关于excel表格制作的一些建议和意见

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1、关于excel表格制作的一些建议和意见之前看见一些同事做的excel表格，发现了一些问题，这里就excel表格制作问题进行一下集中说明。众所周知，excel之所以被很多人推崇，其中一个原因就是其强大的数据运算能力，但是数据的运算能力，以及运算的速度却很多时候受数据表格的结构影响，因为不同的结构可能对应的函数运用和公式写法不太一样。在数据表设计的时候，我们到底要注意哪些问题呢？根据个人经验，总结起来有以下：1.底层数据表格一定要基于最终的数据分析进行，即，根据决策需要进行。解释：比如，一个人事登记表，是否需要

2、设置“性别”这一栏？其实大家可以思考下。为什么要设置？这个是一定要设置的吗？设置了这个对后续的运算会不会造成负担？以后可能会用到这个字段的机会有多大？这个是“可以有”还是“必须有”还是“不能有”？这些都是需要在设计前进行充分考虑的。下面一个典型的设计不良案例（工作中的）：编码店铺品牌品类位置店铺形象产品陈列促销推广人员形象品牌推广合计百分制A102甲子AA皮具1109810104864B103乙丑BB皮具8711101075370.667B104丙寅BBBB59158765066.667C105丁卯CC31

3、0991064762.667B106戊辰BBAA41088754256B107己巳BBAA11610101075472A108庚午AA皮具41313101085877.333A109辛未AA男鞋811129865472B110壬申BBBB516148975978.667C111癸酉CC6789754256C112甲戌CC8167353040B113乙亥BBBB9110101084864B114丙子BBBB51019884154.667C115丁丑CC10206101056181.333这个是第一季度巡访记录

4、表（陈列与形象），截取了其中一段，当然，评分是产生的随机数据，主要表示其架构。这个表格本身没有任何问题，可问题出在：在最后的分析的时候，要求对各个事业部进行分析，而实际上我们可以看出，在这个基础表格中并没有事业部这个字段，有人会说，但是我知道每个店铺是哪个事业部的，但是，当我把这些具体的名字全部换成字母的时候，或者换成日文或者俄文的时候，你还能知道吗？这个就是典型的设计不良。需要增加一个字段：事业部，这是最后的分析要求决定的。下面是一个比较良好的案例：请设计一个统计表，可以对每个品类或者品牌进行各个项目得分

5、的查询和统计： 编码店铺品牌品类位置店铺形象产品陈列促销推广人员形象品牌推广合计百分制A102甲子AA皮具1109810104864B103乙丑BB皮具8711101075370.667B104丙寅BBBB59158765066.667C105丁卯CC310991064762.667B106戊辰BBAA41088754256B107己巳BBAA11610101075472A108庚午AA皮具41313101085877.333A109辛未AA男鞋811129865472B110壬申BBBB516148975

6、978.667C111癸酉CC6789754256C112甲戌CC8167353040B113乙亥BBBB9110101084864B114丙子BBBB51019884154.667C115丁丑CC10206101056181.333 你会发现，和刚才是同样一张表，但是没有了“按照事业部进行统计”的需求，他就是一个比较不错的表格。2.底层数据一定要完整，最好不用合并单元格表示表2 底层数据用合并单元格：编码店铺品牌品类位置店铺形象B1甲子AAAAAA男鞋67B2乙丑AAA皮具115B3丙寅115这是一张典型

7、不良。这样，在进行一些计算的时候，excel无法进行。而这种设计风格，常常会被很多excel初学者和初次使用者使用，并且还引以为荣，因为这样看起来更好看了，但是，合并单元格的处理，最好是在最终报表中体现，而不要在底层数据表中体现，这样会让人很头疼的，甚至连高级筛选都没有办法进行。表3底层数据设计比较合理：编码店铺品牌品类位置店铺形象B1甲子AAAAAA男鞋67B2乙丑AAAAAA男鞋115B3丙寅AAAAAA男鞋115 这样，当需要进行汇总求和或者根据条件求平均的时候，就比较方便了，用的函数比较简单（嵌套不

8、需要太多），公式显得简明。什么意思呢？在底层数据表格设计的时候，一定要保证每一个记录数据的任何一项都是完整的，比如，表3和表2的对比。当然，表3可以设计的更为合理一些，就是，将品牌和品类放在前面。表4事业部品牌品类店铺编号AAAA男鞋甲子A1BBBB女鞋乙丑A2C乔登箱包丙寅A3D……手袋丁卯A4……………………A5这样的话，我们可以看到，其实这张数据表，基本上也反映出了一个组织架构和运作的问题：一个事业部可能操