国际历史科学大会.doc

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1、“第23届国际历史科学大会”欢迎晚宴接待方案一、服务情景设计1.2016年8月23日将在中国南昌举行世界历史学界每五年召开一次的“国际历史科学大会”，将有来自世界各国的史学者齐聚一堂。为了表达欢迎之意，江西省政府决定在南昌市五星级酒店前湖迎宾馆设欢迎晚宴接待世界各国学者。2.宴会于2016年8月22晚19:00在酒店一楼滕王阁厅举行，参加宴会的总人数100人，其中国外专家学者65人，中方35人，中方出席宴会的主要人员为中国史学会领导、江西省省委书记、省长、江西省社科院院长、江西省史学会理事、南昌大学人文

2、学院院长等相关部门领导及接待、翻译等工作人员。二、服务设计1.宾客特点分析：宴会宾客涉及多国史学家和学者、地方政府官员，接待规格较高。来自世界各国的嘉宾就餐饮食差异大，注重健康、讲究礼仪、分食进餐。针对此次宴会宾客的特点应重点从场景布置、菜单设计、安全保障、个性化服务着手。2.接待计划制定（1）接外办宴会通知单，成立宴会接待小组，确定宴会接待方案。确定：营销部负责与省外办对接并督促、协调，餐饮部负责餐饮接待，采购部负责采购，工程部负责设施设备检查，保安部负责安全保障，前厅部负责大堂范围的接待，总经理负责

3、全面接待工作。（2）营销部待场地布置、菜单酒水安排等接待内容确定后，及时向省外办反馈信息，共同确定宴会预订单中具体细节。（3）签发宴会预订确认书，送交省外办相关部门，确定相关内容。（4）营销部跟进反馈，如有变动及时变更或调整宴会方案。（5）宴会举办前，打印宴会通知单分发至各部门。（6）餐厨协调，落实宴会接待方案（7）组织酒店相关部门召开专项会议，布置任务，落实方案，商议细节1.宴会厅布置（1）该宴会为政府级别接待，是涉及外事活动的高规格中小型类中式宴会，因此选择具有地方装潢特色的滕王阁厅作为宴会举行场地

4、，大厅呈长方形型，面积约600平米，没有遮挡视线的柱子等障碍物，配备贵宾接待室和专门的等候休息室。（2）台型设计图（见下图）（3）场景设计：1)宴会厅设计：从大门入口和贵宾室接待处铺设红地毯，标示主通道的同时渲染了用餐气氛。宴会厅整体色调以白色为主，辅以青花蓝与青花图纹，借助滕王阁厅四周墙壁原有的大型铜雕—滕王阁、滕王阁序等壁饰，突出南昌地域特点和历史文化特征。宴会厅正上方设有舞台和致辞台，现场设有演奏区，可以选择用中华民族经典曲目作为如“茉莉花”、“远方的客人请你留下来”等作为迎宾曲及宴会曲，舞台背景

5、采用大型LED屏幕，展示热烈欢迎参加“国际历史科学大会”来宾的中英文字幕和会徽。1)贵宾接待室布置：按小型会客室布置，准备翻译席位，提供茶水、水果、小毛巾服务、物品寄存等服务。2)等候大厅区按照茶歇形式布置，准备一些简单的饮料供客人食用。摆放宴会台型布局图及座位安排示意图，供客人了解席位安排。1.宴会人员安排表岗位人员工作地点人数任务酒店总经理宴会厅1人总协调宴会部经理宴会厅场内外1人做好现场指挥，保证各项服务工作的顺利开展宴会厅领班宴会厅3人协助经理做接待工作，有效保证宴会顺利进行迎宾员宴会厅入口处4

6、人协助主办方做好宾客迎接，咨询及相关服务贵宾厅迎宾员贵宾接待室2人负责贵宾厅宾客的迎领接待茶歇服务员等候区2人负责宴会前茶歇服务（可临时抽调宴会服务员）宴会服务员宴会厅24人主桌每桌安排4人服务，副桌每桌安排2人宴会酒水员宴会厅4人负责宴会酒水的提供和开酒服务，协助宾客敬酒时的斟酒服务传菜生宴会厅20人负责传菜工作,协助服务人员做好空餐盘回收及杂物处理等事宜工程部员工宴会厅2人负责宴会厅照明、音响、空调、舞台LED播放等设备维护与正常运作销售部负责人宴会厅2人负责与主办方及时沟通联系，处理突发事件保安宴

7、会厅4人负责宴会当天场地外围安保工作及安全检查落实2.服务流程（1）场地准备：按照宴会设计布局图，做好各区域场景布置工作，重点检查LED屏、音响设备等物品的调试，确保宴会顺利进行。（2）物质准备：检查落实所需餐具、桌椅、布草等物品，保证宴会当天物品的使用。与宴会服务有关各级、各部门通力协作，完成宴会的其它物质准备工作，如花草、酒水等。（1）营销部与主办方就细节问题进行最后敲定，尤其是席位牌、指示牌、相关LED内容有无差错等。（2）人员准备：下午16:00，宴会开席前三小时全体工作人员进行班前例会，检查仪

8、表仪容及具体任务分配和注意事项交办。（3）检查落实：宴会部安全工作、卫生工作及物品准备工作落实到位，尤其注意电源插头、临时地垫接缝是否凸起、地面防滑处理及灯光照明、电梯、扶梯的检测、洗手间卫生等工作（4）席间服务：高规格、高标准完成宴会餐间服务，由于采用分餐用餐方式，传菜员要与席间服务员密切配合，保证用餐节奏统一。整体服务热情、大方，做到“三轻”、“一快”、“四勤”。（5）个性服务及注意事项：整个宴会服务注意统一节奏，听从整体安排，统一上菜