博士研究生参加国际会议回国报销注意事项.doc

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1、博士研究生参加国际会议回国报销注意事项一、报销时间获得国际学术交流基金资助的学生须在会议结束后30个工作日内到研究生院报到，审核报销材料，逾期视为放弃资助。如遇假期或其它特殊原因不能按期报销，研究生院可根据实际情况适当延长报销期限。二、报销内容研究生院资助国际路费及注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销，超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助或学生自行承担。欧美地区（包括澳洲）最高限额：10000元人民币；亚洲地区最高限额：5000元人民币。三、报销所需材料1．《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》学生出国前，需按照国际合作处《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》的基

2、本要求，登录出国（境）管理系统，按《填表说明》在线填写《哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表》，并按相关规定办理《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》。具体可咨询：国际合作处外事服务中心王若茜86403569（亚洲、美国）关星月86402779（其他国家及地区）（1）《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》：http://www.international.hit.edu.cn/sShort6.asp（2）国际合作处出国（境）管理系统：http://www.international.hit.edu.cn/network/default.asp（3）《使用说明

3、》：http://www.international.hit.edu.cn/network/help/network_help.htm2．护照首页复印件1份3．签证页复印件1份4．正式邀请信或参会通知复印件1份5．出境当天中国银行外汇牌价网页打印1份6．国内路段火车票或机票（如果导师同意从其经费卡中报销此费用，则需提供），国际机票（航空运输电子客票行程单、发票或打印订票中心/航空公司提供的电子版行程单），登机牌。7．若为订票中心/航空公司提供的电子版行程单，且相关费用是由储蓄卡或信用卡支付的，须提供银行流水单/对账单原件或复印件1份。8．注册费相关票据9．若注册费是用信用卡支付

4、的，须提供银行对账单原件或复印件1份。10．其它（如果导师同意从其经费卡中报销此类费用，则需提供）：如签证费票据、保险费票据、机场路段车费票据、住宿费票据等。其中，若住宿费是用信用卡支付的，则需提供银行对账单原件或复印件1份。请按以上顺序粘贴相关票据。四、对票据粘贴单的要求1．学生自行承担超额部分费用：（1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面；（2）学生在“经办人”处签字；（3）“报销票据粘贴单”不填写报销内容及金额，由研究生院统一填写；（4）“报销票据粘贴单”下载地址：http://cwc.hit.edu.cn/files/ztd.xls2．导师报销超额部分费用，但

5、不发放出差补助：（1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面；（2）导师在“项目负责人”处签字，学生在“经办人”处签字；（3）“报销票据粘贴单”不填写报销内容及金额，由研究生院统一填写；（4）“报销票据粘贴单”下载地址：http://cwc.hit.edu.cn/files/ztd.xls3．导师报销超额部分费用，且同意发放出差补助：（1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面，“报销票据粘贴单”不需填写报销内容及金额，不需签字；（2）填写“差旅费报销单”中的相关信息，用外币支付的费用不需折算成人民币，直接填写实际金额及货币单位即可；（3）导师在“项目负责人”处签字

6、，学生在“经办人”处签字；（4）“报销票据粘贴单”下载地址：http://cwc.hit.edu.cn/financeIndex/content.jsp?categoryindex=5&categoryindex2=3（5）“差旅费报销单”下载地址：http://cwc.hit.edu.cn/financeIndex/content.jsp?categoryindex=5&categoryindex2=3