浅议access数据库在财务管理中应用

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1、浅议ACCESS数据库在财务管理中应用中图分类号：F275文献标识：A文章编号：1009-4202(2012)12-182-01数据库技术产生于60年代末、70年代初，它的出现使计算机应用进入了一个新的时期一一社会的每一个领域都与计算机应用发生了联系。数据库是计算机的最重要的技术之一，是计算机软件的一个独立分支，数据库是建立管理信息系统的核心技术，当数据库与网络通信技术、多媒体技术结合在一起时，计算机应用将无所不在，无所不能。1.数据库的概念及其优势1.1.数据库的定义顾名思义，数据库即是存储数据的"仓库”，计算机作为该“仓库'

2、'的管理员，它对每个物资按其类别进行了分类、按照需求，计算机能够快速、准确的将您所需的资源找到，并提供给您。确切的说：数据库，就是为了满足某部门或用户的需要，在计算机系统中按照一定的数据模型、数据结构等组织、存储和使用的相互关联的数据结合，是按科学的结构形式组织存储的“数据仓库”。1.2.数据库管理的流程组织存储信息->维护和备份信息->提供信息查询和统计〜开发新的信息资源1.2.数据库管理的优势1.3.1.能够存储大量信息，但却占用较少的空间1.3.2.管理操作方便、快捷，数据维护安全、简单1.3.3.检查数据快速、准确、高效

3、1.3.4.数据应用共享性好2.财务数据集中化管理的困难和必要性管理数据的存取远不如因特网搜索的速度快。"为什么我不能像因特网搜索那样迅速获得公司的管理信息？”这是人们经常抱怨的问题。对于资本投入大、风险大、地点分散、流动性大、时间跨度长、资料传递周折的单位，集中化具有一点的难度，但具有必然性。通过对财务数据、财务成果的分析集中整理，结合企业的经营战略、企业经营的市场环境的分析，来对企业经营做出指导性的决策。而信息格式不够灵活是另一个普遍问题。尽管标准格式的报表仍有利用价值，但随着公司内信息数量的增长，在需求到来之前预测所有的信

4、息期望和传递频率正变得越来越困难。各部门信息的在保证信息安全的同时，准确共享和互利才是提高工作质量的最根本途径。2.1.财务基础数据集中化应具备的特点2.1.1.实用性2.1.2.整合性1.1.3.弹性2.1.4.集中数据存储2.1.5.提升管理绩效2.1.6.增进组织互动关系2.1.7.实时性动态管理2.1.8.信息化与信息全部性及时性3.信息化财务管理的管理工具什么是ACCESS?其实ACCESS是我们办公软件中常见的,它是0FFICE软件中的一员。旨在数据化管理，实现信息一体化共享，宣导与时俱进的充分利用信息技术资源，促进

5、企业管理可持续发展。即也是财务集中管理的宗旨由于需要使用者进行【表】、【查询】、【窗体】、【报表】等进行设计，它常被应用于业务较稳定的企业管理中。它是与EXCEL的关系很密切，简单的说ACCESS是由多个EXCEL中的SHEET表格组成，他们之间可以通过【导入】、【导出】、【建立链接】来实现数据的通用。ACCESS功能性远远超过EXCEL,它可以建立窗体使操作更直观、还可以建立固定报表，由计算机自动计算后填写在报表中，它更规范、计算功能更强、简化重复工作、提高工作效率。4.部分简单实例浅析4.1.员工薪酬管理模块4.1.1.员工

6、管理模块目标实现员工工资与个人身份证号、银行帐号自动对应，实现大批量员工工资银行报盘工作。实现汇总后自动生成付款审批表单。4.1.2.具体操作对【表】《人员信息》进行基础信息维护。对每名员工建立独立不重复的人员“ERP编号”，以该字段为主索引并建立与各【表】的关系，“ERP编号”字段在此起到的是桥联作用，告知计算机各【表】之间的联系。如【表】《人员工资》中的"ERP字段”、【表】《员工报销》"ERP字段”,计算机自动将同一“ERP编号”字段值的人员“帐号”、“身份证”信息查询关联、对应。该模块更适用于员工层次多样化、员工人数较多

7、的企业。减轻工作量，降低差错率，大大提高了工作效率。4.2.资金付款管理4.2.1.资金付款管理意义企业管理以财务管理为中心，财务管理以资金管理为重点。资金是企业的血液，资金链断裂是许多企业巨人轰然倒地的直接原因。做好资金管理，可以在无形之中产生巨大的资金收益。4.2.2.资金付款管理的目标实现资金付款单位与合同信息对应，对比是否存在超合同付款、是否存在无合同付款等。完成银行报盘、生成付款审批单等功能。4.2.3.具体操作首先，对【表】《单位信息》进行维护。主要内容：开户信息、资质信息、稅务登记信息、法人信息等。最为关键的是保证

8、这些信息的真实准确性，因为该表只维护一次，可进行多次重复使用。其次，对【表】《合同信息》进行维护。主要内容：合同编号、合同金额、质保金等。然后，录入【表】《资金收付管理》本次需要对付款单位、欠款余额、累计结算金额、计划编号、合同编号等信息维护，通过与《合同信息》