浅谈医药卫生单位档案管理现状与对策

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1、浅谈医药卫生单位档案管理现状与对策王林闫春梅陶鹏李凤鸣（包头市健康教育所014010）【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号］1672-5085（2012）6-0099-02【摘要】随着档案管理制度的不断改革与发展，和我国卫生事业的快速发展，医药卫牛单位的档案管理也面临着复杂的形势和更大的挑战，出现了一些值得关注的问题和困难。那么，我们应当如何更好地发挥档案在卫牛事业发展中的作用，对医药卫牛单位的档案进行高效地管理？木文介绍了档案管理现状存在的问题，提出了相关的对策。【关键词】卫牛单位档案管理现状

2、对策近年来，我们卫牛事业单位不断改革，作为国家档案重要组成部分的医药卫牛档案，也迎来了新的管理理念和管理方法。一、医药卫牛单位档案管理现状据不完全的统计与调查，医药卫牛单位档案管理主要存在的问题有以下几个方面：一是档案工作人员（包括以档案工作为主的兼职人员），素质参差不齐。档案管理实际上是一项政策性、专业性和技术性都较强的工作，这就要求档案管理人员要有较高的专业素质。然而事实上，很多单位的档案管理人员素质不高，有的是一岗多职，有的疲于应付日常事务，有的满足于旧的管理方法，如此种种都导致了档案管理低效、人员不稳定。

3、二是单位领导对档案工作不够重视。一些单位对档案管理工作重视不足,在政策、资金、人力、技术、设备等方面投入不足，档案管理的意识薄弱。认为档案管理就是把资料存起来，抄抄写写，整理整理，只要把资料管好，不丢失、不泄密、不失密，能应付信息外调、内部查档就可以了。因此，很多单位的领导和人员，对于档案管理工作，都是满足于嘴上说说、手上写写，真正的精力没有放在这上面，导致被动应付，没有实质性成果，难以真正为木单位事业发展做出什么贡献。三是档案管理不规范，没有实现统一领导、分级管理的原则。在很多单位，档案管理所需要的便件根本达不

4、到要求，没有做到规范化、制度化、科学化。一些医药卫生单位不能完整、准确、系统的把医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等每项重要工作文件材料按期归档。此外，一些单位收集归档工作制度不健全不完善，执行力也不够，收集归档工作被动、不及吋、不全面、不彻底、不完整，一些归档材料甚至不够真实准确，这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率。四是档案利用与开放效率不高。目前，档案的检索方式--般有手工检索和计算机检索，但实际上各医药卫生单位的手工检索占据很大比例，导致速度缓慢、准确率低。很多档案只记载盒编目录，查阅档

5、案费时费力，大大增加了工作人员的工作量。口未运用计算机管理的档案，手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、统一、利用和开发。二、提高档案管理的对策一是真正提高思想认识，切实加强组织领导。各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆

6、或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室；规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行“四同步”管理，即档案与业务工作同时布置、检查、总结、验收。二是通过加强培训教育等手段，不断提高档案管理人员的综合素质，强化档案管理工作水平。各医药卫生单位选择专业素质和技术水平都比较高的人员从事档案管理，同吋，也要加强对专兼职档案员的培训和指导，尤其是兼职档案员大多熟悉本单位的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案

7、的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入专兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。只有档案管理人员的素质提高了，才有可能把档案工作真正推向前进。三是加强档案工作的基础建设和硬件建设。档案管理部门要积极争取本单位主要领导的支持与帮助，做好档案管理设施特别是关键设备的更新与维护,特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、0A办公软件等。要建立坚固的防火、防潮、防盗等专用档案库房，要配置铁质档案柜，同时抓好密码使用和管理；档案

8、库房内应设置相应的配套设备，如空调、去湿、灭火、杀虫等设备;库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查、定期维护；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开，不要混杂一起，以便提高管理的科学性和高效率。四是不断建立、健全档案管理规章制度，以求长效管理机制。各个医药卫生单位，要坚持规章制度的合理性、科学性和规范性，从本单位档案管理工作的实际需求出发