德宏州文书类电子档案移交与接收.doc

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1、德宏州文书类电子档案移交与接收根据国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《云南省档案局关于印发云南省文书类电子档案移交与接收试行办法》及《中共德宏州委办公室德宏州人民政府办公室关于贯彻《电子文件管理暂行办法》的通知》（德办通[2010]48号）要求规定，各机关、团体、企事业单位在向档案馆移交纸质档案时应同时移交电子档案。一．移交与接收内容、方式1.单位撤并之前的电子档案应按规定尽快向撤并后新成立的接管单位或有关档案部门移交2.州级单位2000年以后形成的保管期限为永久和30年的电子档案应向州档案馆移交。3.电子档案移交与接收主要使用光盘离线移交和接

2、收的方式。二．移交与接收要求1.电子档案的移交应包含与纸质档案相对应的目录及原文。目录制作要求：使用世纪科怡档案管理软件制作。无世纪科怡档案管理软件的单位要求统一使用EXCEL电子表格制作，格式如下：注：档号格式要求全宗号-归档年度-保管期限-件号如：70-2012-永久-001原文制作要求：①办公自动化形成的电子档案要确保与纸质档案保持一致，文件的命名与档号格式相同，并转为PDF格式。WORD或EXCEL文件转PDF格式步骤：第一步：将准备存档的电子文件（word或excel）打开；第二步：点击菜单中的“文件”—“打印”—在打印机名称中选“AdobePDF”—“确

3、定”；第三步：在弹出对话框中选择要存放的路径，输入文件名（文件名必须为档号）——点击“保存”；第四步：点击“安全”菜单中的“电子印章文件加密”，保存并退出；如果要归档的文件是由多个电子文件组成，必须将多个电子文件合并成一个文件，步骤如下：第一步：先将多个要合并的文件通过PDF编辑器转换为PDF格式（要合并的文件在转换后暂时不加密）；第二步：点击PDF编辑器菜单中的“文件”—“创建PDF”—“从多个文件”；第三步：点击“浏览”对要合并的文件进行添加，按照归档文件的先后顺序添加，添加完成后点“确定”；第四步：在弹出的另存为对话框中对合并好的文件进行命名存盘（文件名必须为

4、档号），点击“保存”完成多个文件的合并。第五步：点击“安全”菜单中的“电子印章文件加密”，保存并退出。②数字化（扫描）形成的电子档案要确保与其对应的纸档案保持一致，必须采用300dpi彩色模式进行扫描，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像采用多元TIFF格式合并成单个图像文件，并转为PDF格式存储。文件命名与档号格式相同。操作步聚如下：第一步：打开TiffToy文件拆分合并软件；第二步：将扫描好的存放图片的文件夹添加到对话框中，在“顺便把这些也合并进去”选项中勾选所要合并的图片格式；第三步：点击“开始合并”，提示“合并完成”后点“确定”；第四步：点击ACDS

5、ee菜单中的“文件”—“打印图片”—在打印机名称中选“AdobePDF”—“确定”；第五步：在弹出对话框中选择要存放的路径，输入文件名（文件名必须为档号）——点击“保存”；第六步：点击“安全”菜单中的“电子印章文件加密”，保存并退出。2.涉密的电子档案需移交归档文件机读目录并注明密级，电子全文不进行移交。4.移交的电子档案的存储载体为符合归档光盘技术要求的单位片盒装一次性写入光盘(DVD)。5.光盘上使用专门的“光盘标签笔”注明以下标识：单位名称、套别序号、归档年度、移交与接收人手写签名、存入日期、移交日期。图例：6.光盘盒上应注明以下标识：全宗号、单位名称、归档年

6、度、目录条数、原文件数、数据容量、套别序号、移交日期。图例：注：①单位名称是移交单位的名称；②全宗号是档案馆分配给档单位的编号；③归档年度是该光盘内档案归档年度；④目录条数是实有目录条数；⑤原文数是电子档案全文的实有件数；⑥数据容量是光盘内存储所有档案占用空间的总和；⑦套别序号是当年归档电子档案套数及光盘顺序号数。如共有2套电子档案，每套有2张光盘则标注A-1,A-2,B-1,B-2;⑧移交日期是双方移交与接收电子档案的日期。5.电子档案存储载体应完好清洁、无划痕、无损坏、无病毒。三．移交与接收手续移交与接收电子档案应填写《德宏州文书类电子档案移交与接收登记表》，经

7、双方签单确认后一式二份分别保存。