机电系word文档规范与操作说明

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1、机电系Word文档规范与操作说明机电系Word文档规范与操作说明前言为了便于教学时学生提交作业文档的规范化，也便于学生进行规范的文章编辑练习，特编写此说明。本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交，如：课程设计、毕业设计，实验报告，课程学习汇报，科技制作说明，实习报告……。该文基于Word2003编辑而成，所述操作可能与其它Word版本略有出入。但操作结果应符合此规范要求。建议：格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。本文按照此文档规范与操作说明写成，也可作为编辑范文，供使用参考。10机电系Word文档规范与操作说明

2、目录1文档基本要求12文章名称（或篇名）格式13目录格式与生成13.1目录制作13.1.1目录标题生成13.1.2目录自动生成13.2目录修改34标题格式与生成35插图格式与生成46表格格式与生成67公式格式与生成68页码格式与生成89页眉格式与生成99文档格式编辑建议910机电系Word文档规范与操作说明1文档基本要求所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。所有标题与正文段落首行都必须空两格。所有公式都必须使用公式编辑器编辑。所有正文必须字体为宋体；字号为小四；行距1.5。正文段落首行空两格，其余行必须顶格。2文章

3、名称（或篇名）格式文章名称一般应在文档的第一行，2号字，居中，加粗。副标题应小一号字，居中，不加粗。假若文章有单独封面的要求，则文章名称不应再在内页出现。封面则按相关规定处理。3目录格式与生成目录为单独页，目录一般为三级目录（本节说明为三级目录格式示例）。3.1目录制作3.1.1目录标题生成当文章存在目录时，“目录”二字居中；二号；宋体；加粗。“目录”二字间应加两个空格。3.1.2目录自动生成目录条目从标题中自动转出（标题的设置，参考“4标题格式与生成”），不要用手工写入。其操作如下：10机电系Word文档规范与操作说

4、明一、目录制作时选择菜单“插入引用索引和目录”。目录制作选择菜单如图3.1所示。图3.1目录制作选择菜单二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示三级目录。若没有特殊的需要，一般不要在此改动格式。选择“目录”选项卡后如图3.2所示。图3.2选择“目录”选项卡三、点击“确定”生成目录。然后再修改成所需格式，目录的条目格式应遵从正文格式。10机电系Word文档规范与操作说明3.2目录修改当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时，应刷新目录域。具体操作如下：一、选中目录域，右击鼠标，在快捷菜单

5、中选“更新域”。弹出的“更新目录”对话框如图3.3所示。图3.3“更新目录”对话框二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。若只因为正文的修改只变动了页码，可以选择“只更新页码”。4标题格式与生成一般文章设三级标题，标题序号与文字间应有一空格（如：“4标题格式与生成”）。标题的格式一般不用手工设置，直接调用Word中的现成标题格式，如本文中“4标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。标题的设置操作如表4.1所示。表4.1标题的设置操作表级标题序号形式设置操作一级标题1（或“第1章”）在工具栏的样式

6、下拉框中选择“标题1”，如图4.1所示。居中。二级标题1.1在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。空两格。三级标题1.1.1在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。空两格10机电系Word文档规范与操作说明级标题序号形式设置操作其余次级标题次序一、（一）（1）1）……格式同“正文”。空两格。标题序号形式为建议形式，也可简略。但不得用1、2……，以免造成标题序号混乱。图4.1一级标题设置操作标题应与正文同在一页，不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时应加空行，应将标题移入下一页。5插图格式与生成Word文档中可插入各种

7、格式的图片。一般建议为*.jpg或*.bmp图片。这些可在“画图”工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。在Word文档中进行缩放时，图形不能变形、模糊。对于工程图形，建议用AutoCAD绘制图形，为便于修改，一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。粘贴到Word文档中时要注意图线的表达，不能全是细线。插图位置一般应“居中”，设置为“上下型”（位置如插图4.1所示）。具体操作是右击插图，在快捷菜单中选择“设置图片格式”，快捷菜单如图5.1所示。在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，水平对齐方式选择“

8、居中”。“版式”选项卡如图5.2所示。点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡，选择“上下型”，“确定”退出。“高级版式”对话框如图5.3所示。注意图形的大小与位置应适当，不得进入页边。10机电系Word文档规范与操作说明图5.1快捷菜单图5.2“版式”选项卡图5.3“高级版式”对话框插图编号一般按每章