我国人事档案管理现状和对策探究

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1、我国人事档案管理现状和对策探究摘要：人事档案是事关个人发展、福利领取的重要材料，也是组织考察、任用人员的主要依据。但因个人和单位的档案意识薄弱，管理滞后制约了人事档案对人力资源开发管理方面潜在作用的发挥。本文在介绍我国人事档案管理现状的基础上，从健全人事档案制度、加强人员队伍建设、优化管理模式和提高利用价值四个方面提出了相应对策。关键词：人事档案规范化信息化一、我国人事档案管理的现状伴随改革开放的步伐，我国人事档案工作也取得了相应的发展，如人事档案管理系统初具规模，制度体系基本建立,业务工作逐步理顺，信息化建设也已提上议事日程。但是，从“传统神祕

2、观”到“现代淡薄观”的转变，人们对人事档案的认识依然比较极端，曾经将人事档案看得过于神祕，政审材料成为人事档案材料的重要组成部分，其它各类材料中的个人陈述和他人评语也存在片面性，不符合人事档案应真实完整、客观全面的要求；后来则陷入另一个极端，灵活就业大趋势下，不少企业对员工的人事档案不关心不重视，个人也视人事档案为鸡肋。人们意识不到自己有积累和维护档案内容安全的义务，所填材料和表格也很随便。“弃档族'‘对自己档案的去向毫不关心，或者委托放在人才中心后就再不过问，不及时补充新材料，也不续缴存档费用，与存档机构长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案

3、”。存档部门与材料形成部门联系不够紧密，不能及时将人事档案材料收集归档，对收集起来的材料未经严格的鉴别整理就保存起来，影响到材料的真实性、完整性。由于转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，做不到档随人走，这种“人档分离”状态既影响新单位的用人决策，又增加原单位的档案保管压力。人事档案不能引起单位和个人的重视，潜在的作用发挥不出来，根本原因还是因为人事档案管理制度与人事制度脱节，有关人事档案管理的法规更新不及时。例如《干部档案工作条例》（1991）、《干部档案整理工作细则》（1991）、《企业职工档案管理工作规定》（1992）、《流动人

4、员人事档案管理暂行规定》（1996）,最新的就是2009年修订的《干部人事档案材料收集归档规定》。人事档案内容陈旧、利用价值不高；作为一项被边缘化的辅助性工作，基础设施和保管条件落后，人员配备不足，落后的管理模式不能与现代化管理同步，难以满足用人单位和社会的需要。这些问题在一定程度上制约了人事档案对人力资源开发、配置与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。二、加强人事档案管理的对策1.健全档案管理制度，规范化统一管理人事档案是伴随个人一辈子、与个人发展、福利休戚相关的材料。真实性是人事档案的

5、生命，要防止涂改伪造、丢失错放材料，保证所归档材料对人事工作有利用价值，就要有一系列严格的规章制度来进行统一管理。首先人事档案制度一定要与人事制度同步，充分发挥人事档案在人员流动、工资调整及职称评定等方面的凭证依据作用。其次，建立统一的立卷内容和建档标准、严格的联系沟通制度。因为人事档案的材料来源广泛，在材料形成之时就要严格把关，并于材料形成一个月内及时归档，避免遗漏或错误。那种平时各部门自行收集保管材料，档案转出时才突击收集整理的方式是不可取的。第三，规范各环节核心业务流程，从收集归档、鉴别整理、保管、利用及转递，各个环节都要制定明确的原则、基

6、本流程和注意事项。2•加强人员队伍建设，专业化科学管理人事档案管理是一项政策性强、事关档案相对人利益的工作，因此作为人事档案管理员，首先必须具备很强的服务意识和高度的责任心，细心处理每个业务环节、耐心保管每份人事档案，防止档案损坏或丢失，对人事档案相对人负责,对自己的工作负责。其次要有较高的政治素质和专业素质，热爱档案事业，领会并能解读相关政策，认真执行人事档案管理制度，熟练掌握档案知识和业务技能，可以独立处理工作中的一般问题。此外，作为管理者还要统筹安排好工作，譬如每年七月份高校学生毕业之际，毕业生档案的转递进入高峰期，高校及相关接收单位（尤其

7、是人才服务中心）应做好毕业生档案转递和接收工作的部署，安排档案管理人员加班加点，及时准确地整理学生档案（其实这个工作应提前，积极联系学生处、教务处相关部门，随时补充学生档案）、并按就业协议书上提供的地址准确转递。接收单位要指派专人负责，认真清点档案到达和完备情况，保证完整准确。3•优化档案管理模式，信息化高效管理在互联网高速发展的信息时代，人事档案的管理也应向信息化、现代化发展。采用信息化现代管理手段，建立人事档案管理系统。将每个人的档案材料录入计算机，并随时录入最新信息。本人可以上网查询、核对自己的基本信息（严格要求保密的信息除外），将错误信息

8、或新增材料信息反馈给系统管理员及时维护和更新，保证人事档案材料的真实性、完整性、有效性。同时，做好各个环节的登记统计工作,每份档案的出入