从经济学的角度试析归档的重要性

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1、从经济学的角度试析归档的重要性【摘要】从经济学的角度看，档案具有准公共物品性质，有稀缺性和使用价值，存在供给与需求的关系。本文从经济学的角度分析归档的重耍性以及档案归档到档案馆保存的原因，并从经济学的角度提出了优化归档的对策。【关键词】经济学；档案工作；归档办理完毕具有保存价值的文件，经系统整理后须交档案室或档案馆保存。凡是反映本机关工作活动、具有査考利用价值的文件材料均应归档保存。办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案馆（室）移交。归档是档案工作的重要环节,与档案资源建设和向社会提供利用密切相关。从经济学的角度来分析归档的原因以及优化归档的对策，对档案工作具冇重要意义

2、。一、从经济学角度分析归档的原因（一）档案具有准公共物品的性质。公共物品的两个基本特征是消费的非竞争性和受益的非排他性。非竞争性是指消费者对公共物品的任何消费均不会影响其他消费者的消费。非排他性指在某一物品的消费过程中，物品的提供者无法有意将某些消费者排除在外，例如不支付费用不予消费。甲到档案馆査档案，不会因为甲来査阅了档案乙便不能来杳。但是纸质档案一次只能供一个用户使用，这便会影响下一个用户同时来使用这份档案。数字化或电子化的档案可以同时供多名用户同时使用，但是受地域限制，便不能在空间上提供给所有需要查档的人员。只要符合查阅档案的资格，档案工作者便不能有意地将这些消费者排除在外。所以，档案

3、具有准公共物品的性质。正因档案具有准公共物品的性质，不能将档案交由私人市场进行配置，市场无法将丰富的档案资源给予有效配置。因此需要档案部门裾此制定公共政策来规定各机构的归档事宜。（二）档案资源具有稀缺性。经济学研宄社会如何管理自己的稀缺资源。稀缺性是指社会拥有的资源是有限的，因此不能生产人们希望拥有的所有物品和劳务。不是所有文件处理完毕都归档保存，处理完毕且具有保存价值的文件才能归档。在归档前，需对处理完毕的文件进行鉴定，一是鉴定是否有保存价值，二是划分保管期限。档案价值鉴定，本身是一种极具主观性的工作，诸多原因使得保存的档案资源有限，而用户利用档案的需求却在不断增长。所以，档案是一种稀缺资

4、源，档案部门不能生产出用户所希望拥有的所有档案资源。正是因为档案资源具有稀缺性，不能保证人人都能利用到所需的档案，为了丰富档案资源，需要进行归档保存。（三）档案具有使用价值。使用价值是指能够满足人们某种需耍的属性。档案能够满足人们的某种需要，如参考凭证、修史编志、学术研宄。但档案不是为了交换的劳动产品，因此没有价值，但有使用价值。马克思主义政治经济学认为，使用价值是由具体劳动创造的。每一份档案的形成,凝聚了体力劳动与脑力劳动。在文件时期，需要草拟、审阅、签发、处理，处理完毕后，需要鉴定是否需要保存并划分保管期限，需耍归档再按规定定期归档。每一环节都凝聚了无差别的人类劳动，档案具有使用价值。档

5、案具有使用价值，因此需要归档保存，以便将来提供方便、优质的利用服务。（四）档案归档存在供给与需求的关系。需求是指消费者在一定价格条件下对商品的需要量。它包括两个条件，即消费者愿意购买和有支付能力。如果消费者没有支付能力，即使有获得某种使用价值的愿望，也不能形成有效需求。归档部门每年耍形成许多需归档的档案，这表明有“支付能力”。供给是指在某一特定时期内，经营者在一定价格条件下愿意并可能出售的产品量。符合查档条件的都可来档案馆查阅档案，符合查档条件即“在一定价格条件下”，保存有归档过来的档案材料即“愿意并可能出佳”。归档部门每年要形成许多有保存价值的、需要归档的档案，以防将来杳考备用。保存在档案

6、馆，可以有效实现方便、快捷杳找档案。社会其它公众因编史修志、学术研宄、查考佐证也有到档案馆查找档案的需求。档案馆作为公共部门，以向社会有效提供和利用档案为最终目的，有收集档案有效保管的需求。二、归档到档案馆保存的原因分析（一）档案归档到档案馆没有竞争者。排他性是指一种物品具有的可以阻止一个人使用该物品的特性。所谓竞争性是指一个人使用一种物品将减少其他人对该物品的使用的特性。于档案而言，档案工作部门主动提供档案供使用，用户使用该档案并不会妨碍他人再使用该档案，随着数字化档案馆的建设，档案资源可以实现共享，即多人可同时利用同一份档案。当一种物品在消费屮有排他性但没有竞争性时，这就是“自然垄断”。

7、每一档案馆保存的档案都不可能和其他档案馆的一样，所以档案馆在保存档案时具有非竞争性，属于“自然垄断”。根据《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向木单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”第十一条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”应该归档的档案都应归档到档案馆，在归档上，档案馆没有竞争者