档案的整理方法和规范化管理探析

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1、档案的整理方法和规范化管理探析大庆市让胡路IX:人力资源和社会保障局摘要：随着信息时代的到来，档案信息资源数量越来越多，来源越来越广，在为我国发展建设提供更多经验借鉴的同时也该档案管理工作增加了一定的难度。若想实现对档案的高质量管理首先需要对其进行整体，通过严格整理分类能够在一定程度上降低档案管理的难度，其次档案管理的规范性也是提高档案管理质量的重要要求。在我国目前的档案整理及管理工作中还存在一定的问题，阻碍了我国档案管理事业的进一步发展。木文将对档案整理的方法以及管理过程中的规范化要求进行分析，以为我国档案管理事业的发展奠定基础。关

2、键词：档案；整理方法；规范化管理档案管理工作是保证国家发展的重要资源，能够为国家发展建设提供有效的资料借鉴和经验警示，不仅可以为国家发展建设供应有效的方法，提高国家建设效率，还能有效避免国家建设发展过程中不必要的挫折，因此，档案的管理及保存工作非常重要。为了给档案管理好保存工作提供便利，首先就要求相关工作人员提高档案的整理质量，高质量的档案整理效果及分类水平能够为档案管理和分类工作制造极大的便利，另外档案管理的规范性也是提高档案管理的重要要求，所以档案管理人员一定要重视档案的整理工作及其规范性管理要求。一、归档文件整理原则所谓原则，就

3、是观察和处理问题的准绳。归档文件整理原则，就是在归档文件整理工作的全过程中需要掌握和必须遵循的准绳。1.归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于有效保管和利用。2.如何掌握和遵循整理原则(1)收集文件。收集文件就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。(1)收集文件的意义。收集文件是归档管理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的

4、前提条件和物质基础。(2)归档文件的分类整理和保管利用。不同保管期限的文件要做到分别整理。为了便于口后档案的鉴定、保管和向国家档案馆移交档案，防止玉石不分、有义必档，在档案文件整理吋，必须正确区分归档文件的保存价值，将保管期限不同的文件分开整理。便于保管和利用文件，这是归档文件整理工作的出发点和最终0的。二、档案整理的方法当前，我国对档案文件进行整理归纳的方法主要奋两种，一种是文件级管理方法，一种是案卷级管理方法，文件级管理方法是0前我国最为常用的一种方法，而案卷级管理方法则是一种比较传统的管理方法，这两种方法在我国现代的档案管理工作

5、中应用十分广泛，下面笔者将主要对文件级管理方法进行分析，对其在档案管理过程中的特点优势进行叙述。1.文件级整理方法概述文件级整理方法是在我国档案整理工作中常用的一种方法，对我国档案管理质量的提高起到积极作用。文件档案是我国各行、Ik单位中常见的文件形式,这类档案材料主要是用于行业生产、运行以及管理工作中产生的各种信息进行记载，而文件则是档案信息的一个载体。文件级档案整理方式就是以文件的形式对档案进行保管和储存，这种档案管理方式因为具有简便、工作压力小、易操作等特点，0前己经成为国家相关管理部门广泛推广的一种形式。2.文件级整理方法的优

6、点(1)文件级整理方法简化了传统文件管理的流程，使得过去繁复庞杂的档案管理工作得到了极大的简化。这种整理方法在整理过程中不需要对文件进行分类分类分组的过程，这样也省去了对文件分卷的拟题的程序，这样大大减少了档案整理人员的工作量，避免了不同工作人员在档案整理工作中的细小差别，大大提升了档案整理的效率。另外，这种档案管理方法操作起来比较简单，相关工作人员学习起来也比较容易，便于相关工作人员更好的掌握操作方法，对档案整理的质量和速度的提高具有非常重要的作用。(1)调整了归档文件整理和档案利用之间的矛盾，理顺了档案工作者的职能，使档案工作人员

7、可以把更多的精力和吋间投入到档案信息资源的开发和利用上，即深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务，以更好地进行档案的管理工作。(2)便于保密。针对性强，避免扩大阅读范围。(3)便于鉴定。以件为单位进行鉴定，可达到去粗取精的S的。(4)便于查卷。在平时归档文件整理结束后，假如遇到以前的漏交文件，可以按照整理的文件，把漏交的零散文件插入相应的位置即可。(5)便于安全保管。单份文件提供利用，减少了线、灰尘等对其他相关文件的损害，有利于档案的安全保管。(6)适应计算机管理需要，减少了著录数据量，提高了检索准确率，简化了档案管理软件的设计难度

8、，利于文档一体化管理，实现档案管理现代化。三、档案工作规范化管理1.领导重视。搞好档案工作的前提要看领导重视的程度。组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都是搞好档案工作管理的关键性因索，领导有远见，认识到位，对工作加