第一组物业档案管理内容.doc

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1、第一组物业档案管理内容目录一、档案管理制度2（一）物业管理公司档案管理规定2（二）物业管理公司管理保密规定3（三）物业管理公司档案资料41、物业管理公司验收档案42、物业管理公司二次装修档案43、业户资料44、物业管理公司管理文本汇编45、物业管理公司设备维修保养类56、物业管理公司设施设备检测类57、物业管理公司物业管理处运作类5二、物业管理的内容6（一）．双方当事人的姓名或名称、住所6（二）．管理的项目6（三）．管理内容6（四）．管理费用6（五）．双方的权利和义务6三、物业档案管理的技术条件8（一）、文字档案的管理8(二)、档

2、案的分类8(三)、档案名称及编号81.档案名称82.档案编号9第一组物业档案管理内容一、档案管理制度（一）物业管理公司档案管理规定：1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及

3、编号目录。4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接办理移交手续、经确认后方可离任。6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件放在档案中不得随意使用。7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书确认，如有违反的作泄密处理。8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符求的保管责任人将作适当处分。9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将情节轻重追究当事人责任，并保

4、留追究其法律责任的权利。（二）物业管理公司管理保密规定：1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而

5、放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员

6、工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。（三）物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案：1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3）机电设备保养合约；4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；2、物业管理公司二次装修档案：1）用户单元二次装修图则及审批手续；2）二次装修期间管理处监督检查资料；3

7、、业户资料：1）入伙情况记录；2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等4、物业管理公司管理文本汇编：1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；3）物业管理公司各项管理分包合约；5、物业管理公司设备维修保养类：1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4）物业管理处有用户维修保修

8、单，维修后应有回访记录；6、物业管理公司设施设备检测类：1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检报告，清洗工作应有有效体检证明；4）避雷系统要有定