广州土地、房屋、矿产资源、测绘管理业务文件立卷归档规定

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1、广州市土地、房屋、矿产资源、测绘管理业务文件立卷归档规定总则1.1为了规范广州市土地、房屋、矿产资源、测绘管理业务文件材料的立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案管理规定》、《广东省房地产档案管理业务规范》，制定本规定。1．2本规定适用于广州市国土房管系统各单位，包括广州市国土房管局、各区、县级市、开发区、保税区国土房管局及其属下各单位。1．3市、区、县级市、开发区、保税区各级国土房管局及其属下单位应设立档案工作机构，配备专职档案员，负责本单位档案的接收和管理工作

2、。1．4各级国土房管局及其属下单位的业务部门应设立专职或兼职资料员，负责对本单位的归档文件进行收集、整理、立卷、编目、装盒，然后向本单位档案部门移交。1．5各级国土房管局及属下单位应将归档文件材料的收集、整理、立卷、归档列入本单位工作计划和业务部门的工作程序，纳入工作人员的岗位职责，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。1．6广州市房地产档案馆是长期、永久保存广州市土地、房屋管理档案的基地。广州市国土、房管系统各单位需长期、永久保存的土地、房屋管理档案应在案件办结后按规定时间向其移交。归档范围的确定2．1确定归档范围

3、的原则2．1．1归档的材料必须对广州市的土地、房屋、矿产资源和测绘管理工作和社会具有现实和长远的保存价值。2．1．2归档的材料必须完整、准确、真实，全面反映广州市土地、房屋、矿产资源和测绘管理各项业务活动的全过程。2．1．3归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种不同的特点和成套性。2．2归档范围2．2．1各单位各部门在开展房地产管理、土地管理、矿产资源管理、测绘管理等各项业务工作中所产生的各种产权证件、文件、证明、图表、声像、磁盘等材料，凡是有保存价值的，在办理完毕或项目完成后均属归档

4、范围。正在办理或暂不办理的案件和未完成项目的文件材料，暂缓归档。2．2．2文件实体和目录移交的同时，应提交与其内容相一致的电子数据（包括扫描影像数据、信息数据）。2．2．3具有下列情况之一的材料不予归档：-27-2．2．3．1重份的文件（同一文件的不同文本或不同文字的文本除外）；2．2．3．2.没有查考价值的信封和通知卡；2．2．3．3不属本部门业务或本案处理范围的群众来信；2．2．3．4无参考价值的群众反映材料；2．2．3．5无保存价值的调查提纲、介绍信和便条。3．归档文件材料的质量要求3．1归档文件应提交原件。

5、对业权人身份证明或已存入各级档案馆的材料，可提交复制件，经办人应核实复制件与原件相符并注明原件存放处。多件个案共用一份材料的，可将其存于其中一份案中，并在其他个案中注明原件存处。3．2归档文件的制作、书写和立卷必须符合国家公文格式和档案案卷构成要求（详见附件1）。电子数据应按照局统一数据标准设定，局无统一标准或实施中遇到问题的应与档案馆共同商定。3．3为了保证归档文件利用时的查全和查准，提高档案检索工作效率，各单位、业务部门在有新业务或业务整合使归档材料及信息有变化时，应及时与档案馆会商。4．归档文件材料的收集、积

6、累4．1各单位业务部门领导主管本部门归档文件材料的收集和积累工作，采取各种措施保证归档文件材料的齐全、准确、完整。4．2案件经办人员具体负责归档文件材料的收集和积累工作。从收件开始，将同一案件在经办过程中形成的文件材料集中存放在文件袋中。案件办结后，对积累的文件材料全面进行鉴定和整理,对不符合归档要求的进行补救，将遗漏的补齐，去掉不必归档的文件材料，立卷后向本部门兼职资料员移交。4．3兼职资料员负责归档文件材料形成中的监督和检查工作，及时将其中存在的问题向领导报告;负责经办人员所移交文件材料的接收、登记、保管和借阅

7、工作。5．归档时间5．1我局业务部门形成的房屋交易、登记文件、土地登记文件、产权处理文件应在案件办结后二十个工作日内归档；各区局接受市局委托业务所形成的文件也应在案件办结后二十个工作日内归档（另有规定的除外）。-27-5．2商品房预售许可证文件、中介服务管理文件、安居房出售文件、经济适用房出售文件、房屋拆迁纠纷处理文件、危房改造文件、房屋修缮文件、房屋租赁文件、房屋安全管理文件、物业管理文件、建设项目用地审批文件、土地使用权有偿出让转让文件、土地监察文件、土地统计文件、土地开发文件、土地复垦文件、行政案件复核、诉讼

8、文件一般应在案件办结后一年内归档；用地预审文件与补充耕地方案文件待项目用地报批手续办结后一年内归档。5．3土地利用规划文件、拆迁管理文件应在案件办结后三年之内归档。5．4办案周期较长，且其中部分材料涉及产权异动变化的，应在二十个工作日内将该材料先行归档。如：拆迁补偿材料应随签随归档。5．5其余各类档案的归档时间由各部门与档案部门分别商定。一般应在案件办结或项