HJT78-2001-环境保护档案管理数据采集.pdf

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1、中华人民共和国环境保护行业标准HJ/T78-2001环境保护档案管理数据采集规范Datacollectionspecificationforenvironmentalprotectionarchives2001门2一25发布2002一04一01实施国家月屯境保护总局发布829HJ/T78-2001前言为保证环保系统档案实现计算机化管理，逐步在全国范围内建成环保档案信息网络，实现快速、准确查询和资源共享，使环保档案信息资源得以充分开发和利用，依据《中华人民共和国档案法》，制定本规范。本标准由国家环境保护总局科技标准司提出。本标准起草单位:中国环境科学研究院、中日友好环境保

2、护中心、中国环境监测总站、辽宁省环境保护局。本标准起草人:傅坚、罗桂玲、蔡君、王巧珠、马凤芝、李敏君、杜淑平。本标准由国家环境保护总局于2001年12月25日批准。本标准由国家环境保护总局解释。830HJ/T78-2001环境保护档案数据采集规范1范围本标准规定了环保文书档案、科研档案、监测档案、监理档案、基建档案、会计档案、特殊载体档案及档案借阅管理的计算机管理系统数据项的采集内容及方法。本标准适用于环保系练各类档案数据库建立、检索等计算机数据管理。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修

3、订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T7156-1987文献保密等级代码GB/T8563-1988奖励代码GB/T11821-1989照片档案管理规范GB/T4754-1994国民经济行业分类与代码GB/T15418-1994档案分类标引规则GB/T2260-1999中华人民共和国行政区划代码DA/T2-1992科学技术研究课题档案管理规范DA/T13--1994档号编制规则DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则HJ/T8.1-1994环境保护档案管理规范科学研究

4、HJ/T8.2-1994环境保护档案管理规范环境监测3定义3.1环保文书档案环境保护部门处理党务、行政事务及业务管理工作中形成的文件材料。3.2环保科研档案在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的科研文件材料。3.3环境监测档案在环境监测和行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等记录形式的环境监测文件材料。3.4环境监理档案在环境监理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的环境监理文件材料。I5基建档案基本建设工程的规划、设计、施工、竣工、验收和管理、使用、维护等活动中形成的具有保存价值的文字

5、、图纸、声像等记录形式的文件材料。HJ/T78-2001I6会计档案会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。17照片档案国家机构、社会组织及个人在环境保护活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录3.8常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。3.9磁性载体文件以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带)为信息载体的文件。110磁性载体档案国家机构、社会组织和个人在环境保护活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁

6、性载体文件。3.11实物档案在环境保护工作中形成或上级颁发及有关单位赠送的标本、证书、奖状、奖杯、锦旗、印章、牌匾、题字、题辞(题词)等不同载体的实物。4数据采集基本规则4.1数据项的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，结合本单位管理工作的具体情况确定。4.2各数据项的字节长度参照表4中规定的长度确定。表1数据项序号数据项类型长度}序号数据项类型长度1全宗名称c40}13文件编号C402全宗号c10}14起始日期D83目录号c8}15终止日期D84案卷号c4}16归档部门C505档号C16}}17归档时间D86保存状态C8一18附件c2007保管期限C819主题词C80

7、8稿本C12一20存放位置C209密级C621备注C1&10页数C4一22电子文档号C4011日期D8}23原文内容M12载体类型C205数据项5.1全宗名称全宗指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。一般录人单位全称或通用简称。例:1.全称:国家环境保护总局简称:国家环保总局z.全称:中国环境科学研究院简称:中国环科院HJ/T78-20013.全称:河北省环境保护局简称:河北省环保局5.2全宗号档案馆指定给每个全宗的代码。5.3目录号全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不允许出现重复的目录号。5‘4案卷号目录内案卷