厦大综-厦门大学档案馆

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1、厦大综〔2002〕118号关于印发《厦门大学文件材料立卷归档办法》的通知各学院、各单位：现将《厦门大学文件材料立卷归档办法》印发给你，请遵照执行。附件：1、《厦门大学文件材料立卷归档办法》2、《厦门大学归档文件整理细则（试行）》3、《厦门大学文件归档范围和保管期限（试行）》二○○二年十一月廿七日主题词：文档管理办法印发通知抄送：校领导，校长助理存档：2份　　　［共印130份］附件1：厦门大学文件材料立卷归档办法根据《普通高等学校档案管理办法》（教育部1989年第6号令）、中共中央办公厅和国务院办公厅有关文件规定结合我校实际，经研究，特制定本办法：第一条本校各院、系、所（含直属教研室、研究室）

2、部、处、办、馆、团委、工会、建南集团等，均为文件立卷单位。凡文件立卷单位，必须坚持实行文书处理部门立卷，定期向校档案馆归档的制度。第二条文书处理部门的专职或兼职的文书档案工作人员负有文书立卷工作的职责，应认真履行岗位职责，做好文件立卷归档工作。各院、系、所、各机关职能部门应确定一位领导分管文书材料立卷归档工作，各有关科室的同志必须予以支持、合作和协助。第三条要坚持做好文件材料平时归卷工作。凡办理完毕的文件材料，经办的领导和有关人员应将文件材料及时送交本部门文书档案工作人员；部门文书档案工作人员应及时收集已办理完毕的、具有查考价值的文件材料，并给予恰当分类，归在有关的卷夹内，以便及时查找利用和

3、年终立卷归档。第四条各文件立卷单位要根据部门工作情况，在每年初拟定“立卷类目”（见附件3）。以后每年在上一年的基础上进行调整。“类目”应根据机关活动的规律，将该年可能形成的文件，按照立卷的要求与方法拟制。第五条各文件立卷单位应按照《厦门大学文件归档范围和保管期限》（附件3）要求，将归档文件收集齐全完整，并确定标注归档文件的保管期限。第六条文件立卷归档整理方法，按照《厦门大学归档文件整理细则》（附件2）和国家、省市档案局文件归档整理细则执行。第七条文件立卷要求：1、各部门立卷归档的文件材料应以本单位形成的材料为主，上级发来的文件材料，属于本机关的主管业务并要执行的，也要立卷归档。凡需归档的文件

4、材料一定要收集齐全，包括收发文件的正附件、电报、会议记录、大事记、照片及公文拟办过程中形成的全部有价值的材料。领导外出开会带回的需要贯彻执行的文件等，也需立卷归档保存。如发现文件不全，确实无法收齐的，由立卷单位撰写报告，随卷归档。2、各单位对不需要归档的公函文件，包括各单位的会计文件材料，以及内部的或含密集的刊物、资料在登记造册，经单位党政领导签批后，送档案馆统一销毁。任何单位和个人无权私自销毁文件材料，违者按《中华人民共和国档案法》有关规定处理。3、各单位归档文件中具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案，应同时整理一份移交档案馆归档。4、各单位应在每年6月前完成立卷工作。归档时，由立卷单

5、位填写编制归档文件目录（一式二份），向校档案馆进行交接。第八条临时办事机构的文件立卷，归哪个部、处主管的，由主管单位负责立卷。撤销单位的文件，应在撤销前随时将文件立卷向校档案馆归档。第九条凡立卷单位都要建立健全收、发文登记制度；文件借阅登记制度；文件催办和清退制度；归档案卷领导审阅制度；平时归卷和年终文件立卷归档制度。第十条校档案馆负责对各单位的专职或兼职的文书档案工作人员定期进行业务培训，加强经常性的业务指导。第十一条本办法从公布之日起执行，1992年9月18日厦门大学颁发的《厦门大学文书处理部门文件材料立卷归档办法》同时废止。附件2：厦门大学归档文件整理细则（试行）1总则1.1为了适应档

6、案管理现代化的需要，规范归档文件的整理办法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合本校实际情况，制定《厦门大学归档文件整理细则》（以下简称细则）。1.2范围本《细则》适用于全校各部、处室、团委、工会，院、系馆所和校各单位、公司等组织。1.3归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，包括电子文件、电子档案数据材料。2整理原则及质量要求2.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.2归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪

7、变的文件应予复制。2.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。3整理方法3.1装订归档文件应按件用线装订。装订时以“件”为单位，一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件复文在前，来文在后。3.2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）进行分类。3.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。3.2.