高职院校档案管理信息化的提升分析

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1、高职院校档案管理信息化的提升分析【摘要】高职院校档案的含义是在科研、党政管理、教学和其他各项活动中形成的，它的图表、文字、声像等对社会和学校有着保存的价值意义。正常的讲，高职院校档案管理是学校历史的见证，还对学校管理工作起着重要的作用，不仅如此，它还关系到一个学校的人才培养水平和教学质量。将最新的档案管理理论作为档案信息化主要指导，将计算机，网络和信息技术作为媒介，作为对档案管理的主要支持对象。根据档案管理部门和信息社会的要求，开展档案的收集、开发、保存和利用现代管理。【关键词】高职院校；档案管理；信息化建设前言由于社会的不

2、断发展以及互联网越来越普遍，信息化建设也是越来越成熟，这也就成了高职院校运用信息化建设管理档案坚实的后盾。高职院校档案管理信息化建设受信息化高速发展所影响，同时也带动了档案管理的发展。档案管理工作的重点就是将高职院校档案管理信息化建设做好。一、高职院校人事档案信息化管理的重要性现代社会，把计算机作为基础的信息技术在社会各个领域快速发展，给社会带来一次空前绝后的变革。信息技术和相关设施随着电脑网络深入到社会的各个角落也便大量普及，并且使得信息化?M程逐渐成为各个领域的主流。信息化的基础是档案原牛，时代发展需要人事档案实现信息化

3、。人事档案信息化的含义是人事档案被科技手段和信息技术实施基于现代电了信息环境下的管理以及利用。人事档案管理信息化是改造优化现代现有的档案系统、资料转化和整理的细致而复杂的工程。2002年国家档案局中央档案管印发《全国档案信息化建设实施纲要》，这是一项重要的信息化建设管理工作任务。所以说，当下高职院校管理工作的重要任务就是人事档案管理信息化，已是现代社会信息化发展潮流的必然趋势。二、高职院校档案管理现状1.高职院校档案的管理认知较少。当前，致使教职员工对档案的信息化管理认知较少是因为高职院校档案管理制度仍不健全，有关的技术设备

4、跟不上院校发展的需求。处理过程屮会有新问题出现而不能及时的解决，信息处理慢，无论是什么样的档案都是硬套的档案管理制度，这也就成为出现了千奇百怪的漏洞的原因。举个例子，如果教职员工对于电子文档接受后没有及时的存档观念，或者会有人认为还会下发纸制文档，然而就会删掉，以后需要时再去学院行政部要，徒增烦恼。2•档案管理人员的缺乏。首先，当下的高职院校档案管理信息化建设中，技术专业人才的匮乏成为非常严重的问题，导致非常多的技术性强的难题无法解决。目前的社会，对于计算机信息化建设和档案管理都精通的人可谓是屈指可数。院校档案处理中存在着几

5、乎所有的工作人员没有接受过这方面的专业训练的问题，而且还缺乏专业理论知识以及信息化建设为基础的课程。这些不足之处大大的阻碍了档案信息化建设成长的脚步。更有过分的，大量的高职院校只是象征性的安排一些连计算机基本操作都不懂的闲职人员。这些情况更是数不胜数。对院校档案管理工作的不重视，信息化建设在这样的学校岂不是空谈。其次，也就是学校的设备落后，档案也是不足，技术就更不要提了。更有的学校连文件检索和管理档案信息与一体的计算机管理软件系统也没有。3.网络技术维护不足。高职院校档案管理的信息化建设为档案信息共享的实现带来了方便，与此同

6、时也就存在了安全性的问题。高职院校的档案木来就有一定的机密性，所以就要防止黑客入侵。有的院校并不重视，只要机密性的文件被有目的的侵害，也只能去找开发商帮忙來解决问题，带来的不仅是工作上的麻烦，更重耍的是给院校埋下了颗不定时的炸弹，随时，学生的人身财产安全都可能受到侵害。4.数据质量。高职院校档案管理的信息化建设刚刚形成不久。管理人员需要整理学生原来录入的资料，比对分析后，管理人员不难会发现学生的资料有模糊不清或者是丢失的情况。这种情况对院校档案管理和信息筛选等情况增加了困难。这也就是在录入学牛资料前期管理人员的马虎和工作不认

7、真导致的结果。这就可以一定程度上反映了院校档案管理信息采集的不足，所以,高职院校档案管理的信息化建设过程中，管理人员一定要对资料的录入足够的重视。三、高职院校档案管理信息化建设的举措1.重视教学档案信息资源的价值。院校档案作为院校的成长足迹和未来发展的指路灯。开始建设高职院校档案信息化建设，一定要重视对高职院校信息资源合理开发利用，深化高职院校教学质量的改革，强化院校教学水平的管理，提高教育教学水平。比如，把有价值、质量高的实验报告、课件等刻录成光盘存放起来，为以后年轻老师的学习提供条件，更好地发挥教学档案的现实价值和历史价

8、值，也可以为学校自主编发精品课程软件奠定基础。高职院校信息化建设中，利用好互联网也是必要的，让资源的最大运用、档案公开，这样可以让高职院校教职员工跟上创新脚步成为可能。除此外，也要利用好远程协助服务。2.更新观念。高职院校档案管理的信息化建设是以现代先进的技术设备为基础，如若不让高职院校建