成都市政府采购项目档案管理办法.doc

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1、成都市政府采购项目档案管理办法第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》和其他有关法律规定，结合实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于成都市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。第四条政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人（包括委托采购代理机构）在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理。采购人应当妥善保管每项采购活动的采

2、购文件，保证档案资料的真实性、完整性。第五条采购人是政府采购项目档案管理的责任主体。各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。第六条政府采购项目档案包括：采购活动记录表（附件1）、采购实施计划备案表、招标文件（谈判文件、询价通知书、磋商文件）、投标（响应）文件、推荐供应商的意见、评审报告、单一来源采购协商情况记录、定标（成交）文件、合同文本、验收证明、质疑及质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料（附件2）。政府采购项目纸质档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。采购文件可以电子档案方式保存。第七条采购人应当在政府

3、采购项目结束后，及时完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷、装订和编制目录工作。政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行编制。第八条采购人应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，建立健全内部政府采购项目档案管理制度，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。第九条政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购人可根据需要永久保存。第十条政府采购电子档案管理按照本办法及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）相关规定执行。第十一条采用除公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价

4、、竞争性磋商之外的其他采购方式的，应按照本办法规定妥善保管其政府采购档案。第十二条采购人应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。第十三条本办法由成都市财政局负责解释。第十四条本办法自发布之日起执行。附件：1.采购活动记录表2.政府采购档案目录附件1采购活动记录表采购项目名称　采购项目类别(选择划√)□货物类□工程类□服务类采购预算来源、依据采购方式采购预算万元资金构成采购合同价格万元采用公开招标以外的采购方式的原因　邀请和确定供应商的条件和设定特定条件的原因　评审标准　确定中标、成交供应商的依据　废标原因　其他需要记载的事项　附件2政府采购档案目录（公开招标采购方式）档案内

5、容页码一、采购项目采购活动记录表1.1采购活动记录表二、准备阶段2.1确定采购方式文件（或采购实施计划备案表）2.2用户需求书2.3委托代理协议（委托代理项目）2.4招标文件论证资料（需论证的项目）2.5招标文件确认函三、招标阶段3.1招标公告（包括各种媒体刊登公开招标公告的资料记载）3.2招标文件发售资料3.3招标文件澄清修改资料（包括澄清会签到表、澄清修改文件、书面通知供应商资料、供应商对澄清修改文件的签收资料等）四、开标阶段4.1收取投标文件登记表4.2开标会签到表4.3开标记录表（包括密封检查表、报价记录表、开标一览表等）五、评标阶段5.1评标委员会组建资料（包括采购人委派评委和

6、专家库中抽取的专家确认表、评标委员会主任或评标小组组长的推选资料）5.2采购人代表委托书、评标委员会签到表及有关工作人员签到表5.3评标纪律认知资料5.4评标报告及其附件（包括资格性、符合性审查表、评分表、评分汇总表等）5.5评标过程有关的变更文件六、确定中标供应商阶段6.1采购人对评标结果的确定文件6.2中标通知书和评标结果公告（包括结果公告等）6.3质疑、投诉、控告和检举及处理文件七、合同实施阶段7.1采购合同7.2采购项目验收证明7.3资金支付文件及证明八、附件8.1招标文件8.2投标人投标文件正本（包括联合体共同投标协议）8.3投标人澄清、说明或纠正资料8.4其他有关的重要文件 

7、（录音录像资料应随其他文件一并存档）政府采购档案目录（邀请招标采购方式）档案内容页码一、采购项目采购活动记录表1.1采购活动记录表二、准备阶段2.1确定采购方式文件（或采购实施计划备案表）2.2用户需求书2.3委托代理协议（委托代理项目）2.4招标文件论证资料（需论证的项目）2.5招标文件确认函三、招标阶段3.1招标公告（包括各种媒体刊登招标公告的资料记载）3.2选择确定被邀请参与投标供应商的方式及名单 3.3投标邀请书3.4招标文