纸质与电子工程档案共存期管理问题浅析

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1、纸质与电子工程档案共存期管理问题浅析纸质与电子，是工程档案存储的两种介质形式。传统的工程档案，由于历史问题，纸质的居多；现代的工程档案，则是电子的居多。像很多外来的工程设计依据文件，如委托函、规划文件、批复文件等，都是只有纸质版的，接收单位即使对这些文件做了数字化扫描，转换成了电子图片或其他格式的电子文件，但纸质的原版作为法律依据，还是必须同步保存的。而项目设计过程记录，由于主要是在设计企业内部走流程形成的，因此采取电子表单的方式生成和存档最为合适，且由于在设计过程中的变更和资料互提情况很多，电子表单执行效率更高、交互更好。在设计成果交付方面，行业协会正在推进数字化

2、审图和数字化交付的工作，通过数字化审图倒逼设计企业改造升级自身的档案管理流程，相信不久的将来，我们交付给甲方的成果将直接是电子版的。但美好的未来都会存在一个灰色的过去，目前我们很多设计企业都会遇到纸质与电子工程档案共存期管理问题，下面我就这一问题进行分析并提出自己的想法，欢迎大家指正。一、要弄明白是先有“鸡”，还是先有“蛋”科技是在不断创新的，给我们的工作和生活带来了越来越多的惊喜。纸质与电子工程档案，是档案发展的历史长河中，不同时期存储档案信息的两种方式，随着档案技术的不断发展和完善，电子工程档案必然会成为今后的主要存储方式。对于存量档案，纸质工程档案是“鸡”，通

3、过数字化扫描生成的电子工程档案是“蛋”，让“鸡”变成“蛋”的目的，是让其“缩小”并电子化（查阅时无需调用原本，避免损坏或遗失），更便于通过网络传输（跨地域）和查阅（无需翻阅索引卡片）。对于增量档案，由于启用了工程项目管理系统、协同系统，电子工程档案可以通过系统流程、电子表单、口动提交等自动归集到档案系统，此时它是“鸡”，纸质工程档案是“蛋”。有了“鸡”，通过新型带印章打印功能的设备，可以按需生产出“蛋”。对于外来文件，由于外单位不一定启动了全电子化的业务流程，因此主要还是采取对纸质文件进行扫描、生成电子文件的采集方式。此时，又回到了与存量档案同样的情形。此类信息被采

4、集的实时性是关键，因此必须要有严格的、能长期正常实施的操作流程。例如，将企业印务部门设置到企业办公楼的一楼，当设计人员、项目负责人等拿到外来文件的时候，就直接将纸质文件提交过去，印务部门设置专人对外来纸质文件进行扫描，并按系统提供的序号给纸质文件做标记（实现纸质与电子文件的对应），再提交给档案部门。设计人员、项冃负责人则直接登陆系统调用电子版的外来文件来查阅（更方便，也不易遗失）。二、“鸡”和“蛋”必须完全一致么大家都明白一个道理：鸡可以生蛋，蛋也可以孵出鸡。既然“鸡”或“蛋”都是作为档案信息的一种载体、一种介质，那么我们无论是养好“鸡”，或者是保管好“蛋”，或者两

5、者兼而有Z,其效果都应是相同的。因此，对于存量档案、大多数的外来文件，由于纸质文件是“鸡”，电子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同时，还必须养好“鸡”，管理好两者的对应关系；对于增量档案，电子文件是“鸡”，纸质文件是“蛋”,我们只需要养好“鸡”即可。三、如何保证“鸡”能正常地生岀“蛋”纸质档案通过鉴定，可以判断其真伪，通过这只“鸡”生出的“蛋”是可以放心使用的；而电子档案，由于其可复制、易修改的特性，用它来牛“蛋”，往往会让人觉得不放心。因此，当电子文件是“鸡”的时候，我们需要引进数字签名、数字印章、数字水印和加密等技术手段，在每只“鸡”的身体上打上一个无法被轻易

6、修改、抹除的标记，如此才能让大家安心地使用其生下的“蛋”。加密技术，这里我们不做详谈，但需耍注意一点，就是加密本身就是一个双刃剑。数据进行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必须让加解密功能保证能24X7的运作，一旦出现问题，可能就会导致整个企业的“宕机”。数字水印，属于一种被动的安全技术，主要是在页面的某处加上文件归属企业的身份信息（一般不可见），且此信息无法被篡改、抹除，在需要的时候，可作为鉴定依据。数字签名、数字印章，这个目前大体有2种解决方案。一种是通过第三方CA认证机构，为企业所有参与项目的员工，制作个人专属的签名、企业专属的印章，当项目完成时加上去；一种

7、是企业自己内部制定一套数字签名使用机制，记录授权过程，然后企业口己仅需为口己制作一套专属的数字印章即可。以上几种技术，大家可根据实际情况按需选用。四、“鸡”和“蛋”的安全性考虑通过前面的分析，我们可以了解到，要做好纸质与电子工程档案共存期的管理，就需要养好“鸡”、保管好“蛋”。那么如何来做呢？?T谥街实蛋福?如果未同步做数字化扫描，那么在收集后，建议采取“无损式”装订，使用定制的文件盒和文件夹来实现。虽然档案管理中耍求档案的装订应该使用“三孔一线”的方式，但这种带孔装订的方式，会对纸质文件的边缘造成破坏。后期，如果再对这些纸质文件做数字化扫描的时候，可能就会造成