浅淡影响疾病预防控制档案利用效率的因素与对策

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1、浅淡影响疾病预防控制档案利用效率的因素与对策田勇张红胡滨（山东省疾病预防控制中心250014）【摘要】随着疾病预防控制事业的发展，对疾病预防控制档案的利用需求日益增强。分析影响疾病预防控制档案利用率的因素并提击解决对策，大力开发利用潜能,提供多样化的服务，具有十分重要的意义。【关键词】疾病预防控制档案利用因素对策疾病预防控制（下称疾控）档案随着预防医学卫牛防疫工作范围的拓宽,无论是在数量上还是在质量上都在不断提升。尤其是近几年来依法治档、完善与《档案法》、《档案法实施办法》相配套的法规制度等工作的推进，促使人们依法利用档案的意识逐步增强，档案信息资源的开发、利用也进一

2、步得到发展。特別是近几年疾控档案在开展计量认证、编写史志、迎接上级部门检查考核等工作中,疾控档案得到有效利用。根据木单位疾控档案利用情况统计，2003〜2005年利用档案资料929人次、2150卷件，2006〜2008年利用档案资料1538人次、3486件，2009〜2011年利用档案资料1873人次、3939件，从上述数据可以看出，档案利用率逐年提高；但相应的平均年档案利用率仅为2.8%、4%、3.6%,档案的利用率非常低。笔者对此进行了深入调查和分析，现就影响档案利用的因素和如何提高档案的利用率，更好地发挥疾控档案的作用提出几点看法。1影响疾控档案利用的因素1.1

3、外部因素随着计算机应用和互联网技术的不断拓展，数字化信息记录技术快速成熟起来，电子文件和档案数字化己占据主导地位。电子档案的利用方式和方法与传统纸质档案有着明显不同，档案管理人员无需到档案库房内调卷，而是通过调取服务器里的档案数据为公众提供服务，更进一步的是将数字化档案通过网络上传服务器后，档案查阅者通过网络借助档案管理软件查询调用档案资料，达到服务快捷、信息共享的目的。但同时档案服务和利用方面也面临着新的问题，因为基于当今先进的网络信息技术，人们对档案信息的利用需求不断增强，人们希望能够快速准确地获得档案资源的要求与传统的档案服务流程在时间、地区、服务方式等方面的矛

4、盾显现岀现。疾控档案管理部门要利用网络和计算机网络资源共享来实现疾控档案的收集、整理、编目、编研，为档案信息的开发利用做好准备。同时对档案信息在数量、质量等方面提出了更高的要求。在办公自动化系统中，档案信息化系统涉及到人量机密文件，就要求涉密档案信息在整理、利用吋要采取彻底的防范措施，在确保档案信息的安全前提下，不断提高疾控档案管理的现代化水平，在加快机关档案信息化建设的同吋,既要保证档案信息的安全又要为需求部门提供快捷、便利、系统的档案信息。1.2内部因素在市场经济的大环境下，人们往往会关注经济效益高的工作内容，对疾控档案工作的实际作用、潜在意义往往不够垂视，严重影

5、响了疾控档案工作的发展。单位虽然制定有相关的档案管理规章制度,达到统一领导，分级管理的要求，确保档案收集的完整、规范、准确，档案工作纳入本单位发展的规划中，建立相应的档案管理机构，配备专（兼）职档案管理人员，建立档案管理网络体系等等，但在制度执行的过程中还存在着不完善的地方。例如，疾控科研档案因项目完成跨越时间较长，档案管理人员缺乏与科研课题负责人、科研相关部门经常性的沟通,而易造成科研档案收集不全，资料散落在部门内或个人手中的情况时有发生;科研人员缺乏与档案管理部门经常性的沟通，有利用档案的需求却得不到及吋、有效的服务，疾控档案拥有部门、疾控档案管理部门、疾控档案利

6、用部门之间无法形成有效的服务渠道，使疾控档案无法发挥其最大作用［1］。2提高疾控档案利用的对策2.1树立有利于疾病预防事业发展为目的的服务理念疾控档案工作是一项服务性很强的工作。随着国家对疾控事业的重视,疾控事业得到长足发展。疾控工作对疾控档案的利用需求越来越高，侧重点从传统急性传染病防治、五人卫生监督监测拓展到慢性非传染性疾病和新发传染病防治、突发公共卫生事件处置等方面。档案管理人员要有良好的敬业精神、高度的责任感、热情周到的服务态度，具有较高的外语和计算机知识水平。要解放思想，抛掉“重藏轻用”、“坐等上门”的I口观念，能够与单位业务人员广泛交流，了解各部门工作职责

7、和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求[2],根据不同的利用需求有针对性地提供档案，开展定题服务、科研科题跟踪服务。要明确档案工作的根本目的是为了提供利用档案以满足各项工作的需要，疾控档案的价值才能得以体现。公众也只有在亲身感受到疾控档案对实际工作的作用时，疾控档案工作的社会地位才能得到提高。2.2充分研究和了解疾病预防事业的发展需要，熟悉馆藏档案档案利用工作的服务对象很广泛，利用者的情况千差万别，利用需求各有特点，且随着吋间的推移利用需求也在发生变化。研究档案利用需求在很大程度上是了解档案利用发展变化的规律，能够作出科学