案工作的源头，其意艾也相当重大。文件管理人员对此应有清醒的认识。如果他们懂得文件以及由其转化而成的档案，都是“社会的记忆”，是人类宝贵的历史财富•懂得通过其辛勤的劳动将会促进科学文化的进步和社会的发展，那么他们就会热爱本职工作，产生高度的工作热忱，把工作做好。其次，文件管理人员应当妥善保管文件,维护其形式和内容的真实性和原始性，尊重历史。文件是人类活动的历史记录，其原始性和真实性是其生命力所在。文件管理人

7、员维护文件形式的原貌和维护文件内容记录的历史事实必须妥善保管文件，延长其使用寿命，绝不允许任意篡改和歪曲文件的内容和外形特征，也绝不允许凭个人好恶决定文件的取舍。尊重历史、尊重事实应当成为文件管理人员的职业准则。2、专业素质。文件管理的专业性较强，这要求文件管理人员应具备一定的专业知识和工作技巧。文件管理人员的专业素质包括履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等等。其中能力指的是文件管理人员的决策能力、口头表达能力、文字表达能力、工作能力、组织能力和研究能力；智力指的是专业知识、基础知识、相关学科知识、语言学知识；成绩主要指业绩，包括工作效率、工作质

8、量等；学历是指文件管理人员受教育的程度，反映其获得系统专业基础知识、业务知识和相