【8A文】MH-行政办公SOP培训PPT.pptx

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1、1.1文件命名■区分版本并随时回溯以前的版本■让接收方一眼明白文件的主题沟通的需要索引的需要■方便快速检索到所需要的文件回溯的需要2013.file错误原因不能反映文件的主题部门年终总结.file不能反映文件的归属部门员工工资表.file不能反映文件归属时期Q:为何要规范文件命名常见的错误文件命名方式举例1.1文件命名GBT-19580文件编号+卓越绩效评价准则文件主题直接连接或者下划线连接+傅园园文件作者+V3版本号或修订时间GBT-19580卓越绩效评价准则_人资部_傅园园_V3.doc+人资部归属部门+营销部归属部门+陈达文件作者+20160606修订时间2

2、016年公司部门工作总结_营销部_陈达_20160606.doc2016年公司部门工作总结文件主题不同的修订时间可以区别版本并方便回溯具备时效性的主题，一定要标明时期，如：2016年规范文件命名举例1.2文件夹的管理第一层第二层1.3电脑文件5S管理盘符固定化整理三要点结构科学化存放目视化整理Seiri1S操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘本地磁盘(C:)本地磁盘(D:)本地磁盘(E:)本地磁盘(F:)骨架层级数量适合的文件夹(科学地分类)适中的层级数(结构的深度)控制文件夹与文件的数目项目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件……03

3、-MyFiles-LA10-MyFiles-BB调研文件工作安排终端支持会议管理人事管理财务管理商品管理培训管理……文件的命名与排序是有关联的。常用方法是：文件夹名＝2位数字+“-”+文件夹名”如：“01-常用软件”、“02-系统软件”……。文件名＝2位数字+“-”+文件名如：“01-演讲比赛”、“02–培训课件”……。这样文件夹会按数字的大小进行升、降序排列。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。1.3电脑文件5S管理对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理整顿Seiton2S有用文件无用文件进行整顿！果断删除!定期清除和归档将电脑保持

4、在无垃圾文件、桌面整洁的状态清扫Seiso3S2、定期清扫垃圾1、定期归档文件：安装目录programfilestencentQQ这里面是QQ产生的垃圾360清理起来：桌面上下载的各种文件要处理并定期归档1.3电脑文件5S管理清洁Seiketsu4S培养每天清洁的良好习惯？软件2、安装软件1、下载软件安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。下载时，把软件存放在规划好的位置中；资料2、归档资料1、下载资料对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。下载的各种资料放在临

5、时文件夹；三个环节，保持电脑文件井然有序？结构完善文件结构命名规范命名文件夹归档周期性文件归档1231.3电脑文件5S管理电脑的空间因整理变大！思想的空间因总结变扩！生活的空间因清理变宽！素养Shitsuke5S总结思想清理环境整理电脑管理工作理个人品牌避免失误良好状态优秀业绩高效工作科学的电脑文件管理带来什么1.3电脑文件5S管理小结：电脑文件管理的”5S”素养清洁整理整顿清扫文件架构建区别文件分定期归档归每日整理整效果不错推2.5S小结：1.3电脑文件5S管理Skill：实用小工具用起来EP我的文档桌面快捷方式桌面便签常用收藏文件夹我的文档2.1办公电话电话礼貌三

6、要素：声音态度言词办公电话的三注意1、5W1H办公效率：WHEN：什么时间；WHO：对象是谁；WHERE：什么地点；WHAT：什么事；WHY：为什么；HOW：如何进行。2、8小时之外：公司手机，需24小时保持开机状态，便于及时联系。3、时间控制：理想的时间是半个小时到1个小时；电话无法沟通清楚，以263或邮箱方式。2.2客户电话成功电话沟通做好通话准备检查通话表现讲究通话内容做好电话记录客户电话的三注意1、职业化形象礼貌、热诚、熟练地接听内外线电话，声音里透出微笑。2、礼貌用语自报家门，说明来意，告知打扰对方；使用80%的耳朵去倾听顾客的话，使用20%的嘴巴去说话。3

7、、精简来意在最短的时间内接电话，言简意赅说明电话来意，时间不宜过长，切不可让对方长时间拿着听筒等你办完事。2.3接打电话礼仪1.接电话三声内接听，因故未及时接听说抱歉；应先问候，然后自报家门；a、接听外部电话时：“您好，XX公司！”b、接听内部电话时：“您好，XX部！”不可以“喂，喂”或者“你是谁呀”像查户口似的。声音适中、愉快、亲切；微笑接听电话，你的微笑对方听得见；代接电话：“请问您是找××吗？他/她临时有事走开了，需要我代为转达吗？”或“请您稍后再来电话好吗？”切忌只说“不在”，应做好记录（5W1H）后转达。永远不要对打来的电话说：“我不知道！