企业档案信息化系统建设研究

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1、为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。企业档案信息化系统建设研究　　摘要：档案是企业发展的历史见证，是企业的重要资产，它真实地展现企业的发展轨迹。在信息化迅猛发展的时代，档案管理工作也早已不只是简单的纸质文件保管，企业要想适应当下的新形式并寻求可持续发展，必须足够重视企业档案信息化管理工作，从而更好地为企业生产经营管理服务。本文主要是从档案管理角度介绍企业档案信息化系统建设

2、的方式及一般流程旨为企业档案信息化系统建设提供参考。　　关键词：企业档案；信息化系统建设；方式；流程　　企业档案信息化系统建设工作应根据企业的大小及业务范畴等因素选择适合自身发展的信息化系统。企业档案信息化系统建设实施工作主要包括系统需求确定、市场调研、系统选型、组建项目小组、项目推进、系统特色建设等一系列具体内容。　　1.企业档案信息化系统建设的必要性　　企业档案真实地记录了企业的形成、发展、变更、壮大等各阶段，产生的文件内容多、范围广，档案信息化的发展可以避免大量文件管理所出现的杂乱无章、内容丢失等问题。另

3、外，档案信息化发展是社会发展的必然产物，档案的保管也势必会由纸质向纸质+电子及注重电子化的方向发展，企业档案信息化建设是企业顺应社会发展的必然要求，也是每个企业都将面临的必然课题。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行

4、培训，熟悉系统的使用和维护。　　2.企业档案信息化系统建设需求分析　　企业档案信息化系统建设的初衷是科学、规范化企业档案的管理，从而发挥企业档案的最大价值。在信息化系统建设工作的前期准备及需求分析上，应满足企业当下发展的实际情况及主要需求内容，比如：电子文件管理需求、电子文件长期管理需求、特殊介质文件管理需求、电子文件流程监控需求、企业电子文件全生命周期管理等等。根据需求内容，企业可选择建设：电子文件业务管理、电子文件管理、电子文件长期管理系统，满足对文件形成、现行/半现行文件利用、文件永久保存/销毁等的需求。

5、根据企业需求，对当下市场信息化系统供应商及相关功能进行调研，掌握系统操作方法及定价，最终确定适合本企业发展的信息化系统。　　3.企业档案信息化系统建设的资源及设备准备为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统

6、的使用和维护。　　企业档案信息化系统建设工作开始前，应做好资源、设备的准备工作。在资源准备上，首先，项目实施前应确定项目组成员，组建项目实施小组，人员主要包括：项目总协调人、各部门项目负责人、IT人员、档案人员、文件整理/归档人员、信息化系统公司人员等。其次，确定项目实施场所，便于文件整理、扫描、项目会议等具体工作的开展。最后，准备档案盒、档案袋、档号章、纸、笔等档案装具及其他用品等资源准备工作。在设备准备工作上，应准备打印/扫描设备，装订机、订书器、无锈钢钉、铆管/装订线等装订设备，电脑、相应软件等读取/编辑

7、/上传设备等工作。　　4.企业档案信息化系统建设项目启动　　项目启动前应开展项目启动会议，项目组全体成员参与，明确各方相关人员项目职责，确定项目开展计划及实施方案等工作。项目启动后，按部门/单位清理待归档文件，各部门/单位依次将文件移至统一场所分区保管，便于文件范围确定及文件整理等工作的开展。根据文件内容，确定企业文件归档范围、分类方案及保管期限，如财务部门产生：财务报告、财务申报、税务管理、会计凭证等，初步确定归档范围后，根据文件密级、重要程度等因素确定相关文件保管期限。　　5.文件整理　　文件整理工作包括历

8、史文件清理、现行文件收集/整理、文件数字化及元数据提取等。信息化系统建设工作开展的同时，企业应清理已形成文件，对需要归档的文件进行规范化整理。　　历史文件清理工作主要是将历年归档材料进行清理，确定数字化范围，按确定的规则进行纸质文件规范化整理。　　现行文件收集/整理是对日常工作过程中产生的办毕文件进行收集、整理，确保信息化系统上线后各项工作正常开展。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆