关于行政机关公文主题词标引方法的探析

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1、序号：506索引号:J0110—2009-00220公开形式:主动公开公开时限：常年公开发布机构：发布日期：2009-10-9关于行政机关公文主题词标引方法的探析冯金霞马德原《国家行政机关公文处理办法》第十条十二项明确指出r公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。”这就要求行政机关制发的公文应当正确标注主题词。《〈国务院公文主题词表〉使用说明》对主题词标引方法作了简要说明，不够具体，而在其他文件或学习资料上也难以查到权威的主题词标引方法，所以在实际应用过程中容易出现一些错误。为此，笔者学习了国务院等部门

2、文件标引的主题词，得到一些体会现撰写成文，以与诸位同行探讨交流，谬误之处，敬请批评指正。一、主题词、主题词表的含义主题词又叫关键词，是以基本概念为基础、进行规范化处理，可显示词间语义关系的词或词组。公文中的主题词是指最能概括公文的内容或反映公文类别并经过规范化处理的名词术语。主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的名词术语，按照一定的排列所组成的规范化动态词典。党政机关有各自的公文主题词表。行政机关的公文主题词表是为了适应机关办公现代化的需要，便于计算机检索和管理公文而编制的一部术语控制工具。常用的是《国务院

3、公文主题词表》，一些专业性较强的部门和一些地区另有自己的主题词表，比如《河南省公文主题词表》、《黄河水利委员会公文主题词表》等。在这里，笔者以《国务院公文主题词表》为例进行探讨。二、几类常见的错误标引（一）简单地切分标题或公文主题概念。从标题或公文主题概念中摘取几个词作主题词，不经规范化处理，也不在《公文主题词表》中进行转换。如：《某省建设厅关于贯彻建设部节能减排工作实施方案的通知》的主题词为：贯彻节能减排实施方案通知。这几个主题词就是简单地在标题中摘取的几个关键词，除’通知"外的几个词都不是词表中的词。产生这类错误的

4、原因是完全不了解主题词的定义和标引方法，只是盲目地标引主题词。（二）混淆了党政机关公文主题词的标引方法。这是最常见的一类错误。党政机关公文主题词标引目的、规则、词表内容均不相同。行政机关公文标引目的在于对公文进行分类，便于检索；而党的机关主题词标引目的是全面准确地反映公文内容和发文意图。现实中，有些行政机关公文标引主题词时不能区分两者的差异，错误地使用了党的公文主题词的标引方法，甚至错误地使用《党的公文主题词表》O（三）类别词与类属词的使用错误。一种情况是类别词、类属词不分，交叉混合使用；另一种情况是对类别词、类属词的

5、使用不准确，弱化了分类功能。比如：《某市人民政府办公室关于成立阳光政府四项制度领导小组的通知》的主题词为：行政事务制度机构通知，“机构〃是类别词，不应作类属词使用，犯了第一类错误；该公文的主题是成立了领导小组，其类别词’行政事务"使用不准确，应使用"机构〃词目。）自造词目使用错误。有的公文对上行文时使用自造词目，还有的是对下行文时使用了过多的自造词目或者没有在自造词目后加注符号。（五）主题词放置顺序错误。主题词的排列有一定的顺序要求，应按照先类别词，再类属词的顺序标引；标引类属词时应按照先大后小、先重要后次要的顺序，最

6、后标反映公文文种的主题词。比如《某某市司法局关于表彰法制宣传工作先进集体和先进个人的决定》的主题词为：表彰法制宣传决定。“表彰〃这一词目顺序放置错误，应放在"决定"之前，主题词应改为"司法表彰决定"。再比如《某省人事厅关于印发〈公务员录用体检通用标准（试行）〉的通知》的主题词为：录用公务员体检标准△通知，其主题词"录用"放置顺序也是错误的。三、正确的标引方法（―）主题词表的体系结构。《国务院公文主题词表》共有15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表内容为中国和世界行政区域规范名称。

7、词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类，只作为划定主题词词目类别的区域，便于查找、使用词目，如"12秘书、行政"类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类。女『文秘工作"、“行政事务"等。第三层是类属词，如“公文"、"行政"等。第二层的类别词和第三层的类属词统称为主题词，用于公文的标引。（二）标引规则。1.数量要求。除类别词外，不得多于5个词目。2.标引顺序。先标类别词，再标类属词。标类属词时，应先标反映公文内容的词，再标反映公文形式的词。标反映公文内容的词时应先标主要成分、再标次要成分。比如《国务院关于西安市城市总体

8、规划的批复》，主题词为：城乡建设城市规划陕西批复，其中"城乡建设"为类别词，“城市"、“规划"、“陕西"为类属词，"批复”为文种；“城市"是主要成分，"规划"是对主要成分进行说明的次要成分，排在其后面。3•选用词目应坚持"宜宽不宜严"的原则。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可使用其上位词或相近的词标引。4•组配标引。