关于企业档案工作科学管理法的研究与思考

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1、关于企业档案工作科学管理法的研究与思考刘丽（白山市八道公路管理段吉林白山134300）中图分类号：G271文献标识码：A摘要：企业档案纵连企业诸多历史阶段，横贯企业各个领域，记述了企业各类活动的全过程，具有不可替代的凭证和史料参考作用，她是企业重要的无形资产,是企业生产、经营和管理活动的基础，是企业各项活动得以承前启后的保障，在企业做强做大的不断发展过程中，尤其需要不断强化档案管理。如何对企业档案工作进行科学管理，使档案管理水平再上一个新台阶，笔者认为应当做好如下几点：关键词：企业档案科学管理企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是企业从事生产、经营、科研等活动的基础，是

2、企业信息资源宝库。木文就如何科学地对企业档案工作进行管理，最大限度地发挥档案的价值，为企业经济建设和各项工作服务，提出了自己的看法。第一，归档文件材料要收集齐全，并实行统一管理。“巧妇难为无米之炊”，只有收集到齐全的档案材料，档案部门才能更好地提供档案信息的开发利用，档案部门的地位才能得到有效提升，做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施

3、，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。集中统一管理木单位形成的全部档案，是企业档案工作的基木原则，是档案法律法规对企业档案管理的基木要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义：一是档案实体集中，企业各部门形成的各种门类、各种载体昀档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。如果不实行“三集中”，档案分散处置，管理各自为政，就会严重危及档案的安全和有效利用

4、。第二，建立健全企业档案工作管理体制，并搞好标准化、信息化建设。建立健全企业档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人,建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，“三纳入四参加四同步”是《企业档案工作规范》中明文规定企业必顺建立的制度。如果一个单位没冇落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与企业的改革和发展同步；如果不落实“四参加”、“四同步”制度，就无法把企业生产经营管理活动所形成的重要档案

5、全部保存下来，无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。在当今信息吋代，信息的占有率、信息的开发利用率，己经愈来愈成为企业占领经济领域制高患的重要标志，档案工作的最终0标是实现档案的信息化、自动化，档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、幵发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没奋经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，企业档案部门要认真学习奋关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化

6、水平，为档案工作信息化创造条件。第三，强化档案保管条件及措施，深化相关信息的开发和利用。加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生;二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。档案工作的根本0的在于利用，为此可以采取如下3项措施，以档案利用来带动和推进档案业务建没：一是对历年来档案利用数据分析，着力了解档案利用所产生的社会效益和经济

7、效益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用；二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而地位的取得有赖于档案人员的自身努力，积极开展送档上门，及吋掌握档案利用的新动态、新动向，及吋做好跟踪服务。三是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作，并根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门更好地利用档案服好务。第四，提高档案人