OA收支系统使用说明doc

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1、广州中望龙腾软件股份有限公司-IT工程部-20110622OA收支系统使用说明—系统版本V2.0版本名称日期作者描述V1.0OA收支系统使用说明2011-03-10IT工程部第一期功能说明V2.0OA收支系统使用说明2011-06-22IT工程部补充第二期功能24/24广州中望龙腾软件股份有限公司-IT工程部-20110622一、系统概述1.1、建设意义收支系统包含多个子系统模块和建设阶段，是逐步推进的建设过程，目前已经完成或正在建设模块有：(一)收支管理l功能概述：收入与支出的数据管理，通过系统能查询到相关明细和

2、汇总数据，使系统管理起财务的手工数据。l建设意义：1、财务通过系统电子化管理公司所有回款、和支出数据；2、使公司数据以后有历史存档、有据可依、有据可查；3、明细数据在系统里，而不是在具体同事excel文档里，公司领导和财务领导更方便掌握情况；(二)报表分析和业绩核算l功能概述：1、通过收入和支出进行一定程度的业绩核算；2、对回款数据、支出数据做一些数据分析、图形报表；l建设意义：1、降低业绩数据计算方面的工作量，数据可从系统进行统计和导出；2、通过一些图形报表，如回款走势图等，给出直观的数据分析和决策依据；3、逐步

3、开放权限到相关层面，使数据更加更开透明，有权限的人直接自己进入查看数据，降低财务提供数据的工作量；1.2、文档说明本文为系统当前已有功能的操作手册，主要简介关键功能的操作，读者对象可能有两部分人：l财务的操作人员：数据如何录入和维护等，涉及到公司的一些财务管理制度、业绩考核规则、与财务沟通协商的系统逻辑流程等，本文未做详细说明，参见财务内部定义业务规则说明文档；l数据查看人员：相关有权限查看系统数据的经理和员工，不需要理解公司的财务制度和相关管理制度，主要是通过报表模块来获取自己需要的数据。二、功能使用说明2.1、

4、登录位置本系统与OA系统完全集成，无论权限配置、页面风格、用户帐号等完全一致。登录OA，点击OA顶级菜单的收支系统即进入，如下图1所示。24/24广州中望龙腾软件股份有限公司-IT工程部-20110622（图1）2.2、回款管理2.2.1、回款录入财务回款管理人员使用的功能，在此进行回款单个录入、或批量导入，回款数据是否正确录入，关系到后期业绩提成计算：(图2)l回款数据填写说明：1)回款录入方式主要有批量导入和逐条录入两种方式，当需要批量导入时，请下载导入模板，填写数据后导入即可，维持模板里参数项与系统里的参数项

5、一致，不用自行修改excel模板。2)若采用页面录入的方式，请在网页中填写必要的回款信息，页面上黄色的字段是自动计算的，不用手动填写，但允许修改；3)归属个人业绩和归属部门业绩页面已做默认选择是，归属部门可填、可不填，不填写则默认为归属员工的的当前部门，当某笔回款归属员工A、但归属另外一个部门B时，则选择对应的归属部门。l导入数据注意点导入数据时，系统会根据模板里销售员OA账号做录入判断标准与OA员工进行一一匹配：24/24广州中望龙腾软件股份有限公司-IT工程部-201106221)数据导入完毕后，系统会提示导入

6、多少条，请核对与excel表格数据条数是否一致。若提示遇到数据错误（员工帐号不存在、某条数据错误等），则数据全部不导入，请检查后重新再导。2)日期格式，请用yyyy-mm-dd，模板也设置数据有效性检查，避免大家填错；3)Excel里请用实线框入真正的数据，不要框入没有的数据，也不要留空行，系统导入时，如果遇到空行，就会当成数据结束了或者出错。(图3)l系统自动计算的公式说明：回款金额=原币金额*汇率；实收金额=回款金额-销售费用；扣税金额=回款金额*税率；税后收入=实收金额-税金；个人毛利=税后收入－销售费用加扣

7、；2.2.2、回款明细维护财务回款管理人员使用的功能，在此对回款数据进行修改、删除，导出或者录入新的回款数据（图4）查询条件：姓名、部门、国家地区、客户名称、行业都可以模糊匹配查询，和其他下拉选择条件查询，查询结果可以导出到excel。1、默认查询结果是显示本月的回款数据。若要显示更多时间段的数据，则改变回款日期的条件来查询（回款日期条件即可下拉选择，也可鼠标点在对应数字上，直接修改数字）；2、导出明细数据时，建议不要导出大于5000条的数据，过多数据导出可能拖慢系统或excel溢出（这与使用时的网络条件、电脑配置

8、有关）24/24广州中望龙腾软件股份有限公司-IT工程部-201106222.3、支出管理2.3.1、支出录入财务回款管理人员使用的功能，在此进行支出数据的录入、或批量导入(图5)l支出数据填写说明：如上图5所示1)支出数据的录入方式主要有批量导入和逐条录入两种方式，当需要批量导入时，请下载导入模板，并按照模板要求填写数据。2)在导入过程中，若数据填写错误，