022会议室出租作业指导书

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1、会议室出租作业指导书文件编号：JY-RF0-W-022版次：1-1页数：第1页共3页一.口的：为使宾客商务会议的成功运作而制定的一套会议前准备与会议服务的程序说明。二•范围:商务中心。三•作业内容：序号项冃作业说明管制重点备注1会议室岀租1.会议室预订可分为电话预订和参观后预订两种方式。为更好地准备会议室，预订会议室一般提前2小时，如客人临时决定租用会议室，在会议室没有被预订的情况下，应马上按照客人要求迅速准备好会议室。2.向客人介绍会议室并报价，询问客人的要求，记录并答复客人是否可以解决，如冇不能满足客人要求吋，应向主管反应并采取相应的措

2、施，具体问询例举：2.1询问会议参加人数以及所订会议时间，查看是否有别的预订相抵触，耍做到先客人后内部。2.2询问会议参加人数、起止时间。2.3询问客人是否需要代其订餐或订房等。2.4询问主持人需准备的茶水或咖啡。2.5询问主持人有没有特殊要求或会议屮如冇急事可否打扰。2.6询问客人是否有别的特殊要求，1.接受预订，迅速准备会议室，按照客人的要求来布置会议室。2.在无法满足吋要釆取相应的措施。3.人数、时间。4.会议主题。5.是否要订餐或订房。6.是否准备茶水。7.有无特殊要求，会议进行屮能否打扰，对特殊并尽量满足。要求尽量满足。核准:审查

3、:制定:2记录1.按客人要求在［商务中心会议室预订记录表］上做好相关记录。2.如客人电话预订会议室时，按客人要求填写［商务中心会议室预订确认切后，把填写好的［商务中心会议室确认书］传给客人，如客人对于安排没有问题的话，请客人在主持人签名处签字，并回传（客人也可以通过电话告知对于安排的认可度）。接手的文员要把会议时间和相关内容记录在［商务中心会议室预订记录表］上。3.如客人临时决定租用会议室时，商务中心文员可直接填写［商务中心会议室预订记录表］,无须填写［商务屮心会议室预订确认书］。4.在［商务中心收费单］上注明会议开始的时间和结束时间。1.

4、填写确认书。2.冋传真给客人。3.记录。3准备1.提前将纸、笔、白板刷、白板笔摆放进去。2.调试客人要求的设备到适合状O1.提供文具。2.按客人要求准备。4提供服务1.欢迎先到的客人并安排就坐。2.在客人的右手边上茶或咖啡。3.根据抽烟客人数量增加烟灰缸（在不影响会议进行的情况下需勤换烟灰缸）。4.会议当屮如有急事需进入会议室，应轻轻地敲门三下，加水或换烟灰缸时皆要表示歉意“对不起，打扰一下”。5.随时留意会议中客人的需要，为走出门的客人提供帮助。1.欢迎客人就坐。2.右手边上茶水。3.在不打扰客人的情况下勤换烟灰缸。4.进门时要轻敲门。5

5、.随时留意客人的要求。6.会议期间如有人寻找客人，如情6.安排找客人的况不急可建议来者在休息区等来者在休息区候，并送上客人所喜欢的报纸或等候。杂志。如情况紧急可进会议室征得主持人同意后才能引领客人入内。7.会议结束后，一文员询问客人对7.结束后了解客会议室的满意程度，是否需要打人意见，并收取印文件等，并收取相应费用，另其费用。一文员检查会议室内设备是否完好。&送别客人：“很高兴为您服务，8.礼貌送别客人。欢迎下次光临。”四•附件：［商务中心会议室预订确认书］［商务屮心会议室预订记录表］［商务中心收费单］