第四届广州国际城市创新奖及2018广州国际城市创新大会.doc

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1、第四届广州国际城市创新奖及2018广州国际城市创新大会会议服务项目用户需求书一、项目概述第四届广州国际城市创新奖及2018广州国际城市创新大会（简称“广州奖”）评审及颁奖活动将于2018年12月6日至8日在广州举办，举办期间会务服务项目情况如下：会议时间：2018年12月6日-8日（可能微调）会议地点：广州白云国际会议中心项目预算:142万元二、会务服务项目总体需求概要需求项目项目说明会务统筹及信息化管理完成会议整体运行策划设计及会议所需信息化管理平台服务会议后勤服务、场地布置、会议方案会议场地布置、开幕式布置、晚宴厅布置、VI创意设计、项目设计、会议资料、背景板、会议包、嘉

2、宾及工作人员证件的制作；。颁奖典礼服务节目制作、演出服务、视频制作、宣传资料制作、节目单制作、音乐制作、服装租赁、演出后勤保障会议办公设备会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租赁和办公耗材保障。获奖城市杯制作根据主办方要求制作获奖城市奖杯会议筹备保障会议期间筹备期间（合同签订至会议召开前）外来筹备会议人员工作餐、办公用品、耗材费用、筹备会议期间机动保障服务。三、细化需求（一）会务管理统筹及信息化管理根据采购人安排，协助完成“2018广州国际城市创新大会及全球市长论坛”会务管理的整体策划及整体进度管理工作，协调做好大会各项后勤工作。编制会议场地布置、现场管理、住宿、餐饮、

3、接待、会场安排等工作手册。配合采购人做好嘉宾注册、报到系统的管理工作、嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。（二）会议VI设计及会议相关物料管理根据采购人的要求和大会的整体方案，设计制作适合大会主题VI方案，采用国际化元素设计VI效果，并达到采购人要求。会议资料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合广州奖效果，应具有整体协调性和创意性。设计稿应该按照要求提前交给采购人审核

4、，同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。根据采购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋（会议包）、会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作；负责会议资料架的搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。投标人须提供VI设计及物料管理方案。（三）会议场地布置及现场管理根据采购人安排，做好会议场地布置的方案及设计，并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、会议氛围布置、会议背景板布置；并按照各个论坛，开幕式的具体要求进行布置；协助布置颁奖典礼场地、会议晚宴场地、开幕式场地；做好会议资料、宣传品、桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。根据采购人安排

5、，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作；做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作，协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。（四）颁奖典礼服务根据采购人要求，提供演出节目的策划组织、演出宣传、演出现场保障、综合管理等服务。1.颁奖典礼布置要求：按照国际颁奖典礼基本标准布置颁奖典礼现场，保证颁奖典礼现场的舞台、灯光、音响的效果，同时现场设计应该

6、简洁大方，不应过于铺张浪费。2.颁奖典礼演出风格要求：具有广州特色，主题鲜明生动，贴合广州奖主题。3.派专业团队配合新闻宣传团队对颁奖典礼进行录播，并提前与摄像制作团队沟通合作，确定颁奖典礼布置方案以及效果。投标人须提供颁奖典礼现场布置详细策划方案。（五）会议办公设备服务会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，设备维修维护等方面工作。供应商需提前准备好采购人要求的设备，接到采购人通知后，立刻提供相关设备。1.设备要求：根据采购人安排，提前提供可用的各项设备，所有办公设备需提供合格证，标准需符合大型国际会议要求。并按时送到采购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由

7、供应商负责。2.人员要求：自租赁设备开始，供应商应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的维修保养、处理故障、指导使用，协助各设备正常运行。如设备出现故障，应由供应商立刻派人于1小时内解决问题或提供新设备供工作人员使用，以保证工作不中断。3.设备的管理发放：设备管理和发放应该由供应商统一负责。会议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。投标人须提供会议办公设备服务方案。（六）会议奖杯、获奖证书制作会议奖杯、获奖证书制作参考往届绒沙金奖杯5个、绒沙银奖杯2个，加上模具费、木底座费、亚