【8A文】Word文档目录自动生成方法.ppt

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1、Word文档自动目录的编制使用自动目录的两大优点：避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷；当文档修改使得页码变动时，可以实现目录的自动更新。说明：本课件所用学位论文示例仅作教学之用，所以隐去了作者的真实姓名；为方便说明自动目录的生成过程，学位论文示例中的正文部分只保留了第一章的一、二两节。推荐方法：通过设置大纲级别生成自动目录。主要操作步骤：操作步骤1：设置页码操作步骤2：设置标题级别操作步骤3：插入自动目录操作步骤4：更新自动目录操作步骤1：设置页码根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然后为不同的“

2、节”分别设置页码。（具体的操作方法见课件2：“Word文档页码编排”,在此不再赘述）本例中的文档经上述操作，形成如下3节：本例的文档结构：第一节：封面、声明与目录页，页码设置：无页码；第二节：中英文摘要与前言，页码设置：大写罗马数字，Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ…；第三节：正文、结束语、附录、参考文献与致谢，页码设置：阿拉伯数字，1、2、3、4…。在目录页下插入第一个分节符，使封面、声明与目录页形成第一节，其后的内容形成第二节。第一节摘要Abstract前言在前言的最后一页插入第二个分节符，使中英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成为第三节。ⅠⅡ

3、Ⅵ第二节第三节正文结束语附录参考文献致谢⒋⒌⒍第三节操作步骤2：设置标题级别在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。本例设置如下三级标题：本例中的标题级别：第一级：摘要、ABSTRACT，前言、正文中的章名（如：“第一章高职教学创新与网络探究”）、结束语、附录、参考文献、致谢；第二级：正文中每一章下的节名（如第一章下的“第一节信息技术条件下的高职教学改革”）、附录下的附录1、附录2；第三级：正文中每一节下的各点（如第一章第一节下的“一、当今高职教学领域的改革”。标题

4、级别的设置方法：将页面视图切换到大纲视图；1．打开视图下拉菜单，选择“大纲”视图；将光标移到将要设置的标题前，打开大纲级别选择框，确定标题级别；将光标移到“摘要”前，打开大纲级别选择框，将“摘要”确定为“1级”标题级别；1级标题依上述方法将“ABSTRACT”、“前言”、“第一章”、“结束语”、“附录”、“参考文献”、“致谢”均设为“1级”标题；1级标题将光标移到“第一节”前，打开大纲级别选择框，将“第一节”确定为“2级”标题级别；依照此法将第一章下的“第二节”、附录下的“附录1”、“附录2”均设为“2级”标题。2级标题将光标移到第

5、一节下的第“一”点前，打开大纲级别选择框，将第“一”点确定为“3级”标题级别；依照此法将第一节下的第“二”点、第二节下的“一”、“二”点均设为“3级”标题。3级标题所有级别的标题设置完毕，打开“显示级别”下拉框，显示所有级别的标题，检查是否有未设置的标题；本例中共设置3级标题级别，因此选择“显示级别3”；1级标题2级标题＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋3级标题如果设置的标题较多，也可逐级显示和检查各级标题。操作步骤3：插入自动目录各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统

6、即可自动生成目录。打开视图下拉菜单，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图。将光标移到准备插入自动目录的位置，打开“插入”下拉菜单以及“引用”下级菜单。注：有些Word版本的“索引和目录”就在“插入”下拉菜单中。打开菜单中的“索引和目录”，即弹出“索引和目录”对话框。利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别。本例中的标题级别为3级。点击“修改”，弹出“样式”对话框。可以在这里选择目录的样式、修改字体等。点击“确定”后生成自动目录。自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，可直接到达标题所在页。操作步骤4：更新自动目录如果

7、因为修改文档内容，使得页码发生变化，就需要相应地更新目录。例如，本例中因为正文内容减少，使得结束语提前到第3页，这时就需要更新目录。将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。点击“更新域”，弹出“更新目录”对话框。选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录更新。更新目录的操作更新前的目录更新后的目录结束语：自动目录的生成除了本课件中推荐的设置大纲级别这种方法外，还可以通过设置标题的样式等方法来生成，在此不做介绍。欢迎感兴趣的同学参加我们的现场讲座，以便了解更多、更详细的内容！