北京交通大学因公临时出国（境）人员.doc

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1、北京交通大学因公临时出国（境）人员差旅费报销须知为加强我校对外合作与交流经费的管理，规范因公临时出国(境)差旅费的报销，我校临时出国（境）人员在国（境）外发生差旅费支出，报销时应顺序提交以下材料：一、因公临时出国（境）差旅费报销申请1.因公临时出国（境）差旅费报销表A.表格内黄色阴影部分的项目，由出国人员自行填写，要求字迹规范清楚，包括住宿费、注册费、城市间交通费、机票和签证费等，外币部分的报销标准参见《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》（财行〔2013〕516号文件），实际金额按照“说明”一栏的要求填写；表格下项目，需单位主管领导、经

2、费负责人及出国人的亲笔签名，并填写经费本号。如主管领导本人为出国人的，需经单位其他领导审批签字。（列支科研经费超过5万元以上的，还需科技处、计财处领导审批签字。）B.表格内绿色阴影部分的项目，由我处财务工作人员填写。C计财处主页“下载中心”栏目下载A4纸打印。2.出国行程说明出访两个及两个以上国家的，或出访一个国家多个城市的，按照时间顺序写明出行行程，并说明相应费用支出情况。出访一个国家一个城市的，不用另附行程说明。二、外方邀请函原件和出国任务批件外方邀请函需中文注明出国人姓名、出访任务、出访国家及城市、出访时间段等主要关键词，邀请函中未提及的城市

3、和时间段发生的费用不能报销，亦不能申请补助。一、北京交通大学出国（境）申请表出国（境）申请表应在出国前办理，每人填制一张。表中需有经费负责人和主管领导签字。教师出国（境）需经所在学院（部处）、人事处和国际处审批签字盖章，备案人员需经备案单位审批签字盖章；研究生出国（境）需经所在学院和研究生院审批签字盖章。注：教师填制的“北京交通大学出国（境）申请表”从“北京交通大学校园网——合作交流——资料下载中心”中下载；研究生出国（境）申请表可从研究生院网页中下载。二、国（境）外发票及对账单1.国（境）外住宿费提供原始正式住宿费发票，发票正面中文注明国家、城市

4、名、时间段、住宿费、外币币种和金额、交纳方式等。例如：美国、纽约，9.2-9.10，住宿费720美元，信用卡。2.城市间交通费提供原始正式交通费发票，同一城市内的交通费不予报销，发票正面中文注明起止国家城市、什么车费、日期、外币币种和金额、交纳方式等。例如：日本，东京至仙台，火车票，30125日元，信用卡。3.会议注册费提供原始正式会议注册费发票、会议注册费交费通知及交费注册表各一份，需中文注明其中的关键词，包括会议名称、作者、论文题目、费用收缴单位、交费币种及金额等主要内容。发票正面中文注明国家、城市、费用内容、外币币种和金额、交纳方式等。例如：

5、美国、纽约，会议注册费，400美元，信用卡。一、出国（境）机票提供出国（境）机票发票、登机牌和客票行程单，三者缺一不可，应使用转账支票购买。其中，行程单务必打印完整（行程单下方有合计金额，应大于或等于发票金额）；登机牌按行程顺序粘贴在原始单据报销单上；在外文机票行程单及登机牌上中文标注乘机人的姓名和起止城市名。对于在境外航空公司购买的机票，还需提供对账单原件。二、国内相关费用国内发生的相关费用，包括签证费、保险费、出入境通行费等，应与出国（境）机票一同粘贴，并入出国（境）差旅费的核算。国内发生的其他费用，包括往返机场的交通费等，按照网上预约报销的方

6、式另行报销，不并入出国（境）差旅费的核算。三、说明1.外币金额的折算，按照财务人员审核当天外汇牌价的中间价折算为人民币金额，其中，外汇牌价的中间价=（现钞买入价+现钞卖出价）/2。2.所有发票的背面需经费负责人和出国人两人签字，如负责人为出国人的，还需一位证明人签字。3.用信用卡支付国（境）外住宿费、交通费、会议注册费等费用的，报销时需附信用卡对账单原件，对账单附在相应原始票据后。4.不能跨课题报销出国（境）差旅费及出国（境）补助。计划财务处2014年2月24日