【硕士论文】电子文件资源共享利用研究与实现.pdf

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1、电子文件资源共享利用研究与实现电子文件资源共享利用研究与实现摘要随着计算机网络技术的应用与推广，很多单位开始重视电子形式的文件收集管理工作。近年来，我国各级档案行政管理部门在电子文件管理工作方面取得了巨大的成就，电子文件管理已经越来越受到各级档案行政管理部门的重视，出台了一系列的电子文件管理规范和管理制度。电子文件作为档案信息资源的一种，是国家的一项基础性的、原生性的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分。开发利用电子文件信息资源，实现电子文件资源共享利用具有重要的现实意义。但是，关于如何利用电子文件，电子文件如何科学整合以实现资源利用共享问题目前还停留在理论探索阶段，解决这一课题

2、已经成为档案系统的迫切任务。电子文件资源共享是一项庞大的系统工程，它的建设需要到政府各个部门的通力合作。目前已有部分省市进行了有益的尝试，但总体上仍处于探索阶段，尚存在大量的课题需要研究。本文是青岛市电子政务试点示范项目之一，笔者先介绍了电子文件管理的基础，提出了电子文件资源共享利用的解决方案——建设数字文件中心。本文重点论述了数字文件中心软件、硬件及数据库建设的方法，并对长久存储电子文件提出了具体的解决方案。关键词：电子文件共享资源整合存储电子文件资源共享利用研究与实现0前言二十世纪八十年代以后，随着计算机网络技术的应用与推广，人们越来越感觉到，电子文件这种以数字形式存在的文件，

3、具有很好的共享性，能够通过计算机网络高速传输，实现公文处理高效化，实现办公自动化。很多单位开始重视电子形式的文件收集管理工作。1988年巴黎国际档案大会把讨论电子文件管理列为一项主题内容。国际档案理事会也专门成立了电子文件管理研究委员会，研究制定电子文件管理策略。1990年，美国国家档案文件管理署颁发了<电子文件管理》。2000年9月，西班牙塞维利亚第十四届国际档案大会确立了“学习和运用当代先进科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐”目标。2002年，我国发布了国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)，引领我国电子文件管理工作走上了新的发展轨道

4、“”。近年来，我国各级档案行政管理部门在电子文件管理工作方面取得了巨大的成就，电子文件管理已经越来越受到各级档案行政管理部门的重视。不仅制定了一系列的电子文件管理规范和管理制度，还围绕着电子文件管理进行了许多相关的研究，并取得了一定的研究成果。北京市档案馆与全市18个区县档案馆进行了联网，实现了馆际信息资源共享。上海市档案馆投资700万元进行首期数字化建设，建立了较大规模的档案馆网站，在档案数据检索、档案全文信息利用、多媒体档案利用等方面部分实现数字档案馆的功能。深圳投资近千万元的信息化项目已经全面展开。然而，从目前掌握的情况看，各地档案部门都非常重视档案馆数字化、信息化工作，在档

5、案数字化管理方面进行了大量工作，积累了成功的经验。但是，关于如何利用电子文件，电子文件如何科学整合以实现资源利用共享问题目前还停留在理论探索阶段，解决这一课题已经成为档案系统的迫切任务。当今世界，信息是与材料和能源同等重要的现代战略资源，是国家和社会的重要财富和资产，是当代最活跃的生产要素之一，在国家经济和社会发展中正发挥着日益重要的作用。中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志在关于加强档案信息化建设的批示中指出：。档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”。国务院信息化工作办6电子文件资源共享利用研究与实现公室常务尉主任益维枝同志

6、强调，档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作。)。美国国家档案与文件署(NARA)的“档案数据库”(AccesstoArchivalDatabase，AAD)包含了由20多个联邦机构产生的5000多万件电子文件在线提供利用。英国公共档案馆的“网上文件”(DocumentsOnline)实际上是一个大型数字化的文件库，在线提供数百万份公共文件。西班牙印地安总档案馆已经有1000万件档案进入了档案数据库，在因特网上提供利用。日本亚洲历史资料中心已经将日本国立公文#馆等机构所藏的67万件档案数字化，形成了拥有1000万幅图像的全文数据库，在

7、互联网上提供利用“1。电子文件作为档案信息资源的一种，是国家的一项基础性的、原生性的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分。开发利用电子文件信息资源，实现电子文件资源共享利用具有重要的现实意义。本课题主要包含电子文件的整合、保存与利用三个方面，一是整合，就是及时将各单位通过规范整理的电子文件，通过一定的方法进行整合，电子文件的整合与传统的纸质档案统一收集到国家档案馆工作相比，电子文件整合涉及的问题更为复杂、难度更大。二是保存，数字信息的长期保存也是国际上一直讨论的热点