第13届全球高校联盟大会策划简案

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1、第13届全球高校联盟大会接待方案2016/09/06活动概述01活动规划02活动细节03活动保障04CONTENT目录1活动概述PARTONEBACKGROUND活动概述全球高校联盟组织于1994年在柏林成立，是由来自欧洲和东亚各高校联合成立的非政府组织，目前成员包括来自美国、德国、俄罗斯、韩国、日本、瑞士、法国、塞尔维亚和中国等地的教育机构和组织。将充分利用高校联盟组织，吸引各国专家加入NEWS协会，探索高等教育国际化健康之路，把NEWS协会发展成为高等教育国际化“百家争鸣”的主要基地。NEWS活动概述BACKGROUND第十三届全球高校联盟大会落户武汉，将在201

2、6年10月17日——21日在湖北工业大学举行会议地点：湖北工业大学住宿地点：紫缘酒店用餐地点：紫缘酒店自助餐厅&湖北工业大学教工餐厅车辆要求：接机商务车，59座大巴车会务服务：接送机、住宿安排、交通服务、会务礼仪、同传服务、会务布置2活动规划PARTTWO活动内容BACKGROUND第13届全球高校联盟大会议程时间内容地点备注2016年10月17日报到紫缘酒店全天报到10月18日上午开幕式/大会发言/合影湖北工业大学图书馆报告厅含茶歇中午午餐湖北工业大学教工餐厅楚风苑下午大会发言/企业介绍/晚宴湖北工业大学图书馆报告厅含茶歇10月19日上午大会发言/企业介绍湖北工业大

3、学含茶歇中午午餐湖北工业大学教工餐厅下午换届交接/闭幕式/校内参观晚上晚餐/长江游轮夜游长江校内餐厅/红巷码头10月20日全天武汉市集体参观自愿参加活动内容BACKGROUND2016年10月17日之前完成嘉宾邀约，航班确认等信息收集，以便安排嘉宾住宿活动内容BACKGROUND嘉宾接待方案●重要嘉宾接待方案[草案]●10月17日机场接机、火车站接站专车送达酒店会务接待处登记入住、领取会务手册安排摆渡车接送嘉宾往返酒店或至领导会见地点重要嘉宾安排专人全程陪同10月20-21日办理重要嘉宾酒店退房专车送宾至机场或武汉火车站采用丰田考斯特车作为嘉宾外来会场及酒店的交通工具

4、，为来宾提供尊享贵宾待遇。活动内容BACKGROUND嘉宾接待方案●重要嘉宾接待方案[草案]●10月17日机场接机、火车站接站专车送达酒店会务接待处登记入住、领取会务手册安排摆渡车接送嘉宾往返酒店或至领导会见地点重要嘉宾安排专人全程陪同10月20-21日办理重要嘉宾酒店退房专车送宾至机场或武汉火车站两辆别克商务轮流接送机。活动内容BACKGROUND车辆配备车辆统一配备一名司机，两名服务人员证件（工作证、嘉宾证有所区别）车辆通行证、接机手举牌等物资活动内容BACKGROUND车辆配备车厢内放置饮用水、药箱（常规晕车药、速效救心丸、创可贴、常规降压药等药品），食品类可以

5、提供湖北特色美食，以便客人不习惯飞机用餐，充饥，同时也宣传湖北文化活动内容BACKGROUND签到入住签到步骤前期工作资料汇总中，做好嘉宾的用房需求，提前与酒店协商办理登记入住check-in需要登记好姓名、性别、国籍、居住地、身份证(外国人护照)号码、联络电话、入住日期天数。接机车辆到达酒店，有礼宾人员打开车门，接过嘉宾行李，check-in后，给与房卡，有礼宾将行李送至房内，并提醒客人用餐时间及地点。活动内容BACKGROUND签到入住签到分发嘉宾证，并提示佩带证件参加会议及用餐嘉宾证背书会议日程安排及工作组常服电话及值班位置温馨提示卡房内每日水果及酸奶促进消化及

6、改善肠胃环境及时差影响活动内容BACKGROUND自助餐每日早上7点钟提供叫早服务提醒客人用餐用餐不设餐券，凭证用餐&房卡门口工作人协助用餐服务及叫早服务车辆提前酒店等候8:00整出发前往会场参与会议活动活动内容BACKGROUND同声传译同传耳机，嘉宾席提前摆放就位，节省领取耳机时间同传系统提前一天，翻译现场测试3细节流程展示PARTTHREE流程展示——接机线路1途径市区武昌火车站汉口商圈，优点：路程较短缺点：易堵塞全程39.1公里预估时间1小时21分钟建议在早晚高峰更换行驶路线流程展示——接机线路2途径珞狮路早晚高峰易堵塞商圈，优点：全程二环线，平均车速快缺点：

7、南湖堵塞严重全程46.6公里，预计时间1小时35分钟建议在早晚高峰更换行驶路线流程展示——接机线路3途径珞狮路早晚高峰易堵塞商圈，优点：全程二环线，平均车速快缺点：南湖堵塞严重全程49.4公里，预计时间1小时33分钟建议在早晚高峰更换行驶路线会务接待组将根据百度实时路况，调度车辆行驶路线流程展示——报道第13届全球高校联盟大会议程时间内容位置2016年10月17日报到接机10月18日上午开幕式/大会发言/合影含茶歇中午午餐楚风苑下午大会发言/企业介绍/晚宴含茶歇晚上欢迎晚宴紫缘酒店10月19日上午大会发言/企业介绍含茶歇中午午餐楚风苑下午换届交接/闭