提供秘书服务程序313

《提供秘书服务程序313》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、政策及程序POLICIES&PROCEDURES部门:分部门:Department:客务部Outlet:商务中心工作任务:涉及员工:Task:提供秘书服务程序To:各级员工筹备:审批:Preparedby:Checkedby:日期:编号:Date:2006年6月Reference:RD-P&P-313(共3页）政策：Policies：主动、热情、礼貌、细致、周到为每一位客人提供服务。程序：Procedures:1．秘书服务项目内容：秘书服务就像办公室里的工作相同，通常有翻译、打字及复印等工作，商务中心在办公时间为客人提供以上的服务，当客人要求提供临时秘书时，则应提前通知商务中心

2、作预订，一般而言，以上之服务均由当班领班直接负责及只有在商务中心内提供服务，客人可以租用商务中心的会议室或临时办公室及要求的办公室设备。2．打字服务：（包括中文打字和英文打字两种）2.1.首先告诉客人有关的收费标准及所需完成的时间，假如是酒店以外的客人则应要求他/她先交押金。2.2.确保能看懂所需打印的文件内每一个字，若有疑问之处，应及时咨询客人，了解客人所有打印要求，按所承诺的时间完成工作交给客人。2.3.确保打印出来的每一个字都是正确无误，必须要重复检查后才交给客人。2.4.保留文字处理机（WORDPROCESS）的记录，以防客人有修改的要求。2.5.整理“商务中心杂项服务

3、凭单”，并请客人签名确认以后入帐。2.6.填写“商务中心杂项营业报告表”。3．复印服务：3.1.告诉客人有关的收费标准。3.1.正确选用复印纸及墨粉的深浅程度，以免造成不必要的浪费。3.2.正确摆放复印件，确保复印出来的文件或图形之位置适当工整。3.3.整理“商务中心杂项服务凭单”，并请客人签名确认并入帐。3.4.填写“商务中心销售报告表”。1．直拨电话服务：商务中心为酒店内外来的客人提供直拨电话的服务，其程序为：4.1.获取客人所要打的电话号码及目的地。4.2.通知电话接线生有关的电话号码及目的地。4.3.当客人通完电话后，从电脑系统上获取客人通话的时间及费用。4.4.如该客

4、人为酒店的住客，当客人在电话收费凭单签署后，现付或转入其房间。4.5.如该客人非酒店的住客，当客人在电话收费凭单签署后，现付并入帐。4.6.在“商务中心长途营业报告表”上作记录。2．笔译及口译服务：酒店向客人提供简单的中英文笔译服务，假如是复杂的或专业的翻译及各种其它语言的翻译，酒店则通过与当地的翻译公司挂钩而为客人提供该项服务。5.1.该项服务基本上是由当班领班直接负责。5.2.酒店的商务中心仅是为客人提供翻译服务，如果有关任何法律方面的翻译问题出现，酒店将不负任何法律上的责任，这一点必须要在事前向客人说明。5.3.酒店也可以通过翻译公司为客人提供口头翻译员的服务，然而，客人

5、必须至少半天之前通知酒店作预订，这一点必须要在事前向客人说明。3．笔译服务程序：6.1.阅读文稿，了解要求，看其是否能在客人所要求的时间内完成。6.2.向客人说明有关的收费规定。6.3.假如客人不是酒店的客人，请客人留下他/她的联系电话号码及公司名称，以便于联络。6.4.通知本地的翻译公司，要求他们来取客人稿件的复印本，原件由商务中心保存，同时，把有关客人的要求告诉翻译公司，此外，应与对方确认收费的金额。6.5.向翻译公司获取完成日期，在“笔译备忘录”上作记录，并要求对方人员签收。6.6.当翻译公司送回完毕之原稿后，应通知客人来领取签收。6.7.整理“商务中心杂项服务收凭单”，

6、并请客人签名确认并入帐。6.8.在“商务中心杂项营业报表”上作记录。6.9.完成备忘录所剩下的部分。1．口头翻译服务：7.1.当客人要求口头翻译服务时，应向客人获取如下的资料：7.1.1.语言的种类；7.1.2.什么时候及需要多长时间；7.1.3.怎么翻译；7.1.4.在哪里翻译；7.2.向客人说明有关的收费标准。7.3.通知与酒店挂钩的翻译公司，看是否能在客人要求的时间、日期内提供该项服务，并与对方确认收费标准，之后方与客人确认。7.4.该项服务完成后，整理“商务中心杂项服务收费凭单”，其处理方法与上述相同。7.5.填写“商务中心销售报表”。（注：预订该项服务时，应向客人说明

7、，如果他们要取消该项服务，则应付取消手续费给对方翻译公司。）