浅谈新时期电子档案管理问题

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1、浅谈新时期电子档案管理问题　　摘要：现阶段随着科学技术不断发展，档案管理也朝着高新技术管理方向不断发展。这使得我国档案管理呈现出一种新颖的发展方式。因此本文主要从这一背景出发，分析电子档案管理做具体有的各种突出性作用，同时也提出电子档案管理的重要地位，继而深入分析现阶段电子档案管理所使用的各种子系统，并针对现阶段存在的问题提出一些针对性完善措施。　　关键词：新时期；电子档案；管理问题　　在社会不断发展的今天，科学技术也不断的提高，这使得科学技术被广泛的应用于人们的日常工作和生活过程中，丰富了人们的日常娱乐休闲生活的同时，更提高了人们的日常工作效率。而档案是社会中极为重要

2、的信息组成部分，尤其是社会群众各自的独特信息。因此，对于档案管理的工作也越来越受到相关部门的高度关注。因此在当前社会发展过程中，档案管理也朝着高科技化的方向发展。这对于传统的档案管理来说，是一种跨时代的革新，不仅提高了整个工作的工作效率，同时还增强了档案信息的容量。但是现阶段的档案信息管理中存在着许多不容忽视的问题，需要相关部门高度关注这些问题。　　1新时期电子档案管理的简要概况5　　现阶段我国档案类型众多，在整个档案的整理和录入极为复杂，同时档案涉及的行业也多，各种档案信息资料十分的零散，对于整个档案管理的要求极高。同时，因为随着科学技术的普及，尽管出现了大量电子档案

3、，但仍然有着许多信息实体的档案信息资料，进而我国现阶段的档案管理着两种甚至多种不同的档案类型，因此在管理过程汇总存在着许多障碍。另外，不同行业不同单位都纷纷建立属于本企业所特有的信息管理系统，但是随着社会信息的高度融合之后，仍然会在各单位的信息系统中残存，从而使得信息档案完整性缺失。所以现阶段存在的多种状况，需要相关部门采取一些必要的措施来实现电子档案信息的高度管理。　　2现阶段我国电子档案管理中使用的各种管理技术　　电子管理系统是建立在多种系统之上的综合性系统，因此电子档案系统属于一种综合性的系统，极多的功能都是通过相互的交互性处理手段来实现，例如档案信息的收集和整理

4、功能、管理系统的维护功能、对档案信息资料的管理系统等功能。并且现阶段我国所使用的电子信息档案管理中的子系统主要有以下几个：　　2.1信息采集子系统　　这一系统主要是对档案所需要的各种信息进行采集和收集。在信息的采集过程中，必须要按照整个系统的具体流程以及相关的要求，将不同的信息系统中所涉及的各种信息进行采集，再通过各种整理编辑来实现分散性的档案整理。通过各种数据的导入功能，可以将潜藏在不同单位的各种零散信息全部都收集到总系统之中，这样还可以实现各种离线性信息的收集。此外，在整个档案信息收集过程中，会有大量的实体档案的收集整理以及以相互信息之间的伴随。　　2.2档案管理子

5、系统5　　这一系统主要是实现对档案的日常整理和管理。数据的管理主要指的是对档案信息进行日常的监督整理工作，并且在整个电子档案管理过程要与实体档案管理的过程相统一，并且遵守相互之间的各种规定和要求，另外一整个管理的基本规则为基础，结合电子档案的特点，对档案管理行为进行各种管理方式的优化。　　2.3档案的开发利用子系统　　这主要是对档案进行研究和开发，同时对各种方式的档案进行利用，这种利用并不仅仅是利用档案得具体信息，更多的是利用网络的便捷搜索方式实现信息资料的寻找，不仅包括信息档案的关键字搜索，还包括着信息档案资料的分类检索和全文检索等方式。搜索完毕之后，继而对这些信息进

6、行采取发布等手段。这样的搜索方式不仅极大地提高了工作的效率，同时还给人们带去了极大的便捷性。　　2.4系统维护子系统　　这一系统主要是对系统正常运行提供辅助性工作。主要是以各种数据结构正常运行为基础来实现对各种权限的管理以及系统所需要的参数进行设置。这样不仅为档案管理提供系统支持，同时还营造档案管理良好工作状态的平台，同时满足了工作人员对系统的各种要求。同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。　　3新时期电子档案管理完善性策略分析5　　第一，建立规范的管理机制在

7、档案信忌、化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度，档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立：如果各单位