城建档案数字化管理思路与方法

《城建档案数字化管理思路与方法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、城建档案数字化管理思路与方法广州市从化IX国土资源和规划局510900摘要：城建档案承担着为城市建设服务的重任，随着信息化时代的来临，数字化已然成为城建档案管理工作的重心。木文阐述了城建档案数字化的工作内容与方法，探讨并提出了做好城建档案数字化管理的思路与建议。关键词：城建档案数字化；档案管理；思路；方法城建档案是城市规划、建设和管理过程中形成的反映城市建设活动的真实记录。随着城市建设活动不断增多，城建档案数量也与日俱增，如何有效管理它们就成为一个现实问题。档案数字化是解决问题的重要途径。数字化通常是指利用计算机技术将模拟信号转化

2、为数字信号的过程。与模拟信号相比，数字信号抗干扰性、保密性都具明显优势。当采用数据库技术、数据压缩技术、电子扫描技术等手段，将纸质档案、感光照片档案、模拟记录资料档案（如录音带、录像带）等通过数字化加工，转化为可储存于硬盘、光盘、磁带等载体上，能够为计算机识别的数字文件（数字化文木或图像）的过程，就称为档案数字化。城建档案数字化具有记录方法灵活、增加补充快捷、档案保密性强、档案管理方便、缓解存储压力、适应信息化发展等优点[1],因而成为城建档案发展的必然趋势。但城建档案数字化也存在一些问题，尤其对于县市级或IX级城建档案馆来说，资

3、金不充足、标准规范不统一、专业人才缺乏、信息化安全等问题更为突出[2,3],因此木文对城建档案数字化管理思路与方法进行了探讨。一、城建档案数字化的工作内容与方法（一）城建档案数字化的工作内容城建档案数字化的工作内容主要括三部分:（1）档案目录信息数字化,其目的是实现馆藏档案计算机检索，目标是建设和完善城建档案的目录数据库。（2）馆藏资源数字化，实现纸质档案、模拟记录资料档案（馆藏照片、录音、录像等资料）的数字化。由于这部分工作量非常大，应结合实际情况分阶段实施。0标是建设和完善城建档案多媒体数据库。（3）采集城建档案专题信息，建设

4、专题数据库。（二）城建档案数字化的工作方法1.0录数据库的建设与管理目录数据库是专用于存储目录信息的数据集合，又称为机读0录或电子0录。B录数据库一般分为文件级B录、卷宗级0录和专题0录三类。0录数据库的建设通常从安全性、开放性、数据处理能力、操作性、适用性等几个方面来考虑，平台-•般选择SQLServer或Oracle。登录城建档案管理系统，选择系统业务F.下的档案库维护，在档案库列表栏内可以对相应的B录进行修改和删除，也可以选择新建档案库建立新的档案0录。在系统配置栏下可对模板进行维护，选择相应的管理模板目录进行修改。进入档案

5、整理栏可对文件0录进行编辑。档案0录数据录入吋必须符合相应的规范，不宜使用简称，文字规格必须统一，并安排专人录入。为了防止出错，可采用双机录入、第三方校核方式。2.多媒体数据库的建设与管理多媒体数据库的维护与录入方法与0录数据库原理相似，这里重点介绍一下档案资料的数字化。以纸质档案数字化为例，分为以下几个步骤：（1）档案整理，即根据规范要求对档案进行整理，并进行标识。（2）档案扫描，根据文件纸面幅度选用相位规则的扫描仪，例如0#工程图纸就要选择0#图纸扫描仪，当然限于设备情况，没有0#图纸扫描仪的话，只能采用更小规格的扫描仪多次扫

6、描后拼接图像了。（3）图像处理，采用图像处理软件（扫描仪自带或Photoshop软件）对扫描图像进行处理，如纠偏、去污、拼接、裁边等。（4）图像存储，通常存储为pdf格式。（5）数据挂接，即将文件链接到0录数据库中。3.专题数据库的建设与管理专题数据库是指侧重于某一专题的数据库，例如地下管线专题数据库。专题数据库建设的关键是确定专题，然后组织实施。专题应具奋针对性和实用性，先初选若干主题，然后通过遴选确定适宜的主题。实施步骤包括数据采集、加工整合、编排整理等环节。数据采集应在现冇馆藏资源的基础上进行充实和完善。加工整合是为了统一格

7、式，编排整理包括归类排序、编写内容提要等。其他操作方法与前述内容相似，不再赘述。二、做好城建档案数字化管理的思路与建议（一）保障资金投入，改善基础条件城建档案管理属于公益事业，发展资金主要靠政府财政拨款，而档案数字化需要具备一定的软硬件条件，资金不充足很难长期坚持下去，因此政府和相关部门的支持十分关键。为了保证城建档案数字化可以长期坚持下去，一方面要加大宣传力度，将城建档案数字化意义和重要性讲清楚、讲明白；另一方面将城建档案数字化与城市信息化建设、城建档案法规建设、城市规划等渠道结合起来，通过将城建档案数字化经费纳入地方财政统筹范

8、围以改善基础设施条件。（二）注重人员培训，加强队伍建设城建档案数字化人员素质直接影响数字化成果质量，因此应对数字化工作人员进行培训。参与数字化工作的人员包括档案管理人员和档案加工人员两类，应对他们采取针对性的培训。对前者主要是档案管理软件和新设备应