关于档案信息自动化系统管理若干问题的思考

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1、为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。关于档案信息自动化系统管理若干问题的思考　　摘要：实现档案信息自动化系统，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。我国档案部门真正有计划地建立自己的系统是在1985年。经过档案工作人员的艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平开始逐步提高。加强

2、对档案信息自动化系统的管理，通过推进档案信息自动化系统应用水平的提高，深入考察与自动化系统相关诸多方面的情况及变化趋势，从中寻求解决的途径，解决档案信息自动化系统管理中存在的问题。笔者通过在档案信息自动化系统管理中经常遇到的几个问题，谈些粗浅的看法。　　关键词：档案信息；自动化；系统管理　　一、存在的问题　　档案信息自动化系统的标准化、规范化滞后为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设

3、备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　目前档案信息自动化系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是档案信息应用软件太多，让人眼花缭乱，很难分辨使用哪种软件。自动化软件选择不好，将会阻碍硬件功能的发挥，导致自动化系统的标准化、规范化滞后。档案信息自动化系统的标准化、规范化滞后不仅影响了档案信息自动化系统整体优势的发挥和整体水平的提高，还严重影响了档案信息自动化系统的发展和完善。解决自动化系统标准化、规范化滞后的问题是实现档案信息自动化系统的首要问题。　　系统文件处理向信息管理

4、系统的过渡尚未完成　　目前档案信息自动化系统，从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，没有实现真正意义上的自动化。完成这一步的关键在于数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础。数据库是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用，减少了系统文件靠手制档案查阅带来的麻烦。但是目前已经建立档案信息管理系统数据库的单位并不多，而且即使是建立数据库的单位，能真正把数据库系统运用到档案信息管理工作上的也不是很多，还处于学习和探索阶段。一方面是在认识上不到位，另一方面是受老观念的影响，仍然适应手动完成文件处理。　　管理体制不力和使用不方便的问

5、题为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　目前我国档案信息自动化系统的管理体制，存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力。集中统一管理是任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。集中统一管理要求档案

6、信息要有统一的规定和模式，而且要人机结合，即档案业务人员直接使用计算机进行工作，这样既方便管理，又方便操作，但是能做到人机结合的并不多，要么是统一管理，导致了人机分离，要么就是使用不方便。　　忽视人才管理和科学民主决策　　推进档案信息自动化的关键在于档案信息自动化系统技术人员的整体水平，档案信息自动化技术人员的素质水平直接影响到自动化水平的提高。由于种种原因，目前很多单位存在技术人才队伍不稳定，忽视对技术人才的管理培训和教育，领导缺乏科学民主决策能力，造成技术人才流失和管理的不协调等现象，使档案信息自动化系统发展缓慢。　　自动化系统建设资金的使用效益发挥不出来　　目前自

7、动化系统建设资金方面存在的主要问题是：没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。另外在资金管理上也不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，使自动化系统资金的使用效益发挥不出来，不仅是一种财产的浪费，更是资源的极大浪费。　　二、解决的办法　　提高档案信息自动化系统标准化、规范化水平为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育