论秘书人员的修养与文档管理

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1、论秘书人员的修养和文档管理学生姓名：指导教师：摘要I关键词1丽言21.秘书人员的修养2L1秘书修养在秘书日常工作屮的作用21.2秘书养成良好修养的途径3121气质修养31.2.2心理修养31.2.3品德修养41.2.4才学修养51.3秘书养成良好修养的方法62.秘书的文档管理72」以取代“卷”的优点72.1.1文书整理分类标准更客观72.1.2文书整理工作更符合规律82.1.3文书整理工作更简易确定82.1.4文书整理手段更加现代化82.2以“案盒”取代“案卷”的优点82.2.1简省了装订手续82.2.2统一了文档工作8223方便了查找借阅93.结论9参考文献10致谢

2、11摘要:信息时代对秘书的素质有较高的要求，良好的修养在很大程度上决定秘书的成功与否。结合秘书工作的性质与特点，对秘书的行为进行观察与研究，分析秘书作为辅助角色不可或缺的修养成分。同吋，指明秘书培养良好修养的口标与方向，探寻提高秘书修养的方法与途径，肯定秘书修养在秘书工作中的重要作用。改革开放以来，特别是加入世贸组织以后，我国的秘书文档工作逐渐与国际接轨。在科技技术口新月异的今天，运用先进的管理手段进行文档管理对秘书人员来说具冇重大的意义。关键词：秘书，气质，修养，文档管理刖吞职业修养同人们的职业密切相关，是人们在社会活动中需耍遵守的行为规范,个体行为的总和构成了自身

3、的职业修养。因此，职业修养具冇自身的职业特征。秘书是负责常管文档、安排事务并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。秘书工作非常繁琐,秘书人员是秘书工作的主休，能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所具备的职业修养。秘书人员要培养和捉高自身的职业修养,提高口身综合素质，这样才有助于提高机关或部门的工作质量和工作效率，树立机关或部门的良好形象，密切党同人民群众的联系。1.秘书人员的修养“修养"一词原意包括修身养性、反省自新、陶冶品行和涵养道德。马克思主义赋予“修养"新的含义，就是要进行口我教育、口我改造。这种教育和改造离不开群众的社会实践，离不开在实践中个人的主观

4、努力。“修养”这个词，从广义看是指人们政治、道德、学术以至技艺等方而进行的勤奋学习和涵养锻炼的功夫，以及经过长期努力达到的一种能力或思想品质；从狭义看，“修养'‘通常是指思想品德修养。思想品德修养是以人的政治态度、思想意识和道德品质为基木内容的。修养的木质如同人的性格，最终还是归结到道徳情操这个问题上。1.1秘书修养在秘书日常工作中的作用(1)良好的修养使秘书在处理人际关系屮如尙得水人际交往是秘书工作的一个重要内容，有修养的秘书善于与人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有礼，得到对方的认可与好感，得到对方的配合，冇利于交际事宜的顺利完成。(2)良好的修养能有效地提高

5、工作效率。有良好修养的秘书，对待工作的态度就总是认真的、谨慎的，严格按照领导意图办事，及时完成领导下达的任务，适当场合为领导出谋献策，有效地保证工作质量，提高工作效率。(1)良好的修养使秘书有助于进行准确的角色定位秘书是领导的参谋，有修养的秘书就能恰如其分地把握好自己的角色。秘书无决策权，无权威性，更不可擅自主张，不可过分表现，偏离处于从属性角色的位置，给工作带来不良影响。1.2秘书养成良好修养的途径1.2.1气质修养现代心理学一般认为，气质是不依活动目的和内容为转移的典型的、稳定的心理活动的动力特征。譬如，情绪的强弱，意志力的大小，注意转移的难易，心理活动的倾向等表

6、现。根据心理学理论。气质一旦形成就呈稳定的状态，表现为如何与他人交往，如何流露喜悦与悲伤，如何学习与工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了个人独特的气质色彩。俗话说“江山易改，本性难移S指的就是人的气质具冇稳定不易改变的特点。但是，气质也有可嫂性，并非一成不变，在后天的生活环境的潜移默化下，仍然会有某种程度的缓慢变化。毎种气质，各有所也各有所短，因此秘书应善于掌握自己的气质特点，逐步适应办公室工作的要求，以利于秘书工作的开展。1.2.2心理修养要做好秘书工作，秘书人员的心理索质至关重要。首先，要注重性格的修养。秘书在注重气质修养的同吋，也要不忘自身各方面性格的铸造。

7、注重以下几方面的性格对于秘书气质修养。(1)坚韧的意志。现代秘书处丁办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草或保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策、领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“探势头"、“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑，不能讲的，绝对不透露一丝一毫。另外，秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志，才不至于做事虎头蛇尾，屮途放弃，令人难以满意。(2)稳定的情绪。秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事务，工作永无止境,疲惫不堪尚且欲罢不能。而11