国家档案局办公室关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南.doc

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1、国家档案局办公室关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，各中央企业档案部门：为加强企业数字档案馆（室）建设工作，现将《企业数字档案馆（室）建设指南》印发给你们，请参照实施。国家档案局办公室 2017年9月1日企业数字档案馆（室）建设指南说明为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）。本指南由国家档案局提出并

2、归口。本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红目录1概念与基本特征11.1概念11.2基本特征12建设目标与原则22.1建设目标22.2建设原则23基础设施建设33.1机房建设33.2网络设施43.3硬件设备43.4基础软件43.5其他设施44电子档案管理系统建设44.1收集功能54.2整理功能64.3保存功能74.4统计功能94.5利用功能94.6系统管理功能104.7传统载体档案辅助管理功能124.8其他可选功能135数字档案资源建设135.1传统载体档案数字化135.2电子文件

3、归档145.3专题数据库建设156制度规范建设156.1制度建设156.2标准规范建设157安全保密体系建设178经费与人才保障178.1经费保障178.2人才保障189建设步骤189.1项目规划189.1.1成立项目工作组织189.1.2制定项目方案189.2项目立项199.3项目实施199.4项目验收259.5项目运维25企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档

4、案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。1概念与基本特征1.1概念本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。1.2基本特征与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：1）档案资源数字化通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统

5、载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。2）档案管理信息化企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。3）档案服务知识化企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。2建设目标与原则2.1建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管

6、理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。2.2建设原则企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：1）统筹规划，分步实施企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的实现。建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。2）需求导向，利用优先企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求为

7、导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。3）安全保密，合法合规企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。3基础设施建设企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择